Politique d'accès au fichier personnel et liens vers des exemples

Tous les départements des ressources humaines tiennent des registres détaillés. La loi exige que les RH en conservent un grand nombre pendant certaines périodes. Les employés savent bien que ces enregistrements existent (et certains ont l’impression que le fichier les suit d’une entreprise à l’autre, ce qui est faux).

Comme les employés savent que ces enregistrements existent, ils voudront les consulter de temps en temps pour voir le contenu du fichier.

Lorsque vous décidez comment fournir l'accès des employés (et des anciens employés), gardez à l'esprit les lois applicables à votre entreprise. De nombreux États ont des lois qui obligent une entreprise à mettre certaines parties du fichier à la disposition des employés actuels et anciens. Vérifiez auprès de votre avocat en droit du travail pour vous assurer que votre politique est en conformité avec toutes les lois.

La loi fédérale, par exemple, exige que les dossiers liés à la loi intitulée Americans with Disabilities Act soient conservés séparément des dossiers du personnel. Si votre entreprise est soumise à la loi HIPAA, assurez-vous également que votre dossier médical est en règle.

Vous pouvez avoir beaucoup de marge de manœuvre dans ce que vous permettez aux employés de voir dans leur dossier. Cependant, gardez à l'esprit que même si vous déterminez qu'un employé ne peut pas accéder à certaines informations, telles que la vérification des références, ces informations sont découvrables dans le cas d'une action en justice.

Par conséquent, demandez à votre personnel d’enregistrer les choses avec précision et de respecter la loi en tout temps. Les dossiers des employés ne sont pas l'endroit idéal pour des blagues ou des commentaires sournois. Celles-ci ne vont pas bien au tribunal.

En règle générale, la présence d'un contrôleur d'accès aux enregistrements garantit le suivi et la cohérence des procédures. Vous ne voulez pas qu'un responsable des ressources humaines autorise les personnes à remettre leurs enregistrements à leur bureau, tandis qu'un autre refuse l'accès à tous.

Exiger que tout le monde ait recours à une source unique aide à maintenir la cohérence et la légalité des choses. Les lois concernant les enregistrements et leur conservation et leur accès sont délicates. Assurez-vous de rester à jour.

La politique ci-dessous est un bon début pour votre entreprise, mais gardez à l'esprit que les lois de votre état et locales peuvent varier.

Exemple de politique d'accès aux enregistrements d'employé

Tous les employés, anciens employés et représentants d’employés peuvent consulter certains éléments de leur dossier personnel avec préavis au personnel des ressources humaines. Les documents relatifs aux qualifications de l'employé pour l'embauche, tels que la candidature, la promotion, les mesures disciplinaires et le transfert, peuvent être consultés. En outre, l'employé peut examiner les formulaires de validation de la politique et les dossiers de formation.

Les documents que l’employé ne peut pas consulter comprennent des références ou des vérifications de références, des enregistrements de toute enquête entreprise par la direction, des dossiers médicaux, des documents relatifs à une procédure judiciaire, tout document qui violerait la confidentialité d’un autre employé et des documents utilisés pour la planification de l’employé.

Procédure

Un employé qui souhaite examiner le contenu autorisé de son dossier personnel doit contacter le service des ressources humaines avec un préavis de 24 heures (week-end exclu). Les anciens employés, ou des inconnus du personnel des ressources humaines, doivent présenter une pièce d'identité et / ou une preuve d'autorisation pour accéder au dossier personnel.

Les employés doivent examiner leurs dossiers personnels en présence d'un membre du personnel des ressources humaines.

Les employés ne peuvent retirer du bureau aucune partie du dossier personnel.

L'employé peut demander des photocopies du dossier ou de parties de celui-ci. Dans les limites du raisonnable, le responsable des ressources humaines fournira des photocopies. Pour une copie de grande taille, l'employé devra payer pour les photocopies.

Si l'employé n'est pas satisfait d'un document de son dossier personnel, en présence du responsable des ressources humaines, il peut écrire une explication ou une clarification et le joindre au document litigieux. En aucun cas le personnel des RH ou l’employé ne modifiera le document.

L'employé peut également demander la suppression d'un document du dossier personnel. Si le responsable des ressources humaines y consent, le document peut être supprimé. Si le responsable des ressources humaines n’est pas d’accord, l’affaire peut faire l’objet d’un appel de la manière prescrite dans la politique de la compagnie sur la porte ouverte.

J'espère que vous avez trouvé cette stratégie utile lorsque vous développez votre propre stratégie d'accès aux fichiers du personnel pour votre organisation. Veuillez personnaliser la stratégie en fonction des besoins et de la culture de votre organisation.