12 choses que les ressources humaines doivent prendre en compte lors des congés familiaux

Qu'ils soient payés ou non, 80% des parents prennent un congé familial à la suite de la naissance d'un enfant. Ainsi, alors que les futurs employés parents sont occupés à peindre des pépinières et à lire «À quoi s'attendre lorsque vous vous attendez», vous pouvez commencer à planifier leur congé familial.

En ce qui concerne les congés familiaux, les ressources humaines doivent couvrir de nombreuses bases. La loi vous oblige à faire certaines choses pendant que vous devez en faire d'autres pour que le travail soit fluide et que vous preniez soin des employés qui sont de nouveaux parents. Votre liste de contrôle des congés familiaux doit prendre en compte ces douze éléments.

Connaître les règles concernant les congés familiaux

Les États-Unis sont l’un des rares pays au monde à ne pas exiger de congé de maternité ou de paternité rémunéré, mais la loi sur les congés pour raisons de famille (FMLA) exige que vous accordiez 12 semaines de congé non payé aux employés éligibles.

Comprendre cette loi et ce que les employés ont le droit de recevoir. Par exemple, les employés ne sont pas obligés de prendre les 12 semaines complètes en une seule fois - ils peuvent prendre le temps de façon intermittente.

Les mères biologiques, les partenaires et les parents adoptifs sont tous admissibles (en supposant qu'ils répondent aux critères). Apprenez à connaître cette loi, ainsi que toute autre loi en vigueur dans votre État. De plus en plus de lois sur l'emploi sont adoptées régulièrement, il est donc avantageux de rester au fait des lois en vigueur dans votre juridiction.

Rédiger une politique officielle sur les congés familiaux

Documentez la politique de l'entreprise concernant les congés familiaux. Oui, respectez les lois, mais votre entreprise peut décider d’autres détails. Pensez à ces options lorsque vous songez au congé familial.

• Allez-vous offrir des congés payés pour les congés familiaux? La loi fédérale n’exige pas cela, mais les avantages sont nombreux. Google a augmenté de 50% la rétention des nouvelles mères en offrant simplement un peu plus de temps libre rémunéré. Si vous offrez des congés payés, précisez combien de temps est offert et quels employés sont admissibles. Par exemple, les employés à temps plein reçoivent un montant x, mais les employés à temps partiel ne sont pas admissibles.
• Les congés payés pour les congés familiaux seront-ils cumulés avec ceux de la FMLA? Si les employés bénéficient de deux semaines de congé rémunéré, décidez si cette heure sera exécutée séparément ou simultanément à l'heure FMLA. S'il fonctionne séparément, les employés pourraient potentiellement prendre 14 semaines de congé. S'il fonctionne simultanément, vous devez simplement payer l'employé pendant deux des 12 semaines auxquelles il a droit par le biais de la FMLA.

• Aurez-vous un plan universel pour les congés familiaux? Si vous offrez une période de congé payé aux employés, décidez si chaque parent bénéficiera exactement du même temps de congé ou si des situations différentes recevront un traitement différent. Par exemple, les mères biologiques devraient-elles bénéficier de deux semaines de congé rémunéré, mais les parents adoptifs ou les partenaires non associés à la naissance reçoivent-ils une semaine de travail? C’est la responsabilité de l’entreprise, mais écrivez la politique relative aux congés familiaux afin que des situations similaires soient traitées de manière uniforme.

Coordonner le travail pour le congé familial

Assurez-vous que les gestionnaires travaillent avec les employés bien avant le congé familial pour coordonner le travail lorsque l'employé est parti. Obtenez tous les détails couverts, effacez-vous de faire envoyer leurs courriels à un collègue (si nécessaire).

Cela réduira le stress des collègues et éliminera les goulots d'étranglement potentiels. Les gestionnaires peuvent travailler avec leur équipe pour former des responsabilités, ce qui est pratique non seulement pour le temps passé en congé familial, mais également lors de la perte d'un employé pour d'autres raisons.

Rappelez-vous la vie privée des employés à propos des congés familiaux

Tout le monde ne veut pas que l’ensemble de la société sache qu’elle attend ou a déjà eu un bébé. Et, en réalité, les ressources humaines n’ont même pas besoin de dire précisément aux gestionnaires pourquoi un employé est sous FMLA (bien qu’ils sachent probablement pourquoi une employée manifestement enceinte est soudainement partie pour quelques semaines).

Considérez avec quelle franchise l'employée a parlé de sa grossesse avec ses collègues et agissez avec respect. Si l'employé souhaite diffuser des photos du nouveau-né sur le site social de l'entreprise, sur Facebook ou par courrier électronique, c'est parfait. Mais vous ne devrait pas le faire.

Rendre les avantages accessibles

Les avantages sont importants pendant la grossesse et l'accouchement et leur absence ou la confusion qui les entoure crée un stress pour les employés. Presque tous les employés veulent une communication des avantages adaptée aux événements de la vie. Bien que les besoins de santé soient impossibles à prévoir, ils sont certainement plus faciles à anticiper quand une personne attend un enfant.

La ligne de conduite est mince, mais fournissez le plus d’aide possible sans porter atteinte à la vie privée des employés. Par exemple, il est inapproprié de dire à une employée enceinte que votre fournisseur de soins de santé dispose d’une ligne d’assistance téléphonique pour soins infirmiers, sauf s’il le demande expressément.

Vous n’avez aucune idée des choix qu’ils feront pour leur enfant, mais vous pouvez toujours aider en leur rappelant que le programme d’aide aux employés (PAE) dispose de bonnes ressources de soutien.

Ayez un système sécurisé en ligne où les employés peuvent accéder aux détails sur les avantages ou leur remettre une copie des documents applicables. Dans la mesure du possible, dirigez les employés vers des lieux où ils peuvent effectuer des recherches et trouver des réponses. Cela se traduit par moins de travail pour vous et leur permet de naviguer et d'explorer les avantages par eux-mêmes, tout en respectant leur vie privée.

Fournir de la flexibilité

Les gens veulent de la flexibilité mais dessinent les lignes nécessaires. leLe nouveau titre de parent ne permet pas aux employés à temps plein de ne travailler que 25 heures par semaine. Il n’est probablement pas raisonnable pour les employés d’amener leur nouveau-né au travail tout le temps. Ce n’est probablement pas un gros problème si Erica arrive à 9h15 tout en calculant l’horaire des visites à la garderie.

La flexibilité peut aider les employés à s’adapter à leurs nouvelles responsabilités. Les employés devraient avoir une équipe de personnes qui les soutiennent au travail, et en offrant des horaires flexibles illustrent votre soutien.

Certaines entreprises trouvent qu'il est mutuellement avantageux de permettre aux employés de reprendre progressivement leur activité professionnelle. Permettre aux employés de revenir à temps partiel pendant quelques semaines après le congé familial leur donne la possibilité de rapporter de l'argent sans être submergés. Cela allège également le fardeau d'avoir un employé en dehors du bureau.

Si les employés utilisent tout leur temps FMLA mais ont encore besoin d'un peu plus de temps pour récupérer, essayez de le prolonger avec un temps de congé non payé. Si les employés ne sont pas admissibles à la FMLA (et selon les défenseurs des congés parentaux payés, 40% des employés américains ne le sont pas), essayez quand même de les accommoder.

Créer un plan d'urgence

La flexibilité peut également profiter à l'entreprise si un changement de poste est demandé avant ou après la prise d'un congé parental par un employé. Par exemple, un parent peut vouloir réduire ses heures de travail ou passer tout ou partie de son temps de travail au télétravail pour rester à la maison avec son nouvel enfant.

Vous n'êtes légalement tenu de rétablir un statut d'égalité de rémunération, d'avantages et de prestige pour un employé revenant de FMLA, mais les employés pourraient travailler plus efficacement si des ajustements supplémentaires étaient apportés.

Toutes les entreprises ne peuvent pas se permettre d’apporter ces changements, mais il est parfois possible de prendre des mesures d’adaptation. Certains parents veulent modifier leur plan de travail après une naissance et peuvent supprimer complètement le travail de leur plan. Et, ne supposez pas que seules les mères de sexe féminin choisiront de quitter le marché du travail.

Envisager des modifications des avantages sociaux des employés

Avec toute l'excitation d'un nouveau-né, les employés peuvent oublier que le nouvel ensemble de joie est aussi une nouvelle personne à charge dont ils ont besoin pour compléter leur régime d'assurance-maladie. Rappelez aux employés les dates et les fenêtres où ils peuvent et doivent modifier leurs choix en matière d'avantages sociaux.

Les autres changements d’avantages à prendre en compte concernent les employés en congé. Pendant les congés FMLA non payés, les employés ne perçoivent pas de chèque de paie. Comment vont-ils payer leurs primes d'avantages?

Vous devez prendre des décisions sur plusieurs autres questions de politique pour votre manuel de l'employé et sa mise en œuvre.

• Décidez si les employés vont continuer à accumuler du temps pendant leur congé. Si cela ne s’accumule pas, tenez compte de cela lors du calcul du congé ou ajustez ce congé dans le logiciel de gestion des congés de la société.
• Si les employés ne reviennent pas après la naissance, déduisez vos congés annuels sur le dernier chèque de paie si cela est stipulé dans la politique de la société en matière de vacances.
• Vérifiez la politique de congés annuels pour déterminer si les employés peuvent ajouter toute période de congés accumulés au congé parental ou à la durée FMLA qu’ils prennent déjà.

Tous ces détails devraient être inclus dans vos politiques de temps libre. Si ce n’est pas le cas, ajoutez-les afin que chaque employé soit traité de manière égale.

Sois sensible

Parfois, la naissance d’un enfant n’est pas un événement festif dans la vie des gens. Les grossesses non planifiées se produisent. Les fausses couches tardives et la mortalité infantile sont dévastatrices. Une employée peut choisir de placer son enfant en adoption ou de mettre fin à sa grossesse. Abordez chacune de ces situations avec tact et respect.

Travaillez avec l’employé et le responsable de l’employé pour gérer avec tact le retour au travail. Pensez également à certaines situations (telles que les fausses couches) dans la politique de la société en matière de deuil.

Les événements douloureux de la vie sont difficiles pour les employés mais également pour les personnes au travail qui s’y intéressent. Réfléchissez à la façon dont l’entreprise peut gérer ces situations avec sensibilité (et en privé) au préalable.

Célébrer

Un petit geste sympathique de la part de l’organisation rappellera aux employés qu’une équipe de collaborateurs les encourage au retour au bureau. Attendez quelques jours après la naissance pour vous assurer que tout se passe bien, puis envoyez des fleurs, une carte ou une camisole. Pensez à ce que cet employé appréciera et essayez d’individualiser le geste.

Pensez à l'hébergement post-bébé

Pour de nombreuses entreprises, les prestations parentales ne prennent pas fin avec les congés familiaux. Pensez aux adaptations dont les employés auront besoin ou qu’ils apprécieront. La Fair Labor Standards Act (FLSA) impose aux entreprises de fournir aux mères allaitantes une pause et un lieu privé pour l'expression du lait maternel.

Les parents qui travaillent sans partenaire à la maison auront probablement aussi besoin de services de garde, qui constituent le poste budgétaire le plus important pour les familles américaines. En moyenne, les familles américaines dépensent 9 589 dollars par an pour la garde d’enfants jusqu’à 28 353 dollars pour un fournisseur de soins à domicile.

Envisager des avantages supplémentaires pour les employés

Envisagez de créer un type de prestation pour garde d'enfants pour les employés, comme une subvention, ou même de fournir des options de garde d'enfants sur le site ou proches du travail. Quatre-vingt-trois pour cent des employés bénéficiant d'allocations de garde d'enfants affirment que cela les aide à réduire le stress et à améliorer l'équilibre travail-vie personnelle.

En ce qui concerne les allocations de garde d’enfants, les employés apprécieront l’aide apportée et la seule limite est la créativité avec laquelle vous pouvez approcher l’avantage (et ce que l’entreprise peut se permettre et prendre en compte).

Aidez les employés à prendre un congé familial reposant - et non stressant - tout en veillant à ce que l’entreprise soit correctement occupée pendant leur voyage et au retour.

Suivez les règles et établissez des directives pour assurer la conformité et le traitement équitable de tous les employés qui prennent un congé familial.

Les grands changements dans la vie des employés sont passionnants et une transition pour tout le monde. Avec un peu de planification, vous pouvez naviguer facilement avec les feuilles de la famille.

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Kelsie Davis est journaliste de marque et défenseur des professionnels des ressources humaines à fort impact. Elle effectue des recherches, des analyses et écrit pour encourager les ressources humaines à tirer le meilleur parti de leurs initiatives.