Fonctions des ressources humaines communément externalisées

De manière générale, les ressources humaines (RH) traitent de tout et de tout ce qui concerne les personnes d’une entreprise. Malheureusement, cet état d'esprit peut amener le service des ressources humaines à gérer de nombreuses tâches qui prennent du temps et de l'énergie aux activités des ressources humaines qui apportent la valeur la plus stratégique à l'entreprise.

Par exemple, une fonction RH telle que le développement des talents est essentielle pour permettre à une entreprise d'identifier et de préparer ses futurs dirigeants. Cependant, la gestion de la paie est une tâche davantage axée sur les processus qui peut être externalisée efficacement, libérant ainsi du temps pour les ressources humaines et permettant de répondre aux besoins critiques de la société en matière de ressources humaines.

Il s’agit d’identifier les tâches sur lesquelles les ressources humaines doivent se concentrer pour faire avancer la mission de la société et de déléguer le reste à des prestataires de services extérieurs responsables.

La sous-traitance des ressources humaines s'est accélérée au cours de la dernière décennie et continuera de le faire. La sous-traitance permet aux entreprises de se décharger de tâches qui ne font pas partie de leurs activités principales et permet également de réaliser des économies, a-t-elle déclaré. Certaines entreprises peuvent confier leurs besoins en ressources humaines à une seule entreprise extérieure, mais il est plus courant de céder des fonctions à un éventail de fournisseurs extérieurs.

Alors, comment décidez-vous quoi externaliser et que garder en interne?

Étape 1: Identifier les initiatives clés en matière de ressources humaines

Premièrement, il est important que les ressources humaines abandonnent l’idée selon laquelle tout le monde peut bénéficier de tout. Définissez le rôle stratégique des ressources humaines dans votre entreprise. Retournez à la base et écrivez quelques bonnes responsabilités à l'ancienne en matière de ressources humaines.

Concentrez-vous sur la manière dont les ressources humaines orientent la mission globale de l’entreprise. Décidez quelles tâches RH sont spéciales pour votre entreprise et importantes pour la culture.

Étape 2: Déterminez quelles fonctions peuvent être externalisées

Tous les rôles actuellement gérés par les ressources humaines qui ne relèvent pas de la position privilégiée que vous avez définie doivent être pris en compte pour la sous-traitance. Il existe de bonnes entreprises de sous-traitance capables de gérer efficacement des activités telles que la réinstallation, la dotation temporaire, la vérification des antécédents et le dépistage de drogue. Bien que ces processus soient très importants pour le fonctionnement de l'entreprise, ils ne déterminent pas la mission stratégique de l'organisation.

Même une fonction critique telle que la conformité réglementaire doit être envisagée pour la sous-traitance. La conformité des ressources humaines nécessite une attention constante pour se tenir au courant des dernières réglementations et décisions légales. La plupart des départements des ressources humaines ne disposent pas de ce type d’expertise.

La sous-traitance auprès d'un spécialiste peut fournir une assurance supplémentaire contre les pénalités financières et la mauvaise publicité résultant de gaffes de conformité, comme le fait de ne pas classer correctement les entrepreneurs indépendants, par exemple.

Étape 3: Créer une équipe de spécialistes internes et externes

Une entreprise qui fait appel à des spécialistes externes pour compléter le talent de son personnel forme une solide équipe de professionnels des ressources humaines. À l'ère de la gestion allégée, la plupart des départements des ressources humaines ne pourront pas faire appel à un expert en personnel pour gérer chaque problème de ressources humaines.

Étape 4: Trouvez un partenaire de confiance ou des partenaires

Vous craignez de compromettre la qualité si vous externalisez certaines fonctions des ressources humaines? Vous pouvez garder le contrôle de fonctions RH importantes et aider les ressources humaines à devenir un acteur plus efficace, mais vous devez rechercher des partenaires de confiance. Fais tes devoirs.

Comparez les avantages, les coûts associés et les approches de différentes entreprises. Effectuez une vérification des antécédents pour vous assurer que la réputation de la sous-traitance est solide. Assurez-vous que le Bureau d'éthique commerciale accrédite l'entreprise et parlez à d'autres entreprises qui l'ont utilisée. Lisez toutes les propositions attentivement. Assurez-vous de bien comprendre la valeur que vous recevrez en faisant affaire avec un fournisseur particulier.

Étape 5: Explorer une solution plug-and-play

L'une des options d'impartition qui fonctionne pour certaines entreprises consiste à faire appel à un groupe d'achats (GPO). Un objet de stratégie de groupe donne accès à des contrats préalablement négociés et qualifiés avec des entreprises de recrutement, des fournisseurs de services gérés et autres. Cet arrangement peut constituer un guichet unique pratique, efficace et économique pour une gamme de services externalisés en ressources humaines.

Les entreprises évitent le temps et les efforts nécessaires pour négocier et gérer plusieurs contrats. Le GPO sélectionne les meilleurs fournisseurs, tire parti des relations pour obtenir des contrats concurrentiels et aide une entreprise à sécuriser les ressources dont elle a besoin.

La majorité du marché des GPO aux États-Unis est axée sur les achats de soins de santé. Les principaux GPO de ce secteur effectuent des achats de plus de 200 milliards de dollars par an pour leurs clients des hôpitaux et des secteurs connexes.

Il n’existe pas de statistiques fiables sur la taille du marché des GPO d’entreprise, qui est plus récent, plus petit et plus fragmenté, et qui est généralement davantage axé sur les achats que sur l’externalisation des ressources humaines. Selon une étude réalisée en 2011 par le site média d'achat, Spend Matters, 15 à 20% des entreprises Fortune 1000 utilisent désormais un GPO, et 85% de ces entreprises ont déclaré avoir réalisé des économies de 10% ou plus.

Étape 6: Envisager une externalisation complète des ressources humaines

Pour certaines entreprises, il peut être judicieux de considérer une organisation patronale professionnelle (PEO). Un PEO prend en charge l’ensemble des fonctions de ressources humaines d’une entreprise en embauchant littéralement ses employés et en devenant leur employeur officiel aux fins de la fiscalité et de l’assurance. La pratique est connue sous le nom de co-emploi ou co-emploi.

Grâce à un PEO, les employés des petites entreprises ont accès aux avantages sociaux tels que les régimes 401 (k); assurance santé, dentaire, vie et autre; soins dépendants et autres avantages généralement fournis par les grandes entreprises. Selon l'Association nationale des organisations professionnelles d'employeurs (NAPEO), environ 250 000 entreprises utilisent des PEO.

Externaliser ceci et non cela

Il n'y a pas de livre de recettes pour l'externalisation des ressources humaines. Les fonctions qui restent à l’interne et qui sont sous-traitées à un spécialiste externe dépendent du type d’entreprise, de ses priorités stratégiques et du rôle que les ressources humaines jouent dans la réalisation de ces priorités.

Voici les fonctions RH les plus communément externalisées:

• Recrutement à haut volume
• Dotation temporaire
• Vérification des antécédents et dépistage de drogue
• Déménagement
• Paie
• Administration des avantages
• encadrement
• Création / mise à jour des manuels des employés et des manuels de politiques
• Développement / mise en œuvre de programmes de compensation
• Rédaction et mise à jour de plans d'action affirmatifs
• Dispenser une formation au harcèlement sexuel
• Conformité des entrepreneurs indépendants

Ces initiatives de ressources humaines ont tendance à rester en interne:

• Relations avec les employés
• Conception et livraison de la compensation
• Le développement du talent
• Planification de la capitale
• Planification de la relève
• Stratégie RH
• Gestion de la performance
• Développement de l'organisation
• Recrutement
• Direction du département RH

L'externalisation de certaines, voire de toutes les fonctions des ressources humaines est un concept éprouvé et largement appliqué par les entreprises de toutes tailles. La sous-traitance permet à une entreprise de se concentrer sur les activités de ressources humaines ayant la valeur la plus stratégique, tout en réalisant des économies et en bénéficiant de l'expertise spécialisée d'entreprises externes.