Pourquoi la communication est importante dans la gestion du changement

Vous ne pouvez pas sur-communiquer lorsque vous demandez à votre organisation de changer. Chaque dirigeant qui a dirigé avec succès un effort de gestion du changement exprime le besoin de trop communiquer pendant une expérience de changement et fait cette déclaration rétrospectivement.

Il n'existe aucune organisation dans laquelle les employés sont totalement satisfaits de la communication. La communication est l'un des problèmes les plus difficiles dans les organisations. Les employés se plaignent le plus souvent de ce domaine lors des changements organisationnels et des opérations quotidiennes. La raison?

Une communication efficace requiert quatre composants qui s’interfonctionnent parfaitement pour créer un sens partagé, une définition favorite de la communication.

• La personne qui envoie le message doit présenter le message de manière claire et détaillée et rayonner intégrité et authenticité.
• La personne qui reçoit le message doit décider d'écouter, poser des questions pour plus de clarté et faire confiance à l'expéditeur du message.
• Le mode de livraison choisi doit être adapté aux circonstances et aux besoins de l'expéditeur et du destinataire.
• Le contenu du message doit résonner et se connecter à un certain niveau avec les croyances existantes du destinataire. Il doit contenir les informations que l'employé veut entendre. Il doit répondre aux questions les plus chères et les plus soucieuses des employés.

Avec tout ce qui se passe dans la communication, il est étonnant que les organisations le fassent jamais bien. Heureusement, les praticiens de la gestion du changement ont formulé de nombreuses suggestions sur la manière de bien communiquer lors de tout changement organisationnel.

Recommandations sur la communication pour une gestion efficace du changement

Développez un plan de communication écrit pour vous assurer que tout ce qui suit se produit dans votre processus de gestion du changement.

• Communiquez régulièrement, fréquemment et par le biais de plusieurs canaux, notamment la parole, l'écriture, la vidéo, la formation, les groupes de discussion, les babillards électroniques, les réseaux intranet, etc., à propos du changement.
• Communiquez tout ce que vous savez sur les modifications, aussi rapidement que l'information est disponible. Indiquez clairement que votre préférence va à la communication instantanée, de sorte que certains détails peuvent changer ultérieurement. Dites aux gens que votre autre choix est de maintenir toute la communication jusqu'à ce que vous soyez sûr des décisions, des objectifs et des progrès, ce qui est catastrophique pour une gestion efficace du changement.

• Donnez suffisamment de temps aux personnes pour poser des questions, demander des éclaircissements et formuler des commentaires. Si vous avez déjà fait partie d'un scénario dans lequel un chef de file a présenté des modifications à un grand groupe via des transparents de rétroprojection, puis s'est enfui, vous savez quelles sont les mauvaises nouvelles pour l'intégration des modifications. Les gens doivent se sentir impliqués dans le changement. L'implication crée l'engagement - rien d'autre n'est aussi important lors d'un processus de changement.
• Communiquez clairement la vision, la mission et les objectifs de l'effort de gestion du changement. Aidez les gens à comprendre comment ces changements les affecteront personnellement. Si vous ne vous aidez pas dans ce processus, les gens inventeront leurs propres histoires, généralement plus négatives que la vérité.

• Reconnaissez que la vraie communication est une conversation. C'est à double sens, et une vraie discussion doit en découler. Ce ne peut pas être juste une présentation.
• Les leaders du changement ou les sponsors doivent passer du temps à converser en tête-à-tête ou en petits groupes avec les personnes qui sont censées effectuer les changements.
• Communiquez les raisons des changements de manière à ce que les gens comprennent le contexte, le but et le besoin. Les pratiquants ont appelé cela «la construction d'un cadre conceptuel mémorable» et «la création d'un cadre théorique pour soutenir le changement».

• Ne répondez aux questions que si vous connaissez la réponse. Les dirigeants détruisent leur crédibilité lorsqu'ils fournissent des informations incorrectes ou semblent trébucher ou se retourner contre eux lorsqu'ils fournissent une réponse. Il vaut bien mieux dire que vous ne savez pas et que vous allez essayer de le savoir.
• Les dirigeants doivent écouter. Évitez la défensive, les excuses et les réponses trop rapidement. Agissez avec réflexion.
• Faites en sorte que les dirigeants et les sponsors de changement soient disponibles, quotidiennement si possible, pour se mêler aux autres sur le lieu de travail.
• Organisez des ateliers et des forums interactifs dans lesquels tous les employés peuvent explorer les changements ensemble tout en apprenant plus. Utilisez la formation comme une forme de communication interactive et comme une opportunité pour les personnes d’explorer en toute sécurité de nouveaux comportements et idées sur le changement et la gestion du changement. Tous les niveaux de l'organisation doivent participer aux mêmes sessions.

• La communication devrait être proactive. Si la rumeur est déjà en marche, l’organisation a attendu trop longtemps pour communiquer.
• Donner aux personnes la possibilité de nouer des contacts, de manière formelle et informelle, afin de partager des idées sur le changement et la gestion du changement.
• Examinez publiquement les mesures en place pour suivre les progrès accomplis dans la gestion du changement et les efforts de changement.
• Faire connaître les récompenses et la reconnaissance des approches positives et des réalisations dans les changements et la gestion du changement. Célébrez publiquement chaque petite victoire.