Formulaire d'éligibilité à l'emploi I-9

Lorsqu'ils sont embauchés pour un nouvel emploi, les employés doivent prouver qu'ils sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis. Dans le cadre de la paperasse pour les nouveaux employés fournie par leur employeur, un nouvel employé doit remplir un formulaire I-9. Ce document est la méthode acceptée par les employés pour vérifier leur admissibilité à travailler aux États-Unis.

Qu'est-ce qu'un formulaire I-9?

Lorsque les employeurs embauchent de nouveaux employés, ils doivent vérifier l'identité de chaque nouvel employé et son admissibilité au travail. Un formulaire d’admissibilité à l’emploi (I-9) est un formulaire créé par le secteur des services de la citoyenneté et de l’immigration des États-Unis (USCIS) du Department of Homeland Security (DHS), qui doit être rempli pour chaque employé embauché aux États-Unis. vérifier l'identité d'un employé et déterminer s'il est éligible pour commencer à travailler pour l'entreprise. Assurez-vous que vous utilisez la dernière version de l'I-9, qui a été révisée à compter du 17 juillet 2017.

Lorsque les formulaires d'admissibilité à l'emploi sont remplis

Un formulaire d'admissibilité à l'emploi (I-9) doit être rempli pendant le processus d'embauche pour tous les nouveaux employés. L'employeur doit vérifier les documents d'admissibilité et d'identité de l'employé et enregistrer les informations sur le document sur le formulaire I-9 dans les trois jours de son emploi.

Les employeurs qui ne remplissent pas et ne conservent pas les formulaires I-9 pour chaque nouvel employé peuvent être passibles d'amendes ou d'autres conséquences juridiques du ministère du Travail. Les employés doivent présenter des documents originaux, et non des photocopies, de documents prouvant qu’ils sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis. À titre exceptionnel, un employé peut présenter une copie certifiée conforme de son acte de naissance.

Origine du I-9

La loi de 1986 sur la réforme et le contrôle de l'immigration (IRCA) a déclaré les employeurs américains juridiquement responsables de la vérification de l'éligibilité à l'emploi requise pour tous les nouveaux employés. Bien que le formulaire I-9 ne soit pas requis pour les volontaires ou les employés sous contrat, les ressortissants étrangers munis d'un visa de travail sont tenus de remplir le formulaire.

Si un employé est incapable de lire ou d'écrire en anglais, le formulaire permet à un traducteur ou à un préparateur juridique de le remplir pour son compte. Depuis octobre 2004, le processus de vérification I-9 peut être complété électroniquement.

Documentation requise pour prouver l'admissibilité au travail

En plus de vos informations personnelles de base, lorsque vous remplissez un formulaire I-9, vous devez fournir au moins un des formulaires approuvés pour prouver votre identité et votre admissibilité à travailler aux États-Unis. La documentation comprend généralement un type de pièce d'identité avec photo. et la confirmation du statut juridique dans le pays et sera utilisé comme un contre-contrôle.

Documents I-9 acceptables

Il existe trois catégories de documents que vous êtes autorisé à soumettre. Les employés sont tenus de présenter soit l'un des documents de la liste A, soit l'un des documents de la liste B, et l'un des documents de la liste C.

Liste A (Documents établissant l'identité et l'admissibilité à l'emploi)

• Passeport des Etats-Unis
• Carte de résident permanent ou carte de réception de l'enregistrement des étrangers (I-551)
• Carte de résident temporaire (I-688)
• Document d'autorisation d'emploi (I-766, I-688B ou I-688A)
• Passeport étranger avec tampon temporaire I-551
• Pour les étrangers autorisés à travailler uniquement pour un employeur spécifique, passeport étranger avec le formulaire I-94 autorisant le travail avec cet employeur

Liste B (documents qui établissent l'identité seulement)

• Permis de conduire délivré par un État ou une possession éloignée
• Carte d'identité délivrée par un État ou une possession éloignée
• Document tribal amérindien
• Permis de conduire canadien ou carte d'identité avec photo (pour les étrangers canadiens autorisés à travailler uniquement pour un employeur spécifique)
• Carte d'identité scolaire avec une photographie
• Carte d'inscription d'électeur
• Carte militaire américaine ou brouillon
• Carte d'identité d'un militaire à charge

Liste C (Documents établissant uniquement l'admissibilité à l'emploi)

• Numéro de compte de la sécurité sociale sans restriction d'emploi
• Original ou copie certifiée conforme d'un acte de naissance avec un sceau officiel délivré par un organisme gouvernemental local ou
• Certificat de naissance à l'étranger
• Carte d'identité de citoyen américain
• Document tribal amérindien
• Formulaire I-94 autorisant l'emploi chez cet employeur (pour les étrangers autorisés à travailler uniquement pour un employeur spécifique)
• Rapport consulaire sur les naissances à l'étranger (formulaire FS-240)

Quand n'avez-vous pas besoin de remplir un formulaire I-9?

Depuis l'entrée en vigueur de la loi le 6 novembre 1986, la plupart des travailleurs rémunérés sont tenus de soumettre les formulaires I-9. Cependant, il existe quelques exceptions à la règle. Vous n'avez pas besoin d'un formulaire I-9 si vous:

• Ont été embauchés le 6 novembre 1986 ou avant et conservent leur emploi, dans l'espoir de rester avec votre entreprise à l'avenir.
• Vous êtes embauché pour des "travaux ménagers occasionnels", tels que garder, faire du ménage ou nettoyer, dans une maison privée, de manière intermittente.
• Vous êtes un entrepreneur indépendant.
• Vous ne travaillez pas physiquement aux États-Unis.

Pas de documentation I-9?

Un employé qui omet de produire le document requis ou un reçu pour un document de remplacement (dans le cas de documents perdus, volés ou détruits) peut être résilié dans les trois jours ouvrables suivant le début de l'emploi. Un employé qui présente un reçu pour remplacement dispose de 90 jours pour présenter les documents de remplacement.

Si vous devez obtenir une copie de votre documentation, vous pourrez peut-être la demander en ligne.

Processus de revérification de formulaire I-9

Les formulaires I-9 de Citoyen américain sont valables indéfiniment, sauf si un écart d’emploi supérieur à un an se produit. Les ressortissants étrangers titulaires d'un visa de travail ou d'étudiants et les visiteurs en échange doivent voir leur I-9 revérifié à chaque prolongation ou à l'expiration du visa après la délivrance d'un nouveau permis de travail.

Les formulaires I-9 doivent être conservés par l’employeur pendant trois ans à compter de la date de début du service ou un an après la cessation de son emploi, la date la plus tardive étant retenue.

Clauses antidiscrimination

La législation IRCA en charge de l'I-9 comprend également des clauses anti-discrimination. En vertu de l’IRCA, les citoyens américains, les résidents permanents et les demandeurs d’asile légalement autorisés à travailler aux États-Unis ne peuvent être ni licenciés ni licenciés de force en raison de leur origine ou de leur nationalité. De plus, les employeurs doivent accepter n'importe lequel des documents susmentionnés pour le formulaire I-9, à condition que les documents soient des originaux ou des copies certifiées conformes. L'IRCA est exécutoire pour tous les employeurs de trois travailleurs ou plus.

Vérification par l'employeur des informations I-9

Les employeurs peuvent vérifier en ligne les informations I-9 d'un employé pour éviter des amendes ou des pénalités en utilisant le système E-Verify. Il s'agit d'un service en ligne fourni par le gouvernement fédéral qui compare les informations du formulaire I-9, Vérification de l'éligibilité à l'emploi, d'un employé à des informations provenant des enregistrements du département américain de la Sécurité intérieure et de la Sécurité sociale pour confirmer l'éligibilité à l'emploi. Le numéro de sécurité sociale de l'employé est requis pour effectuer une vérification à l'aide de E-Verify, et le système ne peut pas être utilisé pour revérifier une autorisation d'emploi expirée.

Pénalités pour les employeurs qui embauchent des travailleurs non autorisés

Les employeurs qui engagent des travailleurs non autorisés peuvent être condamnés à une amende de 250 à 5 000 dollars par travailleur, selon la gravité de la situation. Si une entreprise a été reconnue coupable de trois infractions ou plus, les sanctions peuvent aller jusqu'à 10 000 dollars par travailleur illégal ou plus, et jusqu'à six mois de prison pour l'employeur. Le fait d'accepter des documents frauduleux peut également amener une entreprise à payer entre 375 et 3 200 dollars pour la première infraction et à doubler cette dernière par document pour des événements supplémentaires.

Enfin, les employeurs peuvent être condamnés à une amende ou à d’autres conséquences pour discrimination fondée sur la citoyenneté, l’origine nationale, la fraude ou le rejet de documents, ou des représailles.

Les informations contenues ne constituent pas des conseils juridiques et ne sauraient se substituer à ces conseils. Les lois des États et les lois fédérales changent fréquemment et les informations peuvent ne pas refléter les lois de votre État ou les modifications les plus récentes.