Description du poste de spécialiste administratif de l'armée

(Remarque: l'armée a éliminé cette spécialité d'occupation militaire en juillet 2006. Les informations ci-dessous sont conservées à des fins historiques uniquement.)

Fonctions majeures de 42L

Le soldat affecté au poste 42L - Spécialiste administratif, enrôlé dans l'armée, supervise ou exécute des tâches administratives, de bureau et de dactylographie. Les tâches pour MOS 42L à chaque niveau de compétence sont les suivantes:

• (1) Niveau de compétence 1. Correspondance militaire et non militaire en brouillon et en copie finale. Utilise les principes de base de la composition et de la grammaire anglaises pour la préparation de la correspondance. Corrige les documents dactylographiés par rapport aux documents sources. Assemble le produit final pour révision, authentification ou autre disposition. Prépare le courrier recommandé ou certifié pour l'expédition. Ouvre, trie, route et distribue la correspondance et les messages entrants. Prépare les documents de contrôle des suspens et maintient les fichiers en suspens Signer la réception et ramasser le courrier recommandé et certifié. Dates et envois de la correspondance et des messages sortants. Prépare et maintient les fichiers fonctionnels par MARKS. Reçoit les publications, crée et maintient une bibliothèque de publications. Réquisitions et stocks de formulaires vierges.
  • (2) Niveau de compétence 2. Effectue les tâches de dactylographie et de bureau indiquées au niveau de compétence précédent et fournit des conseils techniques sur les questions administratives aux dactylographes et au personnel de bureau. Relire la correspondance pour le format, le contenu et l'utilisation des abréviations autorisées. Répondre aux demandes des membres du personnel et conseiller le personnel sur les questions administratives et de bureau. Configure et met à jour des journaux, des listes, des tableaux d’état, des graphiques, des graphiques de visualisation. Compose la correspondance courante.
  • (3) Niveau de compétence 3. Supervise l'exécution des fonctions administratives. Réviser et éditer la correspondance avant la publication, la soumission à la signature ou toute autre disposition. Effectue un examen périodique des dossiers pour assurer le classement correct de la correspondance. Contrôle l'utilisation des installations de reproduction et des articles à reproduire. Planifie et organise les activités de bureau de manière à inclure les publications et formulaires, ainsi que les procédures administratives et de bureau. Rédiger les SOP, les descriptions de travail et les directives du bureau. Détermine les besoins en matériel, fournitures et espace de bureau. Plans d'aménagement du bureau. Réquisitions, reçoit, inventaire et signe les reçus pour le matériel de bureau. Coordonne les activités administratives avec les autres éléments organisationnels et les sections du personnel. Établit les itinéraires et les systèmes de distribution du courrier et organise le ramassage de la distribution par des messagers. Sert de dépositaire des documents classifiés. Signer les reçus pour les journaux, les inventaires et les fichiers et sécuriser les documents classifiés. Prépare les documents en vue de leur destruction ou de toute autre disposition. Assure une responsabilisation appropriée des documents en fonction du degré de classification.
  • (4) Niveau de compétence 4. Supervise les fonctions administratives et exerce les fonctions du niveau de compétence précédent dans les divisions, les sièges comparables ou les quartiers généraux supérieurs. Fournit une formation technique et des instructions aux subordonnés et aux unités appuyées.
  • (5) Niveau de compétence 5. Supervise l'exécution de fonctions administratives en tant qu'élément administratif ou similaire au niveau des divisions, des sièges comparables ou des sièges supérieurs. Inspecter les unités subordonnées et faire des recommandations pour l'élimination des carences ou l'amélioration des opérations administratives.

Exigences physiques pour 42L

Les spécialistes administratifs doivent posséder les qualifications suivantes:

• (1) Un classement des exigences physiques du support.
• (2) Un profil physique de 323222.
  • (3) Un score minimum de 95 dans la zone d'aptitude CL.
  • (4) La capacité de taper à une vitesse minimale de 25 mots nets par minute.
  • (5) Formation formelle (achèvement d’un cours d’enseignement pour le cours MOS 42L dispensé sous l’égide de l’école générale des adjudants de l’armée américaine) obligatoire.

c. Identificateurs de compétences supplémentaires

• (1) E3 - Assistant administratif exécutif (SPC via SSG).
• (2) E4 - Attaché de soutien administratif.
  • (3) F4 - Superviseur postal.
  • (4) F5 - Opérations postales.
  • (5) P5 Master Fitness Trainer,
  • (6) 2S - Opérations de l'état-major au combat (compétences de niveau 3 et supérieur).
  • (7) 4A - Formation de reclassement.

(Information extraite de la brochure de l'armée 611-21.)