Étapes faciles pour créer un budget de projet

Les chefs de projet expérimentés et ceux qui travaillent dans les grandes entreprises disposeront de logiciels et de comptables pour les aider à établir le budget d'un projet. Mais si vous ne le faites pas? Si vous regardez une feuille de calcul vierge ou un courrier électronique de votre sponsor de projet vous demandant de mettre en place les finances du projet, cet article est pour vous.

Nous allons examiner les cinq choses que vous devez faire pour créer un budget de projet de base.

Utilisez votre liste de tâches

Tout d'abord, prenez votre liste de tâches du projet. Vous pouvez également avoir une structure de répartition du travail, et si vous en avez une, il est préférable de l’utiliser. Mais une liste de tâches fera l'affaire tant qu'elle couvre de manière exhaustive tout ce que vous devez faire dans le projet.

Si vous n’avez pas de liste de tâches, il est temps de la créer. Notez tout ce que vous devez faire et ce que vous devez construire, construire ou compléter avant que le projet ne puisse être achevé. Cela ne doit pas forcément être dans un ordre particulier, mais il faut tout inclure.

Enfin, dans cette étape, réfléchissez aux idées avec votre équipe de projet, car il y a forcément quelque chose que vous avez oublié. Beaucoup de têtes valent mieux qu'une!

Estimer chaque composant

Parcourez maintenant votre liste et calculez le prix de chaque article. Par exemple, une tâche intitulée «Organiser des réunions pour discuter des besoins» peut impliquer l’approvisionnement et l’embauche, les salles de réunion ou l’achat de toutes les ressources nécessaires, comme un projecteur ou un tableau à feuilles mobiles. Cela implique un coût, alors demandez des devis pour la location de votre salle et le reste de l'équipement, et notez-le.

Faites cela pour tout ce qui est sur la liste des tâches, de sorte que vous obtenez un prix pour chaque article. Certaines tâches de projet peuvent ne pas avoir de prix attaché, et c’est correct.

Ajouter des estimations ensemble

Ensuite, additionnez toutes vos estimations. Pour ce faire, il est plus facile de créer une liste d’éléments dans une feuille de calcul, d’ajouter les coûts dans la colonne suivante, puis de totaliser la colonne en bas. Laissez le tableur faire le calcul pour vous! Cela devient votre feuille de calcul budgétaire.

Il est également judicieux de regrouper vos coûts dans des catégories afin que vous puissiez facilement savoir où va la majeure partie de l'argent. Utilisez des catégories telles que "Démarrage du projet", "Infrastructure" ou "Formation" - choisissez des groupes qui ont une signification dans le contexte du projet.

Ajouter contingence et taxes

Ce serait formidable si vous aviez une boule de cristal et pouviez prévoir ces coûts avec une précision de 100%, mais vous n’aurez probablement pas confiance en votre capacité à le faire! C’est là que les imprévus entrent en jeu. Il s’agit d’un fonds d’argent basé sur votre confiance que vous avez bien établi vos prévisions budgétaires. Cela ne concerne aucune tâche en particulier. C’est un «pot d’urgence» au cas où vous auriez un problème ou un oubli par erreur.

Si vous ne savez pas combien de réserve ajouter, choisissez 10% du total que vous avez créé à l'étape 3. Il s'agit d'une estimation non scientifique que de nombreux gestionnaires de projet utilisent et qui vous donne un peu de sécurité dans votre budget en cas vous en avez besoin.

Ajoutez une ligne sur la feuille de calcul de votre budget au bas de la page qui indique "Contingence" et spécifie le pourcentage que vous avez utilisé.

N'oubliez pas d'ajouter une taxe de vente ou d'autres taxes qui ne sont pas déjà explicitement incluses dans vos estimations de postes individuels.

Additionnez le tout et c’est le montant final de votre budget.

Obtenir l'approbation

La dernière chose à faire est de faire approuver votre budget par votre responsable ou votre sponsor de projet. Discutez avec eux de la manière dont vous le montez et des éléments qui constituent votre budget global.

C'est tout! La budgétisation de projet est une compétence essentielle en gestion de projet. Ce guide vous aidera à créer un budget de projet.