Description du poste d'adjointe administrative: salaire, compétences, etc.

Les assistants administratifs, y compris les secrétaires, constituent l’essentiel des fonctionnalités de bureau. Ils dactylographient et préparent des documents, planifient des rendez-vous et maintiennent des fichiers. Ils répondent au téléphone, dirigent les appels et assistent aux réunions du personnel. Dans certains bureaux, ils peuvent s’acquitter de tâches de comptabilité fondamentales et accepter le paiement de clients et de clients.

Environ 4 millions d’assistants administratifs et de secrétaires travaillaient aux États-Unis en 2016.

Adjointe administrative Devoirs et responsabilités

Les responsabilités des assistants administratifs peuvent varier en fonction du type de bureau dans lequel ils travaillent, mais certaines tâches courantes incluent:

• Générer des documents.
• Mettre en place des présentations de diapositives
• Créer des feuilles de calcul.
• Gérer des bases de données.
• Créer et / ou maintenir des sites Web.
• Agir en tant que chef de bureau, en organisant des événements pour le personnel tels que des dîners de remise de prix et des événements de levée de fonds, en organisant des réunions avec les clients et en organisant des horaires pour des collègues.

Adjointe administrative Salaire

Le salaire peut dépendre de la nature de l'entreprise où un assistant administratif est employé, ainsi que de l'étendue des tâches. Ceux qui sont en service reçoivent le meilleur salaire.

• Revenu annuel médian: 38 880 $ (18,69 $ / heure)
• Top 10% des revenus annuels: Plus de 64 230 $ (30,88 $ / heure)
• Moins 10% du revenu annuel: Moins de 24 690 $ (11,87 $ / heure)

Education, formation et certification

Cette profession ne nécessite aucune formation avancée particulière, mais peut être utile.

• Éducation: Vous aurez besoin d'un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent, et vous pouvez avoir un avantage sur le terrain en vous inscrivant à un programme menant à un grade d'associé ou en participant à un programme de formation en secrétariat après le lycée. Les secrétaires possèdent désormais un baccalauréat ou des certifications spécialisées comme le secrétaire juridique accrédité ou l'assistant administratif médical agréé dans un nombre croissant de secteurs. Les assistants de direction et les secrétaires devraient avoir au moins quelques crédits collégiaux, voire un baccalauréat.

• Entraînement: Envisagez de commencer avec une agence de travail temporaire. Celles-ci offrent parfois une formation aux nouvelles recrues. Sinon, si vous avez des compétences de base en secrétariat, une formation en cours d’emploi peut être dispensée à mesure que vous apprenez les ficelles du métier ou du domaine concerné.

Adjointe administrative Compétences et compétences

Vous aurez besoin de plusieurs qualités essentielles pour réussir à devenir assistant administratif.

• Compétences informatiques et logicielles: Vous devez être à l'aise avec Microsoft Office, la messagerie électronique et Internet. Vous devrez peut-être vous familiariser avec QuickBooks ou avec d’autres logiciels de comptabilité si vous travaillez pour une petite entreprise.
• Compétences multitâches: Cela peut être particulièrement important si vous agissez également en tant que responsable. Vous devriez être capable de concilier plusieurs demandes à la fois.
• Aptitudes à la communication verbale et écrite: Ce sont essentiels. Vous devez maîtriser l'anglais et posséder de bonnes compétences en matière de relecture.

• Compétences interpersonnelles: Vous travaillerez avec d'autres personnes, y compris des clients et d'autres membres du personnel de bureau. Les bonnes manières et un comportement calme peuvent être très importants.
• Compétences organisationnelles: Vous devez être minutieux et organisé, capable de localiser un document ou un protocole de rappel à tout moment.
• Compétences de prise de décision: Vous serez souvent amené à gérer plusieurs tâches presque simultanément, en particulier dans les bureaux surchargés. Vous devez donc être en mesure de définir des priorités et de prendre des décisions rapides. Un client peut vouloir un rendez-vous tout de suite, mais a-t-il vraiment une urgence ou peut-il attendre quelques jours?

Perspectives d'emploi

Malheureusement, ce poste n’a pas de perspectives d’emploi encourageantes. Le Bureau américain des statistiques de l’état civil estime que les avancées technologiques commenceront à prendre en charge de nombreux assistants administratifs de 2016 à 2026, ce qui entraînera une baisse de 5% de la croissance de l’emploi.

Environnement de travail

Cette position est requise par à peu près tous les secteurs. Vous pourriez vous retrouver à travailler dans un cabinet médical, un cabinet d'avocats, un bureau du gouvernement ou un petit entrepreneur de quartier. Dans tous les cas, vous vous retrouverez probablement dans un bureau.

Les assistants virtuels sont de plus en plus en demande, il est donc possible que vous puissiez travailler à domicile.

Horaire de travail

Il s’agit presque toujours d’un emploi à temps plein pendant les heures normales de travail, mais la nature de l’entreprise peut exiger un travail le week-end, par exemple si vous êtes employé par une clinique médicale. De plus, les juristes pourraient être amenés à passer de longues heures avant les procès et les délais.

Comment obtenir le travail

OBTENEZ DES RECOMMANDATIONS ÉCLATANTES

Les employeurs qui embauchent une secrétaire ou une assistante administrative recherchent une personne avec laquelle ils peuvent travailler confortablement, qui s'intégrera bien avec les autres employés et à qui on peut faire confiance avec des informations confidentielles. Des lettres de recommandation fortes peuvent démontrer ces qualités.

UTILISEZ VOS RÉSEAUX

Exploitez vos réseaux pour obtenir des pistes sur les offres d'emploi. Contactez les contacts Facebook et LinkedIn, les amis de la famille, les voisins et les anciens employeurs. Dites-leur que vous apprécierez les présentations à toute personne susceptible d’embaucher.

OUVERTURES DE SUIVI

Effectuez une recherche sur Google pour les offres d'emploi avec des mots clés comme assistant administratif, assistant marketing, assistant éditorial, secrétaire médical, secrétaire juridique et assistant de bureau afin de générer des offres d'emploi. De nombreux emplois administratifs seront également publiés dans la section emploi du site Web de votre journal local ou de votre chambre de commerce.

Comparer des emplois similaires

Certains emplois similaires et leur salaire annuel médian comprennent:

• Sténographe judiciaire: $57,150
• Commis à l'information: $34,520
• Transcriptionist médical: $34,770