Phrases à utiliser dans les évaluations de rendement et les discussions entre employés

Les employés ont besoin d’un retour d’information pour savoir comment ils vont et s’ils répondent aux attentes de leur responsable. Tout le monde aime les critiques lorsque vous faites l'éloge et la satisfaction; Il est plus difficile de discuter de l'amélioration des performances.

Les organisations procèdent à un examen du rendement pour formuler des commentaires, encourager le développement de leurs employés et évaluer leurs progrès et leur contribution. La question de savoir si un employé atteint ou dépasse les attentes du poste de travail est un élément essentiel du retour d’évaluation de la performance.

Une évaluation de performance formelle met au défi les compétences en communication du gestionnaire, car l’employé comprend que cette évaluation aura une incidence sur sa rémunération. Cela peut provoquer des conflits, de l'anxiété et des sentiments blessants. Indépendamment de la manière dont votre organisation utilise le retour d'informations sur les performances, lorsque vous devez tenir une conversation difficile, ces expressions et approches vous aideront. Voici quelques tactiques pour fournir des commentaires.

Votre performance est exceptionnelle

Cette communication est facile, mais vous pouvez améliorer son impact et son effet. Mentionnez pourquoi et donnez des exemples des raisons pour lesquelles la performance de l’employé est remarquable. L'employée tirera des enseignements de vos exemples et vous pourrez l'encourager à multiplier les actions considérées comme remarquables.

Vous jouez actuellement et votre performance peut être améliorée

Communiquez que l'employé est performant et répond aux attentes du poste, mais qu'il a la possibilité d'améliorer ses performances et de devenir un contributeur exceptionnel. Décrivez les domaines qui nécessitent une attention particulière.

Indiquez que même si sa performance le qualifie pour une augmentation parce qu'il remplit avec succès les exigences essentielles du poste, vous souhaiteriez une amélioration dans des domaines spécifiques.

Indiquez que si l'employé doit obtenir la plus grande augmentation de salaire possible chaque année, il doit améliorer les performances actuelles pour atteindre cet objectif. Discutez des domaines dans lesquels il a la plus grande opportunité d'amélioration.

Votre performance ne répond pas aux attentes

Notez que même si nous avons discuté de sa performance lors de réunions hebdomadaires, cela ne s’améliore pas et il est temps de parler d’un plan d’action. On s'attend à ce que tous les employés au moins accomplissent leurs attentes.

Indiquez les domaines de performance critiques à améliorer avant de pouvoir déterminer que ses performances répondent aux attentes minimales du poste.

Faites remarquer que l’employé ne remplit pas les attentes minimales du poste dont vous avez discuté pour l’année. Vous pourriez ajouter: «Peut-être que je ne communique pas cette information clairement pour que vous compreniez les conséquences de votre piètre performance continue. J’ai décidé que notre prochaine étape est un plan d’amélioration de la performance dans lequel nous fixons des objectifs, établissons des accords, fixons dates d'échéance et se rencontrent fréquemment pour évaluer vos progrès."

L'employé ne comprend pas ce que vous lui dites

Ne continuez pas à répéter les mêmes informations lorsqu'un employé ne semble pas comprendre ce que vous essayez de communiquer. Trouvez d'autres moyens de dire la même chose et espérez que l'un d'eux communiquera avec vous. (Gardez à l'esprit que parfois un manque de clarté est le signe d'un désaccord.)

Dites à l'employé que vous êtes ouvert à toute question qui pourrait aider à clarifier les points qu'il ne comprend pas. Enfin, demandez-lui de résumer sa compréhension de vos principaux domaines de préoccupation. (Vous pouvez alors déterminer ce qui n’est pas compris et à quelle distance vous êtes en communication.)

L'employé est en désaccord avec ce que vous lui dites

Lorsque vous avez essayé de communiquer les problèmes, vous notez le rendement d’un employé et ce dernier n’est pas d’accord, le questionnement est une approche recommandée.

• Pouvez-vous donner des exemples qui me montreront ce qui ne va pas dans mon évaluation de votre performance?
• Selon vous, que me trompe-t-il sur la performance que j'ai régulièrement observée ce trimestre?

Les commentaires que j'ai reçus de vos collègues, membres de l'équipe et autres responsables correspondent à mes observations. Par conséquent, je sais que vous n'êtes pas d'accord avec mon évaluation, mais je n'ai rien entendu aujourd'hui qui me donne envie de la modifier. Pour l'instant, mon évaluation sera maintenue. Je serai heureux de discuter de votre performance dans un mois lors de notre réunion hebdomadaire après avoir constaté des signes d'amélioration dans ces domaines.

Résumer pour assurer la compréhension

Dites à l'employé: "John, résumez-vous notre discussion d'aujourd'hui afin que je sache que vous et moi sommes sur la même page?" Exprimez votre confiance en la capacité de l’employé d’apprendre, de grandir, de changer ou d’être amélioré: "Je suis convaincu que vous serez en mesure d’apporter les changements dont nous avons discuté aujourd’hui. Je suis convaincu que vous pourrez apporter ces améliorations car vous avez talent et les compétences nécessaires pour des performances supérieures à la moyenne Je suis disponible pour vous aider lorsque vous rencontrez des obstacles pour votre réussite ou si vous pensez manquer une date d'échéance ou un délai.

Faites-moi simplement savoir quand cela se produit dès que vous en êtes conscient."

Établir le plan de suivi

Etat: "Préparons ensemble un plan pour poursuivre ces améliorations. Je souhaite avoir suffisamment de points de retour pour savoir quand un problème se produit. Prenez le temps, d’ici à jeudi, d’élaborer un plan pour procéder à ces changements. On Jeudi, vous et moi pouvons nous mettre d’accord sur les objectifs et le calendrier du plan. Je vais également y réfléchir et je viendrai bien préparé avec mes idées."

Trouver un accord sur un plan d'action

Demandez à l'employé: 'Êtes-vous d'accord pour dire qu'il s'agit d'un plan réalisable? Nous avons élaboré ce plan et je suis convaincu que vous serez en mesure d’apporter les améliorations nécessaires dans les délais impartis. Êtes-vous d'accord? Quelles préoccupations avez-vous dont nous pouvons parler aujourd'hui?"

Annonce d'une décision salariale qui sera impopulaire

Dites à l’employé: «Sur la base de votre performance de cette année, j’ai déterminé que vous n’êtes pas éligible à une augmentation de salaire. Comme vous n’avez pas atteint vos objectifs, vous ne recevrez pas d’augmentation dans ce cycle. Je me ferai un plaisir de discuter avec vous. ceci encore dans 4 à 6 mois après avoir constaté une amélioration soutenue de vos performances."

Indiquez le montant de l’augmentation de salaire et le montant de la rémunération que l’augmentation apportera au salaire de l’employé avec une nouvelle augmentation de salaire. Les pourcentages ne sont pas toujours motivants. Bien que l'employé fasse probablement le calcul, votre objectif est de le sensibiliser au changement de salaire. Exemple: "Votre augmentation de salaire est de 500 $, ce qui porte votre salaire total à 55 000 $."

Lorsque vous communiquez clairement et évitez une réaction défensive, vous pouvez exprimer vos attentes de manière à ce que l'employé entende. Parlez pour que l'employé écoute, comprenne et améliore. Après tout, n'est-ce pas le but?