Remboursement du kilométrage des employés

Le remboursement par les employés pour l'utilisation de leur propre voiture varie quelque peu selon l'employeur et le secteur, mais la plupart des organisations rémunèrent les employés à peu près au taux kilométrique standard défini par l'IRS ou au taux de remboursement des véhicules privés. Le tarif est fixé chaque année par la General Services Administration (GSA) sur la base d'une étude réalisée par une société de conseil indépendante sur les coûts actuels de l'utilisation d'un véhicule.

Pour 2019, le tarif kilométrique standard est fixé à 58 cents par kilomètre parcouru, contre 54,5 cents pour 2018. Ce tarif standard fixe comprend le coût de l'assurance, de l'immatriculation, de l'essence, du mazout et de la maintenance. Pour une personne qui conduit beaucoup pour son travail, cela peut entraîner une déduction importante.

Taux de remboursement de kilométrage de l'entreprise

La plupart des employeurs rembourseront au taux de l'IRS ou de la GSA, car ils peuvent déduire ce montant en tant que dépense lorsqu'ils produisent leur déclaration de revenus des sociétés, bien qu'il existe d'autres formules d'imposition complexes que les employeurs peuvent utiliser. Lorsque des travailleurs qualifiés sont difficiles à trouver pendant les périodes d'expansion économique, les employeurs sont plus susceptibles de proposer des taux de remboursement compétitifs.

L'Internal Revenue Service exige que les paiements de remboursement soient effectués séparément du salaire, sans retenue d'impôt. Par conséquent, certains employeurs traiteront les paiements de dépenses via le système de comptes fournisseurs afin de les séparer de la liste de paie et de rester en conformité avec les lois de l'IRS.

Si votre employeur rembourse à ou près du taux GSA ou IRS, vous pouvez être assuré de bénéficier d'un traitement équitable.

Remboursement des employés du gouvernement

Les employés du gouvernement seront toujours remboursés exactement au taux de la GSA si l'utilisation d'un véhicule appartenant à un particulier est autorisée ou si aucun véhicule du gouvernement n'est disponible.

Exigences relatives au remboursement des frais d'automobile

Vous aurez besoin de fournir un journal de kilométrage, des reçus d'essence et la documentation de tout autre reçu de dépense admissible lié à votre voiture. Sans enregistrements détaillés, votre rapport de dépenses pourrait être rejeté. Ou pire, votre employeur pourrait éventuellement prendre des mesures disciplinaires s’il estimait que votre réclamation était frauduleuse. De nombreux employeurs exigent la tenue de dossiers au même moment, tout comme l'IRS. Ne tentez pas d’estimer votre kilométrage car cela pourrait violer les politiques de votre employeur.

Garder un stylo et du papier dans votre voiture est une méthode, certes fastidieuse; Un meilleur choix est une application de suivi de kilométrage qui suit automatiquement vos trajets dans un journal contemporain que vous pouvez imprimer ou télécharger. C'est un moyen efficace de suivre le kilométrage, les points de départ et d'arrivée et l'objectif commercial du lecteur à inclure dans votre rapport de dépenses.

Autres façons pour les employeurs d'indemniser les employés pour leurs dépenses d'automobile

Selon la Society for Human Resource Management, il existe des solutions de rechange courantes au remboursement du kilométrage. Les employeurs peuvent ainsi indemniser leurs employés pour leurs dépenses de conduite professionnelle:

Allocation de wagon plat.Les employeurs accordent aux employés une indemnité de wagon plat, telle que 400 dollars par mois, pour couvrir les frais de carburant, d’usure, de pneus, etc.

Programmes FAVR.Les employeurs remboursent les employés dans le cadre d'un programme de remboursement à taux fixe et variable (FAVR), dans lequel les employés sont remboursés pour leurs coûts fixes (tels que l'assurance, les taxes et les frais d'enregistrement) et leurs dépenses variables relatives au véhicule (telles que le carburant et l'entretien). Les remboursements sont exempts d'impôt pour les employés si certaines exigences en matière de comptabilité des dépenses sont satisfaites.

Conséquences fiscales sur les remboursements de miles

Les remboursements de miles sont considérés comme des décaissements libres d’impôt par les employeurs, dans la mesure où ils sont documentés et ne dépassent pas vos dépenses réelles. Cependant, votre employeur ne peut pas payer directement les coûts d'exploitation tels que les réparations ou l'entretien de votre voiture sans conséquences fiscales. D'autres dépenses, telles que les péages directement liés au transport professionnel, peuvent être remboursées sans impôt à condition que vous ayez des reçus.

Certains employeurs prévoient une allocation mensuelle pour les frais d’automobile. Si les employés sont tenus de fournir des enregistrements de dépenses, ils ne seront imposés que pour les montants reçus en excédent des dépenses enregistrées. Si les employeurs n’ont pas besoin de documents, l’indemnité peut être imposée.

Frais d'automobile non remboursés

À compter de l'année d'imposition 2018, avec la mise en œuvre de la loi sur la réduction de l'impôt sur l'emploi et la création d'emplois, les travailleurs ne pourront plus déduire de frais de voiture non remboursés. En 2017 et les années précédentes, ces dépenses étaient déductibles dans la mesure où elles excédaient 2% du revenu brut ajusté. Ainsi, les travailleurs qui conduiront beaucoup dans l'exercice de leurs responsabilités professionnelles devront soigneusement évaluer les politiques de remboursement de l'entreprise lorsqu'ils examinent les offres d'emploi.

Si un employeur ne rembourse généralement pas les frais de voiture, vous pouvez alors proposer de réduire le salaire en échange d'un remboursement car le remboursement sera à l'abri de tout impôt si les dépenses sont documentées de manière appropriée. Vous pouvez également négocier un salaire plus élevé pour tenir compte du fardeau fiscal supplémentaire imposé par la nouvelle loi fiscale.

Selon l'IRS, malgré la suspension de diverses déductions détaillées, les déductions pour les dépenses déductibles dans le calcul du revenu brut ajusté ne sont pas suspendues. Par exemple, les membres d’une réserve des Forces armées des États-Unis (Forces armées), des représentants de l’État ou des administrations locales rémunérés à titre onéreux, et certains artistes du spectacle ont le droit de déduire les frais de voyage non remboursés des employés en tant qu’ajustement du revenu total sur la ligne 24 de l'annexe 1 du formulaire 1040-3 (2018), non pas comme une déduction détaillée sur l'annexe A du formulaire 1040 (2018), et vous pouvez donc continuer à utiliser le taux de kilométrage standard de l'entreprise.

Les informations contenues ne constituent ni des conseils fiscaux ni des conseils juridiques et ne sauraient se substituer à ces conseils. Les lois des États et les lois fédérales changent fréquemment et les informations peuvent ne pas refléter les lois de votre État ou les modifications les plus récentes.