Vue d'ensemble des fichiers de personnel et stratégie de fichier exemple

Un dossier personnel est une documentation sauvegardée par l’employeur sur l’historique et le statut de la relation de travail dans son ensemble avec un employé individuel. L'employeur conserve cette documentation d'emploi dans un dossier personnel pour trois raisons.

• L'employeur souhaite disposer d'informations précises, pratiques et organisées lorsque vous avez besoin d'accéder à ces informations pour une raison quelconque. Les changements apportés aux contacts d’urgence, aux adresses des employés, au suivi des évaluations de rendement, aux lettres disciplinaires, à la reconnaissance des employés et aux documents de candidature à l’emploi sont des exemples des types d’informations auxquelles l’employeur voudra pouvoir accéder rapidement.
• L'employeur doit conserver de la documentation sur des problèmes de personnel tels que la sélection des employés, les performances, les antécédents de travail, la justification de la rémunération et les applications de promotion interne, pour ne citer que quelques-uns.

  Une réclamation EEOC, une action en justice ou même la nécessité de justifier l'absence d'une augmentation ou d'une promotion auprès d'un employé nécessite que l'employeur ait collecté et conservé ce type de documentation.

• Les gouvernements fédéral ou des États exigent que les employeurs conservent certains dossiers d'employés. L'organisation des informations sur les employés dans un dossier personnel est logique pour l'accès, la conformité légale et l'état de préparation.

Types de dossiers du personnel

Un employeur gère généralement plusieurs types de fichiers de personnel, pour un usage professionnel, pour la confidentialité des employés, pour la confidentialité des informations médicales et pour le respect de la loi. Je ne suis au courant d'aucune loi stipulant combien de dossiers un employeur est tenu de conserver.

Cependant, il existe de nombreuses lois, et il existe des meilleures pratiques en matière de confidentialité pour les employés, qui régissent le contenu des dossiers du personnel et qui a accès à ces informations. Ce sont les fichiers de personnel que la plupart des employeurs américains conservent. (Les lois et les pratiques du monde entier peuvent différer.)

• Dossier personnel: Il s’agit du fichier principal de l’employé contenant l’historique de la relation de travail.
• Fichier de paie: Vous souhaitez conserver un fichier séparé pour toutes les questions de paie relatives au salaire et aux avantages.
• Dossier médical de l'employé: La loi fédérale de 1996 sur la transférabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA) impose aux employeurs de protéger la confidentialité des dossiers médicaux des employés.
• Formulaires I-9 pour les employés: Vous devez conserver un fichier distinct pour tous les formulaires I-9 des employés (pas par employé), car vous ne voulez pas que les employés du gouvernement, qui sont autorisés à vérifier ces formulaires dans diverses circonstances, parcourent vos principaux dossiers confidentiels du personnel..

Accès des employés aux dossiers du personnel

Les employés ont accès aux dossiers de leur personnel sous la direction et la supervision du personnel des ressources humaines. Les dossiers du personnel des employés sont considérés comme la propriété de l'employeur, qui est responsable de leur maintenance et de leur protection.

Exemple de politique de fichier personnel

Vous trouverez ci-dessous un exemple de stratégie de fichier personnel à utiliser dans votre entreprise. Il aborde les différents fichiers recommandés et indique qui devrait avoir accès à chaque fichier.

Exemple de politique

La société tient trois dossiers d’employés pour chaque employé.

UNE dossier personnel est maintenu pour chaque employé de (nom de votre société). Ces dossiers de personnel contiennent des documents confidentiels et sont gérés et maintenus par le personnel des ressources humaines.

L'accès à ce fichier est limité au personnel des ressources humaines et suppose que le responsable de chaque employé conserve son propre dossier avec des documents pertinents pour la performance de l'employé.

Les documents types d'un dossier de personnel incluent la demande d'emploi, un formulaire de contact d'urgence familial, un historique documenté des mesures disciplinaires, un CV, le manuel de l'employé et des feuilles de signature à la volonté de l'employeur, des informations personnelles actuelles et des références de poste.

Tous les dossiers personnels ne contiennent pas les mêmes documents mais chaque dossier personnel contient des documents identiques.

Fichiers de paie sont également maintenus; Les fichiers de paie contiennent un historique des tâches, des départements, des modifications de rémunération, etc. du salarié. L'accès au fichier de paie est limité au personnel approprié de la comptabilité et des ressources humaines.

Un dossier médical de l'employé est également maintenu. Le contenu du dossier médical n'est accessible à personne à l'exception du personnel désigné par Ressources humaines et de l'employé dont les dossiers sont conservés dans le dossier. Au nom de votre entreprise), les dossiers médicaux bénéficient du plus haut degré de sécurité en matière de stockage et de confidentialité.

Un employé peut consulter son dossier personnel en contactant un membre du personnel des Ressources humaines pendant les heures normales de bureau. Aucun employé ne peut modifier ou supprimer un document de son dossier personnel qui doit être consulté en présence d'un membre du personnel des ressources humaines.

Aussi connu sous le nomdossiers des employés, dossiers des employés, dossiers des ressources humaines, documentation

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