Étapes pour personnaliser votre communication pour chaque public

Si vous souhaitez communiquer avec les gens de manière à partager des informations, et en particulier à modifier les comportements et à avoir un impact grave, vous devez connaître votre public. C’est un principe fondamental d’une bonne communication. Comprendre le point de vue des personnes à qui vous parlez vous aide à devenir un meilleur présentateur et professionnel des ressources humaines.

Connaissez votre public. Savoir ce qui les intéresse. Savoir ce qu'ils veulent entendre. Et en les connaissant et en concentrant votre message, vous pouvez leur montrer que vous êtes une ressource. Vous engagez votre public et avez un impact plus important.

Le problème? La connaissance de votre public prend du temps et il est toujours plus facile de faire un brain dump de tout ce que vous savez ou voulez dire à votre public sur un sujet. Penser de manière critique à ce que votre public veut ou doit entendre est plus difficile.

Un grand nombre de professionnels des ressources humaines s’efforcent de donner à leur auditoire tout ce qu’ils doivent savoir ou faire au sujet d’une présentation. Vous savez que vous êtes tombé dans ce piège lorsque vous vous retrouvez confronté à des points critiques sur des diapositives au lieu de penser à:

• ce qui intéresse vraiment le public,
• quels sont vos points les plus importants et
• comment les intégrer dans une histoire claire qui crée un discours engageant.

Le deuxième piège dans lequel tombent beaucoup de professionnels des ressources humaines est de répéter cette même présentation jour après jour à différents publics. Le problème est que différents publics s’intéressent à différentes choses et qu’ils répondent à différentes choses. Par conséquent, si vous souhaitez vous engager, vous devez personnaliser votre message à chaque fois que vous parlez.

C’est comment vous assurer de personnaliser votre message, de couper le bruit et de garder votre auditoire impliqué dans ce que vous lui dites, peu importe qui ou où il se trouve. Ces cinq rappels vous permettront de faire en sorte que vos mots produisent l’impact qu’ils méritent, lorsque vous attirez l’attention et l’engagement de votre auditoire.

Savoir ce que votre public se soucie de

Votre auditoire ne se souciera pas de ce que vous dites jusqu'à ce que vous démontriez que vous vous souciez de lui. Lorsque vous planifiez votre présentation, demandez quels sont les défis et les besoins de votre public cible. Quelles sont les trois ou quatre principales questions ou problèmes qui les préoccupent au sujet de votre sujet?

Si vous ne le savez pas, demandez à quelques personnes qui assisteront à votre présentation, adressez-vous au responsable du département ou, si aucune information n’est disponible, faites votre meilleure estimation.

Commencez ensuite votre présentation en rappelant à votre auditoire les préoccupations qu'il a identifiées. Dites: «Je sais que plusieurs d’entre vous se sont interrogés sur nos options d’avantages, ou« j’imagine que ces trois choses sont ce que vous voulez vraiment obtenir de cet atelier ».

Lorsque vous parlez en premier de votre public, de ses problèmes et de ses besoins auxquels vous allez répondre, vous montrez que vous vous souciez de lui. Cela donne envie aux gens d'écouter.

Cartographiez vos points principaux pour votre public

La plupart des présentations sur les ressources humaines ont l’impression d’être un dépotoir d’informations et non une histoire claire comportant un ensemble de points principaux. Les professionnels des ressources humaines en savent généralement beaucoup plus que ce que les autres veulent ou doivent savoir sur tout sujet nécessaire.

Dans leur livre "Made to Stick", les auteurs Chip et Dan Heath ont appelé cela "la malédiction du savoir". À quand remonte la dernière fois que vous avez estimé qu'une présentation était trop courte ou couvrait trop peu d'informations? Probablement rarement, voire jamais.

Les personnes qui se démarquent en tant que présentateurs, celles qui sont entendues et qui ont de l’influence, commencent par reconnaître le problème du public qu’ils aident à résoudre. Ensuite, lorsqu’ils préparent leur exposé, ils séparent le savoir essentiel du contenu agréable.

Prenez la moitié du temps de préparation nécessaire pour vous concentrer sur le cœur de votre présentation et sur ce que votre public a besoin de savoir pour l'aider. Le meilleur moyen de briser la «malédiction du savoir» est de se concentrer sur ce qui est le plus important pour vous et pour le public.

Cartographiez votre présentation sur un tableau blanc ou sur une feuille de papier, ou utilisez un ensemble de notes autocollantes. Quelle séquence de points est la meilleure? Existe-t-il un ordre des points qui aura plus de sens pour votre public? Comment vos points sont-ils liés les uns aux autres? Faites-les bien comprendre. Si ce n’est pas le cas, dites aux gens: «Voici un sujet tout à fait différent mais important.»

Racontez des histoires et utilisez des exemples que votre auditoire trouvera utilisables

En plus d’essayer de présenter trop de choses à la fois, les présentations HR paraissent bien souvent abstraites et n’ont aucun rapport avec la vie quotidienne et le travail du public. Ce qui se passe alors, c’est que les gens sortent de l’écran, assistent à la conversation, supposent que ce n’est pas à leur sujet et ne font rien. Cela rend la présentation une perte de temps et de vôtre.

Pour établir des liens avec eux, les aider à agir, les gens ont besoin d'idées fondées sur des histoires et des exemples. Les cerveaux humains sont câblés pour se rapporter à des histoires et se souvenir d'eux. Donc, couvrez moins de points - mieux - avec de nombreux exemples. Et, chaque fois que cela est possible, faites des exemples de leur département et de leur expérience quotidienne au travail.

Racontez des histoires sur la façon d’utiliser l’idée que vous partagez. Décrivez des histoires, que ce soit pour résoudre un problème de rémunération, comment donner votre avis, comment vous inscrire à votre plan de vision ou en quoi la nouvelle organisation est différente de l’ancienne. Établissez un lien clair entre votre sujet, leur vie et leurs intérêts.

Montrer, ne faites pas que dire à votre public

Une image vaut mille mots dans de nombreux cas. Les vidéos deviennent la norme pour une communication efficace. En cette journée d'outils vidéo accessibles, les présentateurs qui utilisent trop de texte utilisent souvent des excuses. Ils disent: «Mais je dois communiquer des informations très spécifiques» ou «Mon public sera mieux en mesure de digérer cette idée compliquée si je l’écris.» Non, vous ne le faites pas, et non, ils ne le feront pas.

Coupez le texte, à moins que votre objectif soit d'ennuyer, d'aliéner et de submerger votre auditoire et de n'avoir aucune influence dans le pire des cas. Envoyez-le dans un courrier électronique de suivi ou partagez-le dans un document Google. Les éléments visuels que vous utilisez doivent prendre en charge l’histoire et ne pas devenir votre script. Une fois que vous avez clairement défini vos points principaux et un bon flux soutenu par des récits et des exemples, vous ne pourrez alors lancer un outil de présentation.

Sinon, vous vous retrouverez avec vos diapositives faisant office de double fonction, comme le note votre orateur. Dans ce cas, vous auriez dû simplement envoyer la présentation par courrier électronique au lieu de gaspiller le temps de votre public.

Personnalisez et improvisez en connaissant votre public

Une fois que vous avez créé une bonne présentation qui appuie visuellement votre message principal, vous avez la liberté de l'adapter à chaque public que vous servez. Vous pouvez faire valoir votre point de vue, puis demander à voix haute: «Alors, pourquoi devriez-vous vous préoccuper de cela?» Et adaptez votre réponse à l'auditoire qui est devant vous. Les préoccupations de vos équipes marketing peuvent être très différentes des besoins de votre personnel de développement.

Au cours des années consacrées à la formation et à la présentation d'exposés aux dirigeants de dizaines d'organisations, telles que Apple, Oracle, SAP et T-Mobile, la puissance d'un simple ensemble de messages s'est manifestée. Lorsque les messages ont été pris en charge par de simples images et transmis par un présentateur spécialisé, capable de faire valoir des arguments clairs et de les relier au quotidien des auditeurs, la communication a eu lieu. Et, n'est-ce pas le but de faire une présentation?

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Tobey Fitch est associé directeur chez Fitch Associates. Il a précédemment contribué à des publications dont Entrepreneur.