Qu'est-ce qu'un chèque de paie et pourquoi votre fiche de paie est-elle importante?

Un chèque de paie est un chèque émis par un employeur afin de respecter l'engagement d'indemnisation pris par celui-ci envers l'employé lors de son embauche. Le chèque de paie est généralement émis toutes les deux semaines, bien que certains employeurs l’émettent chaque semaine ou tous les mois.

Les employés salariés ou exemptés reçoivent généralement 26 chèques de paie par an, avec une rémunération versée en versements égaux. Dans une organisation entièrement salariée, la saisie du temps ou des horloges sont rarement nécessaires. L'hypothèse est que chaque employé gagne le salaire qu'il est en train de recevoir.

Les organisations dont les employés exemptés et non exemptés exigent généralement que les employés remettent des cartes de pointage pour aider la comptabilité de la paie dans le suivi du temps des employés. Les employés exonérés accordent 40 heures moins tout congé payé. Selon la Fair Labor Standards Act (FSLA), les employés non exemptés, à qui il est souvent demandé d'indiquer l'heure exacte, calculent le nombre exact d'heures travaillées.

Retenue de la paie

Lorsqu'il émet le chèque de paie à un employé, l'employeur est légalement tenu de retenir un certain pourcentage de l'indemnisation pour payer l'impôt sur le revenu et la sécurité sociale. L’employeur envoie régulièrement le montant retenu, ainsi que la sécurité sociale supplémentaire payée par l’employeur, à l’I.R.S. Cela donne le I.R.S. une comptabilité de ce que vous avez été payé et combien d'argent a été retenu.

Quand le temps des impôts arrive, l’I.R.S. pouvez comparer votre déclaration de revenus avec les données qu’elle a reçues de votre employeur.

L'employeur peut retenir des sommes supplémentaires sur le chèque de paye lorsque l'employé est tenu de payer une partie du régime d'avantages sociaux. Payer une partie du coût de l'assurance maladie en est un exemple. De plus, les employeurs doivent retenir les salaires pour se conformer à la saisie-arrêt des salaires ordonnée par un tribunal.

Objet et contenu du talon de chèque de paie

Un talon de chèque de paie est également appelé talon de paie, fiche de paie ou état des résultats. C'est la partie du chèque de paie qui documente le montant d'argent payé par les employés. Elle est généralement attachée au chèque de paie des employés avec une page perforée.

Lorsque l'employé dépose ou encaisse le chèque de paie, il peut facilement détacher le talon du chèque de paie à des fins de conservation des dossiers personnels. Les talons de chèque de paie fournissent les détails de la paye de l'employé et les retenues exactes qui ont été effectuées au cours de chaque période de paie de l'année.

Les retenues sur la paie dépendent de la situation de chaque employé et des offres d'avantages de l'employeur. Les informations suivantes sont disponibles sur les talons de chèque de paie ou par voie électronique:

• Date de début et date de fin de la période de paie
• Salaire brut: Le montant que l'employé a été payé avant que l'employeur prenne des déductions.
• Salaire net: montant que l’employé reçoit après déduction des retenues par l’employeur.
• Impôts fédéraux retenus
• État des impôts retenus
• Taxes locales retenues le cas échéant. De nombreuses zones locales ne facturent pas de taxes.
• Déductions d'assurance
• Déduction Medicare
• Déduction de la sécurité sociale
• Retraite, pension ou cotisation à un régime 401 (k)
• Saisies de salaire

Le talon de chèque de paie peut également inclure des informations telles que le total cumulatif des salaires bruts et nets et des déductions.

Le chèque de paie comme outil de communication

De nombreux employeurs utilisent le chèque de paie comme outil de communication. Le talon de chèque de paie indique souvent à l'employé combien de vacances, de maladie ou de congés payés ont été accumulés au cours de cette période de paie. Il peut offrir une comptabilisation cumulative des congés utilisés par l’employé.

Les employés recevant traditionnellement leur salaire dans une enveloppe, des rappels, des mises à jour et des bulletins d’information ont été régulièrement insérés dans l’enveloppe du salaire. Ce type de communication est devenu rare car les employeurs exigent le plus souvent que les employés maintiennent un compte sur lequel le chèque de paie est directement déposé sur chaque jour de paie.

Les informations communiquées sur le talon de chèque de paie sont maintenant visibles dans votre compte en ligne et sur votre site Web d'avantages internes. Bien que certains employeurs aient initialement fourni un talon de chèque de paie traditionnel lors de leur transition vers le monde en ligne, rares sont ceux qui le font maintenant.

De nombreuses organisations utilisent un fournisseur tiers tel qu'ADP pour traiter les chèques de paie des employés. Les employés ont accès à leurs enregistrements sur le site Web d'un tiers. Les sous-traitants sont des experts en matière de production de chèques de paie, de sorte que les entreprises sous-traitent souvent cette fonction.

Saisie-arrêt salariale

La saisie-arrêt est le processus consistant à prendre de l'argent sur le chèque de paie d'un employé pour rembourser une dette que celui-ci doit. La saisie-arrêt est généralement le résultat d'une décision de justice ou d'une perception fiscale. L'employeur est tenu de coopérer avec une ordonnance de saisie-arrêt de salaire.

Lorsque le salaire est saisi, l’employé fait déduire le montant de son dû jusqu’à ce que la dette soit payée ou jusqu’à ce que l’employé prenne d’autres dispositions pour le rembourser.

Certaines limitations sur la saisie-arrêt existent. Dans la plupart des cas de saisie-arrêt de salaire, 50% du salaire de l’employé correspond à la limite de saisie-arrêt pour pension alimentaire si l’employé a un autre conjoint ou un autre enfant à sa charge. Sans conjoint ou autre enfant, la limite est portée à 60% et 5% supplémentaires peuvent être déduits pour les arriérés de paiement.

Différents États ont leurs propres directives en matière de saisie-arrêt de salaire. Ces directives peuvent limiter les raisons pour lesquelles le salaire d'un employé peut être saisi. Ils peuvent stipuler une saisie-arrêt maximale différente de la loi fédérale. Ils peuvent exempter les employés de la saisie-arrêt en raison de certaines responsabilités en matière de pension alimentaire pour enfants et d'autres restrictions.

Parce que les employeurs doivent suivre les directives légales en matière de saisie-arrêt, ils doivent connaître les lois en vigueur en matière de saisie-arrêt dans leur État. Étant donné que les employeurs sont souvent confrontés à plusieurs ordonnances de saisie-arrêt pour un employé particulier, il est essentiel de connaître le montant maximal pouvant être déduit du salaire de cet employé. Comprendre l'ordre dans lequel les créanciers doivent être payés est également important.

Par exemple, si un employé était saisi pour des taxes fédérales, des taxes d'État et des dettes de carte de crédit, l'employeur paierait dans cet ordre jusqu'à ce que le pourcentage maximum soit atteint.

La saisie-arrêt survient le plus souvent pour ces engagements impayés mais dus:

• Pension alimentaire
• Prêts étudiants
• Taxes fédérales, étatiques et locales

Un employeur est informé des exigences de la saisie-arrêt par le biais d'un document juridique ou d'une ordonnance du tribunal dans les délais stipulés dans la saisie-arrêt. Les employeurs informent souvent leurs employés de l’arrivée d’une ordonnance de saisie-arrêt. Cela permet à l'employé de planifier la réception d'un montant réduit de rémunération dans son chèque de paie.