Ce que les employeurs ne devraient pas conserver dans les fichiers du personnel

Les employeurs ne doivent jamais placer d’éléments particuliers dans vos registres du personnel. Le contenu des fichiers et des dossiers du personnel de vos employés est généralement accessible au personnel des Ressources humaines, à l’employé, ainsi qu’au directeur ou au superviseur de l’employé dans certaines entreprises.

Dans d'autres, l'accès est limité au personnel des ressources humaines et les employés peuvent demander l'accès à leurs dossiers. Les avocats peuvent également assigner à comparaître le contenu des dossiers du personnel pour les poursuites et les plaintes de la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC). Un ancien employé peut également demander une copie de ses dossiers personnels.

La meilleure pratique rend le dossier personnel uniquement accessible aux membres du personnel des ressources humaines. Vous devez conserver les dossiers du personnel sous clé dans une zone de stockage qui les rend inaccessibles aux autres employés.

Avec toutes ces utilisations potentielles et les spectateurs potentiels des dossiers du personnel de vos employés, un employeur doit veiller à conserver une documentation factuelle et impartiale des antécédents professionnels d’un employé dans ses dossiers.

Par conséquent, vous souhaiterez appliquer ces directives générales à la documentation que vous conservez dans les dossiers du personnel de votre organisation.

Lignes directrices pour le contenu du dossier du personnel

Les informations contenues dans les dossiers du personnel doivent être factuelles.

Avis du superviseur ou du personnel des ressources humaines; notes aléatoires; potins; rumeurs non fondées; des questions, des rapports ou des allégations tattletales d'autres employés non explorées; allégations non poursuivies, enquêtées et non conclues; et toute autre information, commentaire ou note non factuelle doit être exclue du dossier personnel de l'employé.

L’un des pires exemples de commentaires offensants trouvés par un responsable des ressources humaines dans un fichier du personnel de l’employé concernait les notes d’interview du responsable du recrutement. L'un d'eux a déclaré: «Peut-être trop gros pour monter et descendre les escaliers selon les besoins.» Imaginez l'employé, un avocat et même les futurs employés et superviseurs qui lisent de tels commentaires.

Dans une autre société, le responsable a trouvé des notes non corroborées que les responsables et d'autres personnes avaient placées dans les dossiers de l'employé, telles que "Mary est en colère parce qu'elle n'a pas eu d'augmentation. Elle a ralenti son travail pour se mettre à égalité avec son responsable." Voir le problème?

Les dossiers du personnel doivent être soigneusement attribués aux emplacements de fichiers appropriés.

Déterminez un protocole pour les dossiers du personnel de votre entreprise en vous basant sur les lois fédérales et nationales et sur les lois du travail, telles que la Loi de 1996 sur la transférabilité et la responsabilité des régimes d'assurance maladie (HIPAA), et sur les meilleures pratiques des employeurs.

Ensuite, respectez le protocole. Vous ne voulez pas trouver des excuses aléatoires de médecins dans le dossier personnel quand ils appartiennent à un dossier médical. Vous ne voulez pas non plus la justification et la justification de la promotion d’un employé dans le fichier de paie.

Vous ne voulez pas non plus que les dossiers d'une décision d'embauche impliquant une vérification des antécédents ou des notes issues de discussions avec d'anciens employeurs dans le dossier du personnel.

Les superviseurs, les gestionnaires et les autres employés qui classent la documentation dans les dossiers du personnel ont besoin de formation.

Toute personne ayant accès et pouvant placer des documents dans un dossier du personnel doit avoir suivi une formation pour pouvoir rédiger correctement la documentation.

Si vous indiquez à un employé que l’employé est un imbécile, il ne remportera aucun prix. Cependant, il est connu que des superviseurs non formés écrivent des déclarations similaires et les placent dans les dossiers du personnel.

Mieux encore, limitez l’accès aux fichiers à votre responsable des ressources humaines, qui est responsable des enregistrements et sait ce qui doit ou ne doit pas être placé dans un dossier personnel.

Équilibrez les informations que vous placez dans les dossiers du personnel.

Incluez les aspects positifs et négatifs des antécédents d’emploi d’un employé. Trop souvent, les dossiers du personnel mettent l’accent sur chaque incident négatif et passent à côté des éléments positifs ressentis par tous les employés. Pensez aux relances, aux promotions, aux récompenses d'excellence et aux copies d'éloges et de remerciements.

Reconnaître la différence entre les notes personnelles d’un superviseur au sujet de son personnel d’établissement des rapports et les registres officiels du personnel de l’entreprise.

Les notes du superviseur utilisées pour améliorer les performances, suivre les projets, atteindre les objectifs et déterminer de manière juste les augmentations et les plans de développement des performances, par exemple, appartiennent au dossier privé du superviseur et non aux dossiers officiels de la société.

Reconnaître également la nécessité de former les superviseurs à la prise de notes et à la conservation de la documentation dans leur dossier de gestion. Les mêmes critères pour les faits, pas les opinions, et des exemples spécifiques, pas des ouï-dire, s'appliquent aux notes privées.

Les notes privées du superviseur peuvent être assignées à comparaître dans le cas d'une action en justice, il est donc recommandé de faire preuve de prudence, même pour les notes privées. La pratique selon laquelle les superviseurs conservent des copies des enregistrements du dossier du personnel officiel dans leur dossier de gestion n'est pas recommandée.

La documentation d'embauche et les notes d'entrevue posent un dilemme.

La meilleure pratique consiste à conserver un fichier distinct pour chaque poste pourvu, qui inclut toute la documentation relative à la création de ce poste, de la publication de l'offre au contrôle de référence. Les curriculum vitae, les lettres d'accompagnement et les candidatures des candidats appartiennent à ce fichier, sauf que vous devez déplacer la candidature de l'employé embauché dans son dossier personnel.

Ce fichier contient les listes de contrôle et les formulaires officiels qui visent à représenter de manière impartiale les qualifications d’un employé potentiel et à appuyer votre décision d’embaucher le candidat le plus qualifié. Les opinions et les notes prises par le responsable du recrutement lors du processus d’embauche n’appartiennent pas à ce dossier.

Les ressources humaines peuvent rassembler ces notes pour conserver une documentation complète sur une décision d'emploi, mais elles n'appartiennent pas aux dossiers du personnel.

Documentation factuelle sur les décisions d'emploi.

Cette documentation comprend des décisions telles que la promotion, le transfert vers une opportunité latérale et les augmentations de salaire. Elles figurent dans les dossiers du personnel. Les opinions du superviseur ou des ressources humaines sur l’employé ne le sont pas. La documentation officielle relative aux mesures disciplinaires, telle qu'un avertissement écrit, doit également figurer dans le dossier personnel de l'employé.

Exemples spécifiques de documentation qui ne devrait pas figurer dans les dossiers du personnel

Les informations suivantes ne doivent pas être placées dans les dossiers du personnel. La documentation peut nécessiter un fichier séparé, peut être classée dans les notes de supervision ou de gestion, ou ne doit pas être conservée du tout par un employeur.

• Toute information médicale appartient au dossier médical.
• Les informations sur la paie appartiennent au fichier de paie.
• Les documents contenant les numéros de sécurité sociale des employés ou des informations sur les classifications protégées des employés, telles que l'âge, la race, le sexe, l'origine nationale, le handicap, l'état civil, les convictions religieuses, etc., ne doivent jamais être conservés dans les dossiers du personnel.
• Les documents de supervision destinés à gérer le travail d’un employé, à fixer des objectifs, à fournir des informations en retour, etc., doivent être classés dans un dossier privé, appartenant au superviseur ou au responsable.
• Les documents d’enquête, y compris la plainte de l’employé, les entretiens avec les témoins, les entretiens avec les employés, les conclusions, les recommandations de l’avocat et leur résolution, ainsi qu’un suivi pour éviter les représailles, doivent résider dans un dossier d’enquête distinct des dossiers du personnel.
• Classer les formulaires de l'employé I-9 dans un fichier I-9 ou à un autre endroit, en dehors des dossiers du personnel.
• Placez les vérifications des antécédents, y compris les antécédents criminels, les rapports de solvabilité, etc., ainsi que les résultats des tests de dépistage de drogue dans un fichier séparé auquel les superviseurs, les gestionnaires et les employés n'ont pas accès. SHRM recommande soit ce fichier séparé, soit recommande que ces informations soient également classées dans le dossier médical de l'employé.
• Les dossiers d'égalité des chances des employés, tels que les formulaires d'auto-identification et les rapports du gouvernement, ne doivent pas être conservés dans le dossier du personnel ni partout où le superviseur a accès.

Si vous suivez ces instructions, votre organisation stocke efficacement les antécédents professionnels et factuels pouvant être pris en charge, ainsi que les dossiers du personnel, aux emplacements appropriés.

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