10 habitudes des chefs de projet qui réussissent

Pourquoi certains chefs de projet introduisent-ils leurs projets dans les délais, dans les budgets et avec des clients satisfaits, alors que d'autres ont des difficultés? Examinons les dix habitudes que partagent les gestionnaires de projets très performants à découvrir.

Ces habitudes sont mentionnées à maintes reprises dans les évaluations de performances et les revues de fin de projet lorsque le client, l'équipe ou le sponsor offre des informations en retour au chef de projet.

Vous n’avez pas besoin de dix années d’expérience pour réussir chaque fois. En modifiant vos habitudes et en vous perfectionnant, vous pouvez considérablement améliorer les chances de réussite de votre projet et vous permettre de passer moins de temps au stress.

Utiliser la bonne équipe

Les gestionnaires de projet les plus efficaces et les plus performants connaissent les capacités des membres de leur équipe. Cela signifie qu'ils peuvent attribuer le bon travail aux bonnes personnes.

L'utilisation de la mauvaise ressource pour une tâche peut être plus longue ou être mal exécutée. Il est utile de connaître les forces et les faiblesses des personnes qui travaillent avec vous afin de pouvoir les affecter au mieux à des tâches liées au projet.

Gérer les problèmes du projet

Tous les projets rencontrent des problèmes de temps en temps. Les chefs de projet qui réussissent ne laissent pas les inquiéter. Ils connaissent les processus de gestion des problèmes et savent comment gérer les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent.

Vous pouvez faire cela aussi. Une fois que vous saurez évaluer un problème lié à un projet, vous constaterez que la gestion de problèmes devient une habitude facile à intégrer à votre routine hebdomadaire. Réservez un peu de temps chaque semaine pour consulter votre journal des problèmes et vous constaterez qu’il est facile de rester au courant des problèmes de gestion.

Faire face aux changements

Les projets sont conçus pour changer les choses, mais ce genre de changement se produit chez les autres! Il est plus difficile de gérer les changements qui s’adressent directement à l’équipe du projet, en perturbant le calendrier détaillé du projet et en créant de nouveaux travaux ainsi que toute une pile de mises à jour de la documentation.

Les chefs de projet qui réussissent ont un processus de gestion du changement qu’ils suivent. Suivre les étapes définies facilite la transformation d’une action en habitude, car elle est structurée et répétitive.

Le processus de gestion du changement ressemble à ceci:

• Recevoir des informations sur le changement.
• Évaluez le changement.
• Établissez combien de travail il faudrait faire le changement.
• Préparez une recommandation indiquant si cela vaut la peine d'aller de l'avant.

Une fois que vous avez préparé une recommandation, demandez à votre parrain de prendre une décision quant à l’intégration ou non du changement. Vous pouvez approuver vous-même certains petits changements, dans la mesure où ils relèvent de vos compétences et de vos niveaux d'autorité. Les chefs de projet qui ont du succès savent que faire face aux changements fait partie du travail et ils ont un plan pour les gérer au fur et à mesure qu'ils se présentent.

Gérer les coûts du projet

Il est très probable que votre projet engendre des coûts, même si vous n’avez pas vous-même le plein contrôle des cordons de votre bourse. Être capable de gérer des éléments financiers sous votre contrôle doit être une habitude. Si vous ne vous en approchez pas régulièrement et régulièrement, vous constaterez que le travail devient tellement énorme qu’il est impossible de réussir.

Les gestionnaires de projets fantastiques maîtrisent les dépenses avec des systèmes de classement qui fonctionnent pour les factures, les devis et les devis. Prenez l’habitude d’utiliser votre logiciel de budgétisation (même s’il ne s’agit que d’un tableur).

Vous ne pouvez pas gérer les coûts de votre projet avant d’avoir un plan de ce que vous allez dépenser. Lisez ceci sur la façon de créer un budget de projet afin de pouvoir commencer.

Construction d'équipe

L’équipe de projet ne travaillera peut-être pas directement pour vous. Alors, pourquoi le teambuilding fait-il partie des habitudes des gestionnaires de projets performants? C’est parce que votre équipe doit travailler efficacement et que les personnes impliquées dans le projet doivent rapidement se faire confiance. Vous obtenez cela en construisant l'équipe. Méfiez-vous des situations où votre équipe est en train de s'effondrer. L'intimidation, en particulier, est inacceptable.

Comprendre les processus

La sixième habitude des chefs de projet très performants est de comprendre les processus qui existent dans leur sphère de contrôle. Cela signifie qu'ils savent quelles procédures de travail doivent être suivies. Ils ne perdent pas de temps à essayer de savoir comment rédiger une analyse de rentabilisation, car ils savent qu’il existe une procédure à cet effet et qu’ils peuvent suivre les étapes.

Les chefs de projet les plus performants ne sont pas des esclaves à traiter. Ils savent quand la bonne chose à faire est de suivre le processus. Ils savent quand il vaut mieux le modifier légèrement pour faciliter la tâche à tous. Un exemple de cela serait de supprimer la bureaucratie d'un petit projet en adaptant les processus en conséquence.

Mise à jour de l'horaire

Les calendriers des projets ne doivent pas être laissés au hasard. Les chefs de projet les plus performants prendront l'habitude de vérifier régulièrement leurs calendriers et de les mettre à jour.

Il existe de nombreuses façons de suivre les progrès de votre projet. La chose la plus importante est que vous le fassiez. Si vous avez du mal à vous approprier cette habitude, organisez une brève réunion dans votre agenda avec vous-même et votre emploi du temps une fois par semaine. Utilisez la même heure chaque semaine et prenez 30 minutes pour voir où vous êtes et où vous devez être. Apportez les modifications nécessaires, informez l'équipe et poursuivez le projet.

Si les changements apportés à votre calendrier ont une incidence sur la date de fin du projet ou sur la date de livraison des jalons principaux, parlez-en à votre sponsor. Vous ne devez pas modifier les principes fondamentaux de votre plan de base sans passer par un processus d’approbation officiel.

Gérer les risques du projet

Savoir quoi inclure dans votre registre des risques est une chose, mais le réviser habituellement et agir sur les risques présentés en est une autre. Il ne suffit pas d’utiliser le début de votre projet pour identifier les risques et ne plus y penser. La gestion des risques doit faire partie des habitudes de vos projets car sans cela, vous constaterez que les risques se transforment en problèmes et créent des problèmes pour vous.

C’est un autre domaine où les processus standard et la réservation d’un créneau régulier pour procéder à une analyse des risques peuvent être utiles. Vous pouvez l'inclure dans les réunions de votre équipe. Prenez l'habitude de revoir vos risques avec l'équipe, de fermer ceux qui ne sont plus une menace et de planifier des actions pour ceux que vous souhaitez atténuer.

Temps de suivi

Les gestionnaires de projet en savent beaucoup sur la gestion du temps de projet, mais cela relève généralement du domaine de la planification et de la planification. Ce dont nous parlons, c’est le suivi du temps de façon plus régulière et quotidienne. Nous parlons de feuilles de temps.

Les équipes de projet ne souhaitent souvent pas utiliser les feuilles de temps si elles ne l’ont pas encore fait. De nombreux outils logiciels de gestion de projet ont un suivi du temps inhérent au produit. Cela peut faciliter l'introduction du passage au suivi du temps en équipe.

Que vous suiviez ou non le temps de votre équipe (ce qui est recommandé), il est important que vous sachiez où va votre temps dans une journée. Vous devriez prendre l'habitude de noter comment vous passez votre temps. Cela vous aidera à comprendre si vous passez du temps sur les tâches prioritaires du projet. Vous pourriez penser que vous l'êtes, mais l'êtes-vous? Les feuilles de temps ou l'enregistrement de temps d'une forme quelconque aideront, même s'il s'agit simplement d'un journal horaire sur un bloc-notes.

Apporter un changement dans les affaires

Enfin, l'habitude qui fait le succès des chefs de projet est leur capacité à assimiler les résultats du projet aux résultats de l'entreprise. Si les utilisateurs n’utilisent pas votre produit ou si le logiciel tombe rapidement à l’heure actuelle ou si les clients ne sont pas aussi étonnés que vous, votre projet a été une perte de temps.

Les équipes de projet les plus performantes s’assurent de bien connaître les résultats de l’entreprise qu’elles visent. Ils construisent une solution qui apporte ce changement commercial de manière durable. Ce qu’ils livrent à la fin du projet est pleinement utilisé et totalement adopté par le client. C’est un succès car il a été conçu pour être un succès dès le début.

Comprendre les objectifs de l'entreprise est un critère essentiel pour tout chef de projet qui souhaite avoir un impact sur les clients et les parties prenantes. Si vous pouvez montrer que vous avez livré quelque chose de valeur, il est facile de démontrer l’impact que vous avez et la valeur que vous apportez à la société.

Prenez l'habitude de demander à vos parties prenantes quelle valeur commerciale elles attendent et comment elles souhaitent utiliser tout ce que votre projet leur apporte. Parlez-leur de la façon dont ils définissent le succès. Vous pouvez intégrer cela dans un processus répétable au début de chaque projet.