3 scénarios lorsque la communication en ligne n'est pas correcte

Nous communiquons en ligne de nombreuses façons. Il existe des courriers électroniques, des messages texte ou des messages via l'une des nombreuses applications qui le prennent en charge. Toutefois, l’utilisation du courrier électronique ou de la messagerie n’est pas toujours le moyen le plus efficace de communiquer.

Dans certaines circonstances, vous devriez les éviter. Bien sûr, il est facile de se cacher derrière votre ordinateur et de dire ce que vous voulez dire via le clavier. Mais parfois, vous devez sortir du monde et utiliser votre voix.

Voici trois situations où il serait préférable de ne pas appuyer sur Envoyer.

Évitez de frapper Envoyer pour résoudre le conflit

Nous avons tous fait partie d'un e-mail ou d'une chaîne de messages entre deux parties tentant de résoudre un problème. Parfois, vous pourriez être l’un des deux principaux participants ou peut-être simplement une des nombreuses personnes qui se sont senties obligées de vous inclure.

Avec chaque réponse par courrier électronique ou par message, le problème s'aggrave. En fin de compte, ce qui était peut-être un problème relativement mineur est devenu beaucoup plus important. Cela se traduit généralement par une réunion en face à face entre les deux parties ainsi que par un superviseur ou un responsable pour résoudre le conflit.

Au lieu d'utiliser la messagerie électronique ou la messagerie pour résoudre un conflit, appelez la personne ou planifiez une réunion en face à face. Si vous êtes le destinataire d'un courrier électronique ou d'un message de la part d'une autre personne tentant de résoudre un problème, résistez à la tentation de répondre par courrier électronique. Décrochez le téléphone ou entrez dans le bureau de l'autre personne et dites: «J'ai reçu votre courrier électronique et je pensais qu'il serait peut-être préférable que nous discutions de cette situation individuellement plutôt que par courrier électronique. Avez-vous quelques minutes pour parler?"

Si le courrier électronique est votre seule option, ne copiez pas d'autres personnes dessus. Cela aggrave le problème. Si vous recevez un tel courrier électronique, n'appuyez pas sur "répondre à tous". Répondez simplement à la personne qui a envoyé le courrier électronique. Si vous "répondez à tous", votre réponse devrait indiquer: "J'apprécie que vous m'aviez signalé cette situation. Je vous appellerai dans une minute pour discuter." Cela alertera tous ceux qui ont été copiés que vous vous occupez de la situation un contre un.

Évitez de frapper Envoyer quand vous êtes bouleversé

Après une situation ou une interaction perturbante, nous avons besoin d’une période de refroidissement. Le courrier électronique et la messagerie ne s'y prêtent pas; c'est instantané par conception. Une fois que vous vous êtes calmé, appelez ou rendez visite à la personne pour discuter de la situation. Si vous êtes le destinataire d'un courriel cinglant, évitez l'envie de répondre. Donnez-vous le temps de vous calmer, puis appelez la personne et demandez-lui de discuter en face à face.

À l’avenir, décidez à l’avance que vous n’utiliserez jamais de courrier électronique ou de messagerie en cas de colère. Faites-en un pacte non négociable avec vous-même.

Si vous ressentez le besoin d'écrire quelque chose lorsque vous êtes contrarié, écrivez un message à la main. N'entrez pas le message dans votre courrier électronique, même si vous n'avez pas l'intention d'envoyer le message. Vous ne seriez pas la première personne qui aurait accidentellement appuyé sur le bouton "envoyer" au lieu du bouton "enregistrer".

Évitez de frapper Envoyer pour envoyer de mauvaises nouvelles

Personne n'aime recevoir de mauvaises nouvelles et les recevoir par courrier électronique ou par un message peut ajouter du sel à la plaie. Avez-vous déjà envoyé un courrier électronique à un client pour lui dire que sa commande avait été retardée?

Si la réponse à l'une de ces questions est oui, arrêtez d'utiliser le courrier électronique pour communiquer de mauvaises nouvelles. L'utilisation de courriels ou de messages pour communiquer de mauvaises nouvelles peut envoyer le message que vous vous en fichez ou que le problème n'est pas assez important pour mériter votre attention personnelle. Lorsque vous utilisez un courrier électronique ou une messagerie pour communiquer de mauvaises nouvelles, vous n'avez aucun moyen de juger de la réaction de la personne. Très probablement, les gens seront déçus ou contrariés. Si vous ne livrez pas les nouvelles en personne, leurs sentiments de déception peuvent dégénérer et aggraver la situation.

Enfin, lorsque vous utilisez un courrier électronique ou une messagerie dans ce scénario, vous apparaissez lâche. Les clients, les collègues, les patrons et les amis apprécient les personnes qui ont le courage de communiquer de mauvaises nouvelles en personne.

Si vous ne savez pas si votre message est considéré comme une mauvaise nouvelle, demandez-vous: "Voudrais-je recevoir un email ou un message avec ce type d'actualité ou est-ce que je préférerais le faire communiquer en personne?". Alors agissez en conséquence.

S'il ne fait aucun doute que la messagerie électronique est un moyen de communication rapide et efficace, elle n'est pas toujours appropriée. Suivez les instructions ci-dessus et évitez d'utiliser des courriels ou des messages lorsqu'il est inapproprié de le faire.