Quelles informations sont stockées dans les dossiers médicaux des employés?

Le dossier médical de l'employé est le référentiel de tout ce qui a trait à la santé, aux avantages pour la santé, aux congés pour maladie, à la sélection des avantages et à la couverture offerte à l'employé. L'employeur conserve un dossier médical séparé pour chaque employé. Le contenu de ces fichiers n'est jamais mêlé à un autre dossier d'employé tel que le dossier personnel.

Comme le dossier médical contient des informations sensibles et confidentielles, il doit résider dans un endroit sûr, verrouillé et inaccessible. Le classeur qui contient les dossiers médicaux des employés doit également être verrouillé et le personnel des RH ne doit avoir que les clés. L'accès aux dossiers médicaux des employés est réservé au personnel des ressources humaines.

La loi de 1996 sur la transférabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA) impose aux employeurs de protéger la confidentialité des dossiers médicaux des employés; les dossiers médicaux doivent être conservés séparément et séparément des autres dossiers commerciaux. Ne stockez jamais les dossiers médicaux des employés dans le dossier général du personnel.

En raison de la confidentialité des informations, les enregistrements doivent être isolés des fichiers accessibles aux employés tels que les superviseurs ou les gestionnaires. (En fait, cela est également recommandé pour les dossiers du personnel en général - donnez uniquement un accès au personnel des RH.)

Contenu du dossier médical de l'employé

Ce sont les types d’articles qui doivent être conservés en toute sécurité dans le dossier médical de l’employé. En cas de doute, privilégiez la protection des informations médicales de vos employés.

• Demandes et formulaires d'assurance maladie
• Formulaires et demandes d'assurance-vie
• Informations sur le bénéficiaire désigné
• Applications pour tout autre avantage d'employé pouvant nécessiter des informations médicales telles que l'assurance de la vue
• Demandes de congé médical payé ou non payé
• Rapports de la loi sur la médecine familiale et la loi sur les congés (FMLA), applications connexes et écritures
• Documents FMLA signés par les médecins
• Documentation sur les maladies d'un membre de la famille ou d'un enfant pour lequel vous demandez du temps à la FMLA pour fournir des soins continus

• Documentation relative aux congés pour raisons médicales pour les employés qui ne sont pas admissibles au congé de la FMLA
• Examens, notes, correspondance et recommandations du médecin
• Excuses médicales d'un médecin pour son absentéisme ou ses retards
• Restrictions d'emploi médical avec la documentation du médecin recommandant
• Rapports d'accident et de blessure, y compris les documents requis par OSHA
• Rapports d'indemnisation des travailleurs pour blessure ou maladie
• Tout autre formulaire ou document contenant des informations médicales privées concernant un employé

Si vous conservez la confidentialité de ces fichiers, vos employés vous feront confiance et respecteront l’esprit et l’importance de la loi.

Avertissement:Veuillez noter que les informations fournies, bien que faisant autorité, ne sont pas garanties en termes d’exactitude et de légalité.Le site est lu par un public international et les lois et règlements du travail varient d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre. Merci de faire appel à une assistance juridique ou à l’assistance de ressources gouvernementales nationales, fédérales ou internationales pour vous assurer que votre interprétation et vos décisions juridiques sont correctes pour votre région. Cette information est pour des conseils, des idées et de l'aide.