Exemples de lettres acceptant la démission d'un employé

De l'embauche au licenciement, la gestion des employés comporte de nombreux aspects. On oublie souvent qu’un employé quitte l’entreprise. Les employés vont partir pour diverses raisons: retourner aux études, trouver des emplois différents, voyager, fonder une famille, pour des raisons de santé ou pour d’autres raisons.

Disposer d’une politique établie en matière de communication avec les employés qui quittent l’entreprise vous aidera à gérer le départ d’un employé de manière positive et respectueuse.

Politiques de démission

En fonction de la taille de votre entreprise, vous pouvez envisager de créer un système ou un processus de traitement des lettres de démission. Avoir une politique définie en matière de démission semblera professionnel et mettra à la fois vous et l'employé à l'aise.

Pour de nombreuses entreprises, la création de brochures ou de paquets d’informations génériques destinés aux employés constitue un moyen simple d’expliquer les étapes de la transition.

Lorsqu'un employé démissionne officiellement, il se tournera vers vous pour discuter des prochaines étapes requises pour que la transition se déroule sans encombre. Il est de votre responsabilité d’offrir des services professionnels de cessation d’emploi et d’expliquer des choses à l’employé, telles que les exigences en matière de préavis, la répartition finale du chèque de paie, le statut des avantages du personnel au moment du licenciement, et d’établir sa dernière date d’emploi.

Conseils pour rédiger une lettre acceptant une démission

L'une des premières étapes d'une politique de bonne démission consiste à reconnaître que vous acceptez la demande de démission d'un employé.

En règle générale, l'employé vous enverra une lettre de démission officielle. Vous devriez alors répondre avec une lettre officielle acceptant la démission.

Voici quelques conseils pour rédiger une lettre officielle et professionnelle acceptant la démission d’un employé:

• Utilisez le format de lettre commerciale.Comme il s’agit d’une lettre professionnelle, vous devez utiliser un format de lettre commerciale pour votre lettre. Dans le coin supérieur gauche de la lettre, incluez vos informations de contact, la date et les informations de contact de l’employé. Terminez la lettre avec votre signature manuscrite et votre nom tapé ci-dessous.
• Acceptez la démission.Votre lettre doit informer le salarié que vous avez reçu et accepté sa lettre de démission et indiquer clairement le dernier jour de travail officiel de l'entreprise.

• Exprimez votre compréhension.Votre réponse devrait indiquer que vous regrettez de perdre l'employé, mais que vous respectez, comprenez et appréciez la décision difficile qu'il a dû prendre. Vous pouvez également offrir de l'aide à l'employé. Par exemple, vous pourriez proposer de lui fournir une lettre de référence. Cependant, cette offre est facultative.
• Tenir un registre.Envoyez une lettre à l’employé et conservez-en une dans son dossier. Vous pouvez garder la lettre vous-même ou l'envoyer à votre bureau des ressources humaines si vous en avez une. Cela vous permettra de garder une trace claire du moment où l'employé a quitté l'entreprise.

Exemples de lettres acceptant une démission

Voici deux exemples de lettres d’un gestionnaire acceptant la démission d’un employé. Utilisez ces exemples pour vous aider à écrire votre propre lettre.

Lettre d’acceptation de la démission du directeur, exemple 1 (version texte)

votre nom

Titre

Adresse

Ville (*): État (*): Code Postal

Rendez-vous amoureux

Nom de l'employé

Adresse

Ville (*): État (*): Code Postal

Cher Prénom, Votre démission de votre poste a été acceptée à compter du 15 mai 20XX, comme demandé.

Je ne doute pas que vous continuerez à respecter vos normes élevées habituelles pendant le temps qu'il vous reste avec la société.

Ce fut un plaisir de travailler avec vous et je vous souhaite tout le succès possible dans l’avenir. Si je peux fournir une référence, n'hésitez pas à demander.

Cordialement, Signature manuscrite (lettre imprimée)

Signature dactylographiée

Lettre d’acceptation de la démission du directeur, exemple no 2 (version texte)

votre nom

Titre

Adresse

Ville (*): État (*): Code Postal

Rendez-vous amoureux

Nom de l'employé

Adresse

Ville (*): État (*): Code Postal

Chers Miles, C’est avec grand regret que j’accuse officiellement réception de votre avis de démission le 10 juin. Votre démission a été approuvée et, comme demandé, votre dernier jour de travail ici chez JQB and Sons sera le 30 juin.

Ce fut un plaisir de travailler avec vous et au nom de l'équipe, je voudrais vous souhaiter la meilleure des chances dans vos projets futurs. Une lettre d’information contenant des informations détaillées sur le processus de démission est jointe à cette lettre.

Si vous avez des questions supplémentaires, n'hésitez pas à contacter le bureau. Merci encore pour votre attitude positive et votre travail acharné toutes ces années.

Bonne chance, Signature manuscrite (lettre imprimée)

Signature dactylographiée