Contenu du fichier I-9 pour les employés

Le formulaire I-9, Vérification de l'éligibilité à l'emploi, est le formulaire requis par le Département de la sécurité intérieure - Services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS) pour documenter l'admissibilité à un emploi aux États-Unis. En tant qu'employeur, vous devez remplir un formulaire I-9 pour chaque employé que vous embauchez.

Tous les employés, citoyens et non-citoyens, embauchés après le 6 novembre 1986, doivent remplir la section 1 du formulaire I-9 au moment de leur embauche. Il incombe à l’employeur de s’assurer que l’employé remplit bien l’article 1 du formulaire I-9 dans les délais prévus.

L'employeur doit vérifier la vérification de l'emploi et s'assurer que les sections 2 et 3 du formulaire I-9 sont également correctement remplies. Les employeurs doivent remplir la section 2 du formulaire I-9 en examinant des preuves directes (uniquement des documents originaux non expirés) d'identité et d'éligibilité à l'emploi dans les trois (3) jours ouvrables suivant le début de leur emploi.

L'employé doit être physiquement présent et ses documents originaux doivent être revus en personne. L'employé qui examine les documents originaux doit signer la section 2 de l'I-9.

Le formulaire vérifie que vous avez vérifié deux formes d'identification approuvées prouvant que l'employé est légalement autorisé à travailler aux États-Unis.

Les employeurs ou leurs représentants autorisés doivent remplir la section 3 lorsqu'ils revérifient qu'un employé est éligible pour travailler aux États-Unis. Lors de la réembauche d'un employé dans les trois ans suivant la date à laquelle l'I-9 a été complété, les employeurs ont la possibilité de remplir un nouveau formulaire I-9 ou de remplir la section 3.

Périodiquement, vous devez vérifier les formulaires I-9 pour vous assurer de bien avoir rempli un formulaire pour chaque employé. Vous devez vérifier la véracité et l'exhaustivité et conserver les preuves de l'audit et de toute formation reçue par les membres du personnel remplissant ou stockant les I-9.

Emplacement des formulaires I-9 remplis

Pour ces raisons, vous souhaiterez conserver tous les I-9 des employés et la documentation qui les accompagne dans un dossier individuel.

Le gouvernement peut inspecter ces formulaires. Si des employés du gouvernement inspectent vos formulaires I-9, vous ne souhaitez pas leur permettre d'accéder aux dossiers personnels de vos employés et aux informations confidentielles qu'ils contiennent.

Ainsi, dans l'intérêt de la confidentialité des employés et de l'accès restreint, vous souhaitez isoler vos employés I-9 dans un dossier spécifiquement dédié au stockage I-9.

Cela protège la vie privée de vos employés et évite également à l'employeur de devoir éventuellement répondre à d'autres questions soulevées par le contenu du dossier personnel de l'employé. Vous pourriez ouvrir involontairement votre entreprise à une enquête accrue des employés de l'USCIS. Évitez cela.

Enquête sur le dossier I-9 en cours

Selon le US Immigration and Customs Enforcement (ICE), le gouvernement peut inspecter vos I-9: "Le processus d’inspection administrative est lancé par la notification d’un avis d’inspection à un employeur obligeant la production du formulaire I-9.

"En vertu de la loi, les employeurs disposent de trois jours ouvrables au moins pour produire les formulaires I-9. ICE leur demande souvent de fournir des documents justificatifs, qui peuvent inclure une copie de la feuille de paie, une liste des employés actuels, des statuts constitutifs, et licences commerciales."

La tendance actuelle est que ICE intensifie ses efforts d'application. Les employeurs font de plus en plus face à des accusations criminelles portées contre des directeurs, des propriétaires et des membres du personnel des ressources humaines pour avoir omis de remplir et de conserver correctement les formulaires I-9 pour chaque employé. Les entreprises sont de plus en plus condamnées à des amendes importantes.

Les employeurs doivent prendre les formulaires I-9 au sérieux. Sérieusement. Faut-il en dire plus?

Voir le formulaire I-9 actuel et les instructions complètes pour son application au Département de la sécurité intérieure - Services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS).

Aussi connu sous le nom:dossiers des employés, dossiers des employés, dossiers des ressources humaines, documentation