Les dossiers des employés que les employeurs devraient conserver

Vous voulez savoir quels dossiers d’employés conserver en tant qu’employeur? L'employeur maintient quatre dossiers d'enregistrement d'employé pour chaque employé. De plus, l'employeur conserve d'autres fichiers de dossiers d'employés pour tous les employés.

Dossiers du personnel des dossiers des employés

Un dossier personnel est tenu pour chaque employé. Ces dossiers de personnel contiennent des documents confidentiels et sont gérés et maintenus par le personnel des ressources humaines. Les dossiers du personnel sont les principaux dossiers d’employé utilisés par l’employeur, l’employé et le responsable de l’employé dans certaines entreprises.

Dans d’autres, et c’est l’approche recommandée, l’accès au dossier du personnel de l’employé est limité aux ressources humaines et à l’employé sous supervision.

Les documents typiques dans un dossier de personnel incluent la demande d'emploi, un formulaire de contact d'urgence familial, un historique documenté des mesures disciplinaires, un CV, la signature du reçu du manuel de l'employé, les feuilles de signature de l'employeur à volonté, l'évaluation périodique, l'évaluation des tâches ou la performance. plan de développement, certificats de formation et preuves de présence, ainsi que les coordonnées personnelles actuelles de chaque employé.

Tous les dossiers personnels ne contiennent pas les mêmes documents mais chaque dossier personnel contient des documents identiques. La documentation sur le rendement d'un employé n'appartient pas au dossier du personnel, à moins que cela ne justifie une action disciplinaire, une récompense ou tout autre signe de réussite exceptionnelle. Ces notes de performance au quotidien font partie du fichier que les gestionnaires conservent pour suivre les performances, les objectifs et les contributions de leurs employés.

Fichiers de paie des dossiers d'employés

Les dossiers de paie conservent également les dossiers des employés. Les fichiers de paie contiennent un historique des tâches, des départements, des modifications de la rémunération, des saisies d’argent, des prêts et d’autres informations essentielles au paiement d’un employé et à la conservation d’une copie de son historique de rémunération.

Le fichier de paie contiendra également l'historique des formulaires gouvernementaux tels que les formulaires W-2, W-4 et de rétention sociale remplis par l'employé. Le fichier contiendra également des informations sur les avantages du personnel et l’autorisation de retirer des paiements de son chèque de paie.

Dossiers médicaux des dossiers des employés

Un dossier médical de l'employé est également tenu par l'employeur. Les dossiers des employés figurant dans le dossier médical ne sont accessibles à personne, à l'exception du personnel désigné par Ressources humaines et de l'employé dont les dossiers sont conservés dans le dossier. Les dossiers médicaux contiennent les notes du médecin, les écritures d’application FMLA, des informations sur les tests de dépistage de drogue, les informations physiques requises et d’autres documents de ce type relatifs à la santé de l’employé ou du membre de sa famille.

Les dossiers médicaux, du fait de la confidentialité des dossiers des employés, reçoivent le plus haut degré de sécurité en matière de stockage et de confidentialité. Il est recommandé de conserver les dossiers médicaux dans des tiroirs verrouillés dans une pièce inaccessible aux employés autres que le personnel désigné par les ressources humaines.

Fichiers I-9 des dossiers des employés

I-9 Archivage des dossiers d’employés conservés pour tous les employés dans un fichier distinct de ceux des autres employés. Les employeurs tiennent ce dossier d'employé séparé des autres dossiers d'employés afin de préserver la confidentialité des employés vis-à-vis des représentants du gouvernement et des autres entités autorisées à examiner les employés I-9.

Garder les I-9 dans un endroit séparé garantira que si vous êtes sélectionné pour un examen du dossier I-9 par le gouvernement fédéral, les employés du gouvernement n’auront accès à aucun autre dossier concernant l’employée ou son emploi dans votre organisation, à l’exception du Formulaire I-9. Ces enquêtes augmentent chaque année, alors assurez-vous que vos employés ont correctement rempli les formulaires I-9, sinon vous risquez des amendes et éventuellement des peines d'emprisonnement.

Accès aux dossiers des employés par les employés

Les employés peuvent consulter leurs dossiers en contactant un membre du personnel des Ressources humaines pendant les heures normales de bureau. Aucun employé ne peut modifier ou supprimer un document de ses dossiers qui doit être consulté en présence d'un membre du personnel des ressources humaines.

Votre manuel des employés doit comporter une politique de consultation des enregistrements relatifs au personnel des employés et la suivre sans discernement en ce qui concerne les demandes des employés de consulter leurs fichiers.

Si un employé envoie une demande écrite pour obtenir une copie de ses registres du personnel après son départ de votre emploi, vous devez lui en envoyer une copie.

Parfois, vous rencontrerez un employé qui se méfie du type de dossiers de ses employés que conserve son service des ressources humaines. Ce sont les employés les plus susceptibles de demander une copie de leur dossier d’employé. Encore une fois, sans discrimination, faites une copie du fichier et envoyez-le. (Vous recevrez probablement des commentaires indiquant que l'employé a été surpris par le peu de documentation que le personnel des RH a conservé.)

Dans certaines juridictions, il est légal de facturer à l'employé le coût de la duplication et de l'envoi du fichier.