Objet et contenu d'un fichier de paie d'employé

Le fichier de paie des employés est le référentiel de tout ce qui a trait au chèque de paie d'un employé. La création d'un fichier de paie est principalement motivée par la limitation de l'accès au reste des informations confidentielles contenues dans le dossier du personnel.

Le but d'un fichier de paie d'employé

Le fichier de paie permet au personnel de la comptabilité de payer l'employé sans accéder à ses informations confidentielles. Le personnel comptable peut conserver les enregistrements de paie lorsque cela est judicieux pour payer l'employé. Dans les cas où la paie et la comptabilité sont externalisées, il s'agit d'une pratique encore plus recommandée pour les enregistrements de paie de l'employé.

Le fichier de paie limite l’accessibilité aux informations confidentielles sur les employés. Le fichier de paie des employés permet au personnel comptable et financier d’avoir les informations nécessaires pour payer l’employé dans un endroit pratique. L'emplacement doit être sécurisé et hors de portée des autres employés.

Vous devez faire comprendre au personnel de la comptabilité que les informations contenues dans les fichiers de paie sont confidentielles et ne doivent pas être partagées sans la permission du responsable des ressources humaines. Le personnel comptable ne doit pas non plus partager d'informations sur les augmentations d'employés, les promotions, les bonus et toute autre information confidentielle concernant les employés.

Les ressources humaines ne doivent pas surveiller l'accès de la comptabilité aux fichiers de paie des employés. Comme il est recommandé pour les fichiers d’employé associés tels que les dossiers du personnel et les dossiers médicaux, vous devez limiter l’accès au fichier de paie. Seules les personnes ayant besoin d'informations pour faire leur travail doivent en voir le contenu.

Contenu d'un fichier de paie d'employé

Ceci est une liste suggérée de ce qui appartient à un fichier de paie d'employé.

• Lettre d'offre signée par le responsable du recrutement, les ressources humaines et l'employé
• Autorisation de paye signée par les ressources humaines et le responsable du recrutement lorsqu'il existe un contrat de travail
• Formulaire W-4
• Formalités administratives et autorisations relatives à tout avantage salarial impliquant une retenue à la source
• Formulaire d'autorisation de dépôt direct
• Formulaires de comptabilité salariale
• Feuilles de temps hebdomadaires
• Enregistrements horaires, le cas échéant
• Records de fréquentation
• Demandes de remboursement des dépenses, y compris la documentation et les reçus pour les déplacements et autres dépenses autorisées

• Formulaires de remboursement des frais de scolarité et reçus de paiement, livres, etc.
• Formulaires de demande de paiement anticipé
• Documents de prêt de l'entreprise et échéancier de paiement
• Ordonnances de saisie-arrêt et dossiers
• Autorisation de divulgation d'informations privées
• Documents relatifs à chaque augmentation d'employé
• Documents liés à tout bonus, partage des bénéfices ou récompense de reconnaissance
• W-2 formes
• Autorisation pour toute autre opération de paie autorisée par votre entreprise

Aussi connu sous le nomdossiers des employés, dossiers des employés, dossiers des ressources humaines, documentation

Remarque: Susan Heathfield s'efforce de proposer sur ce site des conseils précis, fondés sur le bon sens et éthiques en matière de gestion des ressources humaines, d'employeur et de lieu de travail, mais elle n'est pas avocate. Le contenu du site ne doit pas être interprété comme un conseil juridique. Le site a une audience mondiale et les lois et réglementations du travail varient d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre. Par conséquent, les articles ne peuvent pas être définitifs pour votre lieu de travail. En cas de doute, demandez toujours conseil à un avocat. Les informations sur le site sont fournies à titre indicatif uniquement.