Description du poste d'assistant administratif: salaire, compétences, etc.

Les assistants de direction ressemblent aux assistants administratifs ou aux secrétaires en ce qu'ils soutiennent tous le travail de quelqu'un d'autre - généralement un cadre supérieur - en gérant ou en supervisant des tâches de bureau. La différence est qu'un assistant de direction est spécifiquement un membre du personnel de bureau affecté à un cadre supérieur. Cela implique de superviser et de former d'autres employés de bureau, ainsi que de s'attaquer à des tâches pouvant avoir un impact considérable sur le succès d'une entreprise.

Fonctions et responsabilités de l'adjointe exécutive

Ce travail nécessite généralement la capacité d'effectuer le travail suivant:

• Comptabilité / comptabilité
• Gestion de calendrier
• Relation client
• Concevoir et maintenir un système de classement
• Organiser des réunions
• Tenir des registres
• Organiser des plans de voyage
• Dactylographie
• Planification d'événements
• Préparer des rapports
• Traitement des notes de frais
• Prendre les procès-verbaux

Les tâches des adjoints de direction comprennent les mêmes tâches que les adjoints administratifs: passer et accepter des appels téléphoniques; envoyer des notes de service, des courriels et des lettres au nom de l'exécutif; recevoir des visiteurs; gestion de la planification; et plus. Ils agissent également en tant que contrôleurs d'accès, prenant des décisions concernant les personnes qui ont accès à l'exécutif et les informations qu'il reçoit.

Ils effectuent souvent des recherches et préparent des rapports qui influencent la politique de l'entreprise. Ces responsabilités signifient que les assistants de direction doivent bien comprendre le travail de leur employeur. En conséquence, ces travailleurs peuvent également jouer un rôle de liaison entre l'exécutif et le reste du personnel de bureau.

Assistant de direction

Les assistants de direction gagnaient un salaire annuel médian de 59 340 USD en 2018, ce qui les plaçait juste en dehors du top 10% des salariés parmi les secrétaires et assistants administratifs:

• Salaire annuel médian: 38 880 $ (18,69 $ / heure)
• Top 10% Salaire annuel: 64 230 $ (30,88 $ / heure)
• Salaire annuel minimum de 10%: 24 690 $ (11,87 $ / heure)

La source: US Bureau of Labor Statistics, 2018

Education, formation et certification

Il est peu exigeant en éducation de commencer à travailler comme secrétaire, mais occuper un poste d’assistante de direction n’est généralement nécessaire qu’après plusieurs années d’expérience.

• Éducation: Un diplôme d’études secondaires suffit pour la plupart des emplois de premier échelon, mais ceux qui possèdent un diplôme d’associé ou de baccalauréat dans un domaine lié aux affaires seront plus commercialisables.
• Certification: Personne n'a besoin d'être certifié pour être assistant de direction, mais des formations en ligne sont disponibles pour la plupart des logiciels nécessitant des compétences avancées. De telles certifications peuvent rendre un candidat à un poste plus attrayant.
• Entraînement: Le travail permet d’acquérir de l’expérience et de gagner la confiance. Les adjoints de direction ont généralement fait leurs preuves sur une longue période.

Compétences et compétences de l'assistante de direction

La dactylographie, l'archivage et autres compétences de bureau sont importants, mais les meilleurs assistants de direction ont souvent une forte personnalité qui se manifeste par plusieurs compétences non techniques bénéfiques:

• Compétences en communication: Les assistants de direction servent souvent de portier, déterminant quels messages et quels visiteurs ou appelants doivent se rendre directement chez leur employeur et lesquels doivent être redirigés ou gérés d'une autre manière. Cela implique la capacité de glaner rapidement les informations de ceux qui exigent du temps de leur patron.
• Gestion du temps: Toute personne qui gère le temps d’une autre personne, comme le font souvent les assistants de direction pour leurs chefs, doit également gérer son temps de manière autonome.
• Fiabilité: Les assistants de direction ont souvent accès à des informations sensibles et les cadres pour lesquels ils travaillent ont besoin de leur faire confiance, afin de leur permettre d’être aussi efficaces que possible dans leur travail.

• Multitâche: Les adjoints de direction s’occupent régulièrement de plus d’une tâche à la fois, tout en surveillant le calendrier de leurs chefs et en veillant à ce qu’ils se tiennent.

Perspectives d'emploi

Selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis, les perspectives d’emploi pour les secrétaires exécutifs et les assistants administratifs devraient diminuer d’environ 17% pour la décennie se terminant en 2026. Ceci est bien pire que la croissance de 7% projetée pour toutes les professions et nettement moins que le déclin de 5% prévu pour tous les secrétaires et assistants.

La baisse est attribuée à l'augmentation du nombre de gestionnaires partageant un assistant dans une organisation. Cela est d'autant plus possible que les communications mobiles et autres communications électroniques ont rendu les cadres plus susceptibles de gérer leur propre correspondance et leur propre horaire.

Environnement de travail

Les assistants de direction travaillent généralement dans un bureau et interagissent avec les visiteurs, les appelants et les autres cadres, en plus de leurs propres chefs. Le travail peut être rapide et exigeant, et le rôle de gardien oblige parfois les assistants de direction à dire non aux personnes qui ne veulent pas le prendre pour une réponse.

Horaire de travail

Les heures suivent souvent celles d'une semaine de travail typique. Cependant, les cadres qui travaillent tard s'attendent parfois à ce que leurs adjoints soient également disponibles après les heures normales.

Comment obtenir le travail

APPLIQUER

Appliquez directement avec les entreprises ou consultez les offres d'emploi de sites tels que Indeed, Monster et Glassdoor.

RÉFÉRENCES

Soyez prêt avec des personnes qui peuvent attester de votre fiabilité et de votre fiabilité - traits importants pour un assistant.

Comparer des emplois similaires

Les personnes intéressées à travailler en tant qu'assistante de direction pourraient également envisager l'une des trajectoires de carrière suivantes, répertoriées avec les salaires annuels médians:

• Commis comptable: $40,240
• Sténographe judiciaire: $57,150
• Commis aux finances: $39,570

La source: US Bureau of Labor Statistics, 2018