Vue d'ensemble et fonctions du poste de réceptionniste juridique

Les réceptionnistes juridiques sont les gardiens d'un cabinet d'avocats ou d'un département juridique. Ils travaillent à la réception dans le hall du cabinet d’avocats ou dans la salle d’attente, accueillant les clients et les visiteurs et répondant aux appels entrants. Étant donné que la réceptionniste est souvent la première personne avec laquelle les clients et les visiteurs interagissent, elle est importante pour l'image de l'entreprise et doit être soignée, professionnelle et articulée.

Ce travail est un excellent moyen de percer dans le domaine juridique car les réceptionnistes peuvent travailler dans des cabinets d’avocats, des bureaux gouvernementaux, des départements juridiques d’entreprise, des lieux d’intérêt public et des palais de justice. ou des cabinets d'avocats. Ceux qui excellent sont souvent promus à d'autres postes au sein de l'entreprise, tels que superviseur de réceptionniste juridique, secrétaire juridique ou parajuriste. Les réceptionnistes juridiques ont également la possibilité de nouer des contacts avec tous les niveaux du personnel du cabinet d’avocats - du personnel de la salle de copie aux partenaires principaux - ainsi que les clients, les avocats de la partie adverse, les vendeurs légaux et autres visiteurs.

Job Duties

Les tâches du réceptionniste juridique varient selon le milieu de travail et le type de pratique. Dans les bureaux plus petits, la réceptionniste juridique peut également jouer le rôle de secrétaire juridique pour un ou plusieurs avocats. Les tâches typiques de la réceptionniste juridique comprennent:

• Accueillir les clients et les visiteurs et répondre aux demandes des visiteurs
• Répondre à un appel entrant et l'acheminer sur un système téléphonique multilignes
• Planification et routage des clients
• Entretien et planification des salles de conférence
• Entretenir la salle d'attente, le hall d'entrée ou d'autres espaces publics
• Servir du café ou du thé aux invités
• Commander des fournitures
• Numérisation, photocopie, télécopie et classement de documents
• Collecte et acheminement du courrier et des colis remis à la main
• Vérification de l'identification des employés et délivrance des laissez-passer visiteurs

Dans les petites entreprises, la réceptionniste juridique peut s’acquitter de tâches administratives supplémentaires telles que la facturation, la saisie de données, le traitement de texte, la création de nouveaux dossiers et la rédaction de simples correspondances.

Éducation

Un diplôme d'études secondaires est généralement requis. Certains employeurs peuvent préférer des études ou une formation de bureau ainsi qu'une expérience dans un cabinet d'avocats. De nombreux employeurs offrent une formation en cours d'emploi.

Compétences

Les réceptionnistes juridiques doivent posséder d’excellentes compétences en relations interpersonnelles et en service à la clientèle pour pouvoir communiquer avec des avocats, des partenaires, des clients, des avocats opposés, des sténographes judiciaires, des vendeurs, des employés et autres. Ils doivent également être capables de faire fonctionner des systèmes téléphoniques multilignes et du matériel de bureau, tels que des ordinateurs, des imprimantes, des numériseurs, des copieurs et du matériel de vidéoconférence.

De solides compétences en orthographe et en grammaire sont importantes pour la prise de messages efficaces et la rédaction de correspondances et de rapports. La connaissance des termes juridiques et du jargon et une compréhension de divers formulaires et documents juridiques sont également essentielles pour le poste. Certains réceptionnistes juridiques, en particulier ceux qui travaillent dans de petits cabinets d’avocats, doivent également être familiarisés avec les plateformes de traitement de texte, de tableur, de base de données et de facturation.

Traits personnels

Les réceptionnistes légaux étant souvent le premier contact commercial du visiteur avec le cabinet ou l'entreprise, une apparence professionnelle et un comportement soigné sont importants. Les autres traits personnels nécessaires au travail sont:

• Respect de la confidentialité et de la discrétion
• Attention au détail
• Attitude positive et optimiste
• Patience face aux visiteurs difficiles
• Fiabilité

L'équilibre travail-vie

La plupart des réceptionnistes juridiques travaillent 40 heures par semaine, bien que des heures supplémentaires puissent être nécessaires. Comme les réceptionnistes voyagent ou travaillent rarement le week-end ou le soir, cette profession offre un excellent équilibre pour les étudiants, les parents et les autres personnes ayant d'importantes responsabilités en dehors du lieu de travail. Le partage du travail et d'autres arrangements de travail flexibles sont disponibles chez certains employeurs.

Les exigences d'un cabinet d'avocats occupé, l'interaction avec des personnalités difficiles et des délais serrés peuvent créer un environnement de travail stressant. Étant donné que les réceptionnistes légaux siègent souvent pendant de longues périodes et passent beaucoup de temps à taper au clavier, ils peuvent souffrir de fatigue oculaire ou de maux de mouvements répétitifs tels que le syndrome du canal carpien.

Compensation

Les salaires des réceptionnistes juridiques varient en fonction de la taille de l'entreprise, de l'emplacement géographique, de l'expérience et d'autres facteurs. Le salaire horaire médian des réceptionnistes (dans toutes les industries) en mai 2015 était de 20,77 $. Parce que les réceptionnistes juridiques sont spécialisés, ils ont tendance à gagner plus que les réceptionnistes dans leur ensemble. Dans les petites entreprises et les zones rurales, les réceptionnistes juridiques inexpérimentés peuvent commencer au salaire minimum. Sur le haut de gamme, les superviseurs des réceptionnistes juridiques à New York ou à Los Angeles peuvent gagner plus de 43 200 dollars, selon le Bureau of Labor Statistics (BLS).

Les 50% centraux gagnaient entre 15,94 et 27,76 dollars. Les 10% les plus modestes gagnaient moins de 12,86 USD et les 10% les plus riches, plus de 35,05 USD. Les salaires annuels se situaient entre 26 760 et 72 890 dollars.

Les réceptionnistes travaillant dans des cabinets d'avocats achalandés gagnent souvent un revenu supérieur à leur salaire de base grâce aux heures supplémentaires.

Perspective

Selon le Bureau du travail du Département du travail, l'emploi devrait croître plus vite que la moyenne des réceptionnistes. La croissance de l'emploi, conjuguée à la nécessité de remplacer les travailleurs qui passent à un autre métier ou qui quittent le marché du travail, générera un grand nombre de possibilités d'emploi pour les réceptionnistes, rapporte le BLS.