Étapes à inclure dans votre plan de projet

01 Objectifs du projet

Les objectifs du projet sont définis dans une charte de projet, mais ils doivent également figurer dans le plan de projet. Il y a plusieurs moyens de le faire. Le plan de projet pourrait expliquer davantage les objectifs du projet ou inclure la charte en annexe. Quelle que soit la manière dont le chef de projet choisit d’incorporer les objectifs dans le plan de projet, l’important est de maintenir un lien clair entre la charte du projet - le premier document clé du projet - et le deuxième document clé du projet, son plan de projet.

02 Portée du projet

A l'instar des objectifs du projet, le périmètre est défini dans la charte. Cependant, un chef de projet devrait préciser davantage la portée du plan de projet. Par exemple, un projet visant à automatiser un processus manuel devrait définir la portée en définissant le début et la fin de ce processus.

En définissant l'étendue, le chef de projet peut commencer à montrer à quoi ressemblera l'objectif du projet ou du produit fini à la fin. Si la portée n'est pas définie, elle peut être étendue tout au long du projet et entraîner des dépassements de coûts et des délais non respectés.

Par exemple, si vous dirigez une équipe marketing chargée de créer une brochure pour la gamme de produits d'une entreprise, combien de pages faudra-t-il? Quels sont quelques exemples de l'apparence du produit fini? Pour certains membres de l'équipe, une brochure peut signifier deux pages, alors que pour d'autres, elle peut signifier dix pages. Définir l'étendue peut amener toute l'équipe sur la même page dès le début.

03 jalons et principaux livrables

Les principales réalisations d’un projet sont appelées jalons. Les principaux produits de travail s'appellent les principaux produits livrables. Ils représentent les grandes composantes du travail sur un projet. Un plan de projet doit identifier ces éléments, les définir et fixer des délais pour leur achèvement.

Si une organisation entreprend un projet de développement d'un nouveau logiciel, les principaux livrables pourraient être la liste finale des exigences de l'entreprise et de la manière de les mettre en œuvre. Par la suite, le projet pourrait comporter des jalons pour l'achèvement de la conception, les tests du système, les tests d'acceptation des utilisateurs et la date de déploiement du logiciel. Des produits de travail sont associés à ces jalons, mais ils concernent davantage les processus que les produits eux-mêmes.

Les échéances marquantes et les délais de livraison importants ne doivent pas nécessairement être des dates exactes, mais plus il est précis, mieux c'est. Des dates précises aident les responsables de projet à décomposer les structures de travail avec plus de précision.

À cette étape du plan, vous créerez des jalons qui vous permettront de définir des produits livrables volumineux ou de haut niveau et de les décomposer en produits livrables de petite taille, qui pourront être décrits à l'étape suivante.

04 Structure de répartition du travail

Une structure de répartition du travail, ou WBS, déconstruit les jalons et les principaux livrables d'un projet en de plus petits morceaux afin qu'une personne puisse se voir attribuer la responsabilité de chaque morceau. Lors de l'élaboration de la structure de répartition du travail, le chef de projet prend en compte de nombreux facteurs tels que les forces et les faiblesses des membres de l'équipe de projet, les interdépendances entre les tâches, les ressources disponibles et la date limite globale du projet.

Les responsables de projet sont responsables en dernier ressort de la réussite du projet, mais ils ne peuvent effectuer le travail seuls. Le WBS est un outil utilisé par le chef de projet pour assurer la responsabilité du projet, car il en informe le sponsor du projet, les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes qui sont responsables de quoi. Si le chef de projet est préoccupé par une tâche, il sait exactement qui rencontrer à ce sujet.

05 Budget

Le budget d’un projet indique combien d’argent est alloué pour mener à bien le projet. Le chef de projet est responsable de la répartition appropriée de ces ressources. Pour un projet comportant des fournisseurs, le chef de projet s'assure que les produits livrables sont réalisés conformément aux conditions du contrat, en accordant une attention particulière à la qualité. Certains budgets de projets sont liés au plan de ressources humaines.

Il est important d’établir le coût de chaque étape et de chaque produit à livrer en examinant le temps et les coûts en main-d’œuvre nécessaires pour effectuer les tâches. Le coût du projet sera lié à la durée du projet, ce qui revient à la portée du projet. La portée, les jalons, les tâches et le budget doivent être alignés et réalistes.

06 Plan des ressources humaines

Le plan des ressources humaines montre comment le projet sera doté en personnel. On l'appelle parfois le plan de dotation en personnel. Ce plan définit qui fera partie de l'équipe de projet et combien de temps chaque personne doit s'engager. Lors de l'élaboration de ce plan, le chef de projet négocie avec les membres de l'équipe et leurs superviseurs le temps que chaque membre de l'équipe peut consacrer au projet. Si du personnel supplémentaire est nécessaire pour mener des consultations sur le projet mais fait partie de l'équipe de projet, cela est également documenté dans le plan de dotation en personnel. Encore une fois, les superviseurs appropriés sont consultés.

07 Plan de gestion des risques

Beaucoup de choses peuvent mal se passer sur un projet. Bien que toutes les catastrophes possibles ou tous les problèmes mineurs soient imprévisibles, on peut en prévoir beaucoup. Dans le plan de gestion des risques, le chef de projet identifie les risques pour le projet, la probabilité que ces risques se produisent et les stratégies d'atténuation de ces risques. Le chef de projet sollicite l’avis du promoteur du projet, de l’équipe du projet, des parties prenantes et des experts internes.

Des stratégies d'atténuation sont mises en place pour les risques susceptibles de survenir ou qui sont associés à des coûts élevés. Les risques peu susceptibles de se produire et les coûts bas sont indiqués dans le plan; Cependant, ils peuvent ne pas avoir de stratégies d'atténuation.

08 Plan de communication

Un plan de communication décrit comment un projet sera communiqué à différents publics. Tout comme la structure de répartition du travail, un plan de communication attribue la responsabilité de l'achèvement de chaque composante à un membre de l'équipe de projet.

Dans cette étape, il est important de décrire comment les problèmes seront communiqués et résolus au sein de l’équipe et à quelle fréquence les communications seront communiquées à l’équipe et aux parties prenantes ou au responsable.

Chaque message a un public cible. Un plan de communication aide les responsables de projet à s’assurer que la bonne information parvient aux bonnes personnes au bon moment.

09 Plan de gestion des parties prenantes

Un plan de gestion des parties prenantes identifie comment les parties prenantes seront utilisées dans le projet. Parfois, les parties prenantes n'ont besoin que de recevoir des informations. Cela peut être pris en compte dans le plan de communication. Si les parties prenantes ont besoin de plus, un plan de gestion des parties prenantes indique comment l’obtenir.

10 Plan de gestion du changement

Un plan de gestion du changement établit un cadre pour apporter des modifications au projet. Les responsables de projet ont tendance à vouloir éviter les modifications du projet, mais elles sont parfois inévitables. Le plan de gestion des modifications fournit des protocoles et des processus permettant d'apporter des modifications. Il est essentiel pour la responsabilité et la transparence que les promoteurs de projet, les gestionnaires de projet et les membres de l'équipe de projet suivent le plan de gestion du changement.