Combien de temps les ressources humaines doivent-elles conserver les fichiers des employés?

L’un des points forts des ressources humaines est que nous avons beaucoup de paperasse. Des tonnes et des tonnes et des tonnes. Certes, beaucoup de choses sont électroniques ces jours-ci, mais le principe reste. Les RH tiennent des registres. Et nous devons garder ces registres, mais pour combien de temps?

Voici les directives de base pour la tenue des dossiers RH. Rappelez-vous cependant que les lois des États peuvent différer de ces directives. Si les lois des États et les lois fédérales entrent en conflit, conservez toujours les enregistrements en fonction de l'exigence la plus longue. Il vaut mieux garder quelque chose trop longtemps que pas assez longtemps.

Dossiers d'embauche

Vous devez sauvegarder tous ces CV, notes d’entrevue, candidatures et offres d’emploi, et même un enregistrement de vos recherches dans votre système de suivi des candidatures pendant un an après la décision de faire une offre d’emploi. Donc, si vous interviewez un candidat et que tout le processus dure trois mois, il faut attendre que la décision finale d'embauche soit prise pour que le compte à rebours commence.

Pourquoi dois-tu faire ça? Si quelqu'un met en doute votre décision d'embauche, vous devrez montrer que vous ne faisiez pas de discrimination illégale de quelque manière que ce soit. Des lois telles que la loi sur les Américains handicapés, le titre VII et bien d'autres exigent que vous montriez que vous êtes en conformité. Maintenir ces enregistrements vous aide à le faire.

Dossier de test de drogue

Si vous devez subir un test de dépistage de drogue avant l’emploi, cela fait partie du dossier d’embauche et vous devriez conserver une copie des résultats pendant un an. Si vous effectuez des tests de dépistage de drogue supplémentaires, que ce soit en raison d'un incident survenu au travail ou dans le cadre d'une vérification au hasard, vous devez également conserver ces enregistrements pendant un an. Toutefois, si vous êtes soumis aux réglementations du ministère des Transports, le délai minimal pour l'enregistrement des tests de dépistage de drogue est de cinq ans.

Paie / cartes de pointage, etc.

La loi vous oblige à conserver ces registres pendant trois ans, mais des poursuites judiciaires récentes indiquent qu'il serait plus judicieux de les conserver plus longtemps. Vous souhaitez conserver un enregistrement du montant payé par chaque employé et du nombre d'heures travaillées pendant toute la durée de son mandat dans votre entreprise. Conservez vos dossiers pendant au moins cinq ans après le départ de l'employé, quelle qu'en soit la raison.

Bien entendu, pour les employés exemptés, il n’est pas nécessaire de conserver des enregistrements de temps, car leur salaire est le même quel que soit le nombre d’heures travaillées. Toutefois, si vous avez mal classé une employée en tant qu'exonérée alors qu'elle aurait dû l'être, ces informations sur les heures travaillées peuvent vous guider dans le paiement de vos heures supplémentaires. Assurez-vous que vous incluez la façon dont l'entreprise a calculé son salaire. Par exemple, vous devez savoir s'il s'agit d'un salaire normal, d'un salaire majoré d'une commission, d'heures supplémentaires, d'un travail à la pièce ou d'un salaire horaire simple.

Vous devez le faire non seulement pour les questions de paye et d’impôts, mais de nombreuses autres décisions dépendent du nombre d’heures travaillées. Par exemple, l'admissibilité à la FMLA dépend du nombre d'heures travaillées dans une année. Si vous avez un employé exempté à temps partiel, vous pouvez envisager d’exiger un enregistrement du temps afin de déterminer l’admissibilité à la FMLA. Vous devez également pouvoir prouver que vous avez payé vos travailleurs pour toutes les heures travaillées.

Formulaire I-9

Conservez le formulaire I-9 de l'employé, conservé séparément de vos dossiers du personnel, pendant trois ans après l'embauche de l'employé et un an après la cessation d'emploi, selon la dernière de ces éventualités.

Information sur les prestations de santé / pension

Vous devez conserver les registres de vos régimes pour toutes vos prestations pendant au moins six ans. Les tribunaux ont statué que si un employé vous poursuit en justice, affirmant qu'il mérite une pension plus élevée, par exemple, il incombe à l'employeur de prouver qu'il ne doit pas davantage, et non à l'employé de le prouver. Conservez toutes ces descriptions de plan récapitulatives.

Si vous avez d'anciens employés éligibles à COBRA et prolongeant leurs prestations de maladie, vous devez également conserver ces enregistrements pendant six ans pour des raisons de sécurité. La loi ne spécifie pas la rétention, mais comme cela pourrait s'appliquer en vertu de la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA), cette loi exige une rétention de six ans. Pour plus de sécurité, ne jetez pas ces disques.

FMLA Records

Lorsqu'un employé demande à la FMLA, vous devez conserver cette trace papier, même si vous refusez le congé pour trois ans. Assurez-vous de garder une trace du congé de chaque employé - quand il a commencé et combien de temps est utilisé. Si l'employé a une FMLA intermittente, assurez-vous de suivre chaque congé et de documenter le nombre d'heures utilisées. Les dates et le nombre d'heures doivent être documentés. N'oubliez pas que les congés intermittents peuvent être utilisés quelques heures par jour ou quelques jours par semaine. Documentez le tout et conservez ces enregistrements.

N'oubliez pas que cette liste n'est pas exhaustive et ne s'applique qu'aux lois fédérales. Vous pouvez être soumis à des lois supplémentaires sur la conservation des enregistrements si, par exemple, vous êtes un contractant fédéral ou si votre état a des normes différentes. En cas de doute, ne le jetez pas.

Vous pouvez accéder à des ressources supplémentaires sur la tenue des dossiers et les rapports obligatoires auprès de la Société de gestion des ressources humaines (SHRM).

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