Le pour et le contre des feuilles de temps en publicité

De nombreux secteurs utilisent des feuilles de temps pour surveiller la productivité des employés et calculer leurs revenus et leurs avantages. Certains utilisent un système de pointage avec des cartes de pointage officielles, tandis que d'autres s'appuient sur un système de gestion du temps qui enregistre des détails complexes sur la façon dont le temps est passé chaque jour. Ce dernier est celui utilisé par les agences de publicité, de marketing et de design du monde entier.

Les données saisies sur ces feuilles de temps, généralement par le personnel du département création, enregistrent les heures consacrées à chaque partie du projet. Cela ne signifie pas seulement la création de la campagne, mais le briefing initial, la présentation du client et même le temps passé dans les studios de tournage et de production. Seule une image claire de la manière dont le temps a été dépensé permet à une agence de gérer efficacement la charge de travail, l’arrangement de facturation du client et la façon dont le temps est réparti entre les équipes.

La feuille de temps en bref

Aux débuts de la publicité, comme beaucoup de tâches de cette époque, le temps était enregistré manuellement sur papier avec des stylos et des crayons (et beaucoup d'effacement). De nos jours, le temps est entré dans l'ordinateur ou une tablette à l'aide d'un logiciel sophistiqué capable de générer des rapports de toutes les variétés. La plupart des magasins ont un modèle très similaire qui comprend:

• Le numéro de job
• Le client
• La tâche à accomplir
• Tout le personnel assigné
• La date et le nombre d'heures travaillées
• Le prix par heure
• Heures supplémentaires

Lors du démarrage d'un projet pour un client, le responsable de compte ou le responsable de la circulation ouvre un numéro de travail et commence à suivre les heures. Celles-ci correspondent généralement à la proposition ou à l'offre présentée au client et sont réparties en heures consacrées principalement à la recherche, à la planification et à la stratégie, au développement créatif, à la production et à l'administration de projet.

Si tout se passe comme prévu, les heures réellement consacrées au projet correspondront bien à l'estimation, mais ce n'est généralement pas le cas. Le développement créatif prend souvent plus de temps que toute autre partie du processus, en raison d'un changement de direction, des commentaires des clients ou de l'impossibilité de déchiffrer le mémoire. Cela peut devenir un point de discorde avec le client, car il ne souhaite pas dépenser beaucoup d’argent supplémentaire en temps de création, car le département de la création a du mal à trouver une solution.

Cependant, la feuille de temps doit être remplie correctement pour suivre ce temps et montrer au client comment l'argent a été dépensé et comment l'agence a fonctionné. C'est un bon moyen de voir si certains projets nécessitent trop de main-d'œuvre pour générer des bénéfices, ou si d'autres sont suffisamment lucratifs pour mériter un investissement supplémentaire. Et en un mot, c'est le rôle de la feuille de temps.

Avantages

Voici pourquoi les feuilles de temps sont la pierre angulaire de toute agence:

• Argent: Les feuilles de temps indiquent à une agence (même à l'interne) combien d'heures ont été enregistrées pour chaque partie de chaque campagne. Il est alors facile de voir si le mandat du client en vaut la peine ou s'il est temps de le mettre au cas par cas. Avec une agence interne, cette heure ne conduit pas directement à la facturation, mais elle montre bien à la direction à quel point elle utilise efficacement le temps du service de création. Si cela est découvert, ils consacrent 90% de leur temps à un seul aspect de l'entreprise, ce qui peut créer des drapeaux rouges.

• Transparence: Si les feuilles de temps sont correctement remplies, il est facile de voir où les choses se passent bien et où les goulots d'étranglement ou les inefficacités se font jour. Pourquoi un rédacteur publicitaire passe-t-il la moitié de son temps sur un client? Et si davantage de créations sont nécessaires, un rapide coup d'œil à la feuille de temps permettra de voir si le service est surchargé.
• Engagement et responsabilité: La plupart des clients s'attendent à un certain nombre d'heures consacrées à un projet. S'ils ne croient pas que les efforts nécessaires ont été déployés pour un travail, les feuilles de temps peuvent fournir les données indiquant le contraire. C'est aussi une façon de montrer à certains clients à quel point ils obtiennent de la valeur.

• Une analyse: Les performances passées sont souvent un bon indicateur de l'avenir. Si un client aspire la vie de l’agence et fait l’enfer de tout le monde, les données des feuilles de temps peuvent indiquer s’il vaut la peine de le laisser rester ou qu’il est temps de le laisser partir. De l'autre côté de l'équation, il peut montrer à une agence la rentabilité de certains clients, qui nécessitent un minimum de travail et d'effort créatif, mais un retour sur investissement maximal.

Les inconvénients

Avec tous ces points positifs, quel est le problème? Eh bien, il y a une raison pour laquelle les feuilles de temps sont universellement détestées par presque tout le monde à l'exception des calculateurs de chiffres de l'agence:

• Temps: Beaucoup de personnes dans les agences, en particulier dans les départements créatifs, ne veulent pas consacrer leur temps à l'administration. En tant que créatif, il peut être préjudiciable de rompre avec un grand brainstorming créatif pour combler des heures. De nombreux gestionnaires de comptes ont les mêmes problèmes. C'est ironique, mais le temps pour les feuilles de temps est rarement alloué.
• Les erreurs: Cela va directement au premier point. De nombreuses créations laisseront les feuilles de temps jusqu'à la dernière minute avant le rapport de facturation de fin de mois. Et cela signifie que l’exactitude d’une feuille de temps passe d’assez bonne à effroyable. Il est difficile de se rappeler le nombre de minutes que vous avez consacrées à un travail il y a deux semaines. Il est donc souvent aléatoire. Si les feuilles de temps sont toutes devinées, cela les rend presque inutiles.

• Mauvais focus: Le temps n'est pas un excellent indicateur d'une excellente publicité. Un magasin peut passer 40 heures et ne rien produire d’important; un autre pourrait travailler et produire un chef-d’œuvre. Les feuilles de temps n'enregistrent pas la qualité de la pensée; juste le temps passé à le faire.

L'avenir

Les feuilles de temps sont là pour rester, et elles doivent être faites manuellement. Le suivi automatique du temps ne fonctionne pas, car il nécessite un démarrage et un arrêt manuels. Si vous oubliez de démarrer le chronomètre, vous perdez des heures. Oubliez de l'arrêter, et un client pauvre se voit facturer des heures de travail qui ont été consacrées à un autre projet. Cela, à son tour, pourrait entraîner des problèmes (et même des poursuites) avec des surfacturations et la perte d'un client de valeur.

La seule façon de garantir un bon suivi du temps est d'insister pour que chaque membre de l'agence mette à jour les feuilles de temps au moins deux fois par jour, une fois avant le déjeuner, puis de nouveau avant de rentrer chez soi. Si cela est fait, les feuilles de temps seront précises et utiles. Et si cela n’est pas fait, les agences doivent faire preuve de créativité et de motivation. Trouvez un moyen d'inciter le processus de suivi du temps.

Donnez aux employés qui tiennent un registre méticuleux de leur temps une prime hebdomadaire ou quelques heures de congé le vendredi. Cela peut sembler une perte de temps et d’argent, mais des feuilles de temps précises peuvent valoir beaucoup plus pour l’agence que quelques centaines de dollars ici ou là chaque semaine.