10 choses que chaque nouveau responsable de programme devrait savoir

La gestion de programme est un choix de carrière enrichissant et bien rémunéré, mais il peut également s'agir d'un rôle stimulant. Si vous venez tout juste de décrocher votre premier emploi en gestion de programme ou si vous voulez savoir si vous devez vous lancer dans une carrière en gestion de programme, il est important de comprendre en quoi consiste cette carrière. Prenez en compte ces 10 éléments dont chaque nouveau responsable de programme devrait avoir connaissance avant de commencer à jouer un rôle de gestion de programme.

La gestion de programme n'est pas la même chose que la gestion de projet

La gestion de projet concerne la planification du travail, l'organisation des tâches et des ressources, le contrôle des processus et la réalisation d'un objectif spécifique. Qu'il s'agisse d'ouvrir un nouveau bureau, de lancer une nouvelle application ou de construire un stade olympique, les projets ont un début, un milieu et un objectif bien définis.

La gestion du programme est différente et généralement beaucoup plus large. Un responsable de programme peut superviser plusieurs projets en même temps, chacun pouvant avoir sa propre équipe de projet et son propre responsable de projet. Ces projets réunis pourraient tous faire partie d’un programme plus vaste conçu pour apporter quelque chose de précieux à l’organisation au fil du temps.

Attendez-vous à l'incertitude

Les programmes sont intrinsèquement incertains. Bien que vous sachiez quelle est la situation dans son ensemble, il ne s'agit que d'un énoncé de vision lorsque vous commencez. Le chemin exact pour y arriver et les projets qui vont être requis sur une longue période est quelque chose que vous devez régler au fur et à mesure.

Vous commencerez par une planification détaillée de ce que vous savez et par une idée de la manière de régler le reste à mesure que vous vous rapprochez. Étendez progressivement vos horizons de planification et de livraison jusqu'à ce que vous ne puissiez plus aller plus loin.

Bloquez le temps à intervalles réguliers pour planifier les prochaines étapes. Vous pouvez également utiliser cette opportunité pour vous assurer que vous êtes toujours sur le point de générer de la valeur commerciale.

Attention au burnout

Bien qu’un projet puisse s’achever dans environ un an, les programmes peuvent s’étendre indéfiniment.

Les responsables de programme doivent protéger leurs équipes contre l'épuisement professionnel. Vous ne pouvez pas travailler à plein régime sans fin, alors assurez-vous que les membres de votre personnel bénéficient d’un temps d’immobilisation adéquat. Cela devrait inclure des périodes de temps plus calme au travail avec moins de produits à livrer et suffisamment de temps à l’extérieur du bureau pour les vacances.

Gérez les congés de maladie de près, surveillez vos rapports d'heures supplémentaires et soyez attentif au fait que le bien-être de votre équipe est primordial si vous souhaitez réduire l'usure et conserver vos personnes talentueuses pendant toute la durée du programme.

Vous devez gérer le rythme

Lorsque vous exécutez un programme dont la date d'achèvement est éloignée, vous devez gérer le rythme du travail.Il est difficile de maintenir l’élan sur plusieurs années. Votre rôle en tant que responsable de programme consiste donc à jongler avec les priorités et les projets afin que des résultats mesurables soient livrés régulièrement.

Mélangez les victoires rapides et les progrès constants vers les objectifs globaux. Cela aide l’équipe à voir que vous avancez et vous permet de partager certaines réussites à court terme pour que votre motivation reste élevée. Enfin, il aide les investisseurs et les dirigeants à constater des progrès.

Entraînez votre équipe pour réussir

Les programmes fournissent souvent quelque chose de nouveau, unique ou transformateur pour une organisation. L’un des défis de ce type d’initiatives est que vous n’avez probablement pas les compétences internes pour vous permettre de mener à bien toutes les tâches et tous les projets requis.

C’est bien et à prévoir. En tant que nouveau responsable de programme, votre travail consiste à vous permettre de former, de former et de former de nouveau vos collaborateurs, de manière à pouvoir répondre ensemble à tous les besoins en ressources.

Il peut y avoir des domaines dans lesquels vous n’avez besoin que d’une ressource donnée pendant une période limitée. Par exemple, vous n’allez pas former un membre de votre personnel à la conduite d’un chariot élévateur si vous avez besoin de cette compétence pendant une semaine seulement. Toutefois, si vous modifiez la gestion de la présence en ligne de votre entreprise, il serait probablement utile de disposer de compétences en développement de sites Web en interne, ainsi que de compétences en matière de médias sociaux ou d’optimisation des moteurs de recherche. Ce sont des compétences sur lesquelles l'entreprise s'appuiera à long terme.

Décidez quels éléments vous devez intégrer dans l'équipe et lesquels doivent être externalisés, puis assurez-vous que votre programme peut exécuter les tâches de formation et de recrutement requises pour être prêt à gérer les résultats de chaque projet.

La gouvernance est plus complexe

Si vous venez de la gestion de projet, la gouvernance ne vous surprendra pas. C’est la manière dont les structures de projet et de programme sont organisées et contrôlées pour s’assurer que la prise de décision est prise correctement et que les bonnes personnes sont impliquées. Il est essentiel de veiller à ce que les travaux progressent d’une manière qui corresponde à l’analyse de rentabilisation globale et qui aide les personnes à rendre des comptes.

La gouvernance est également le moyen par lequel le bureau de gestion de projet et les cadres supérieurs peuvent s’assurer qu’un programme est sur la bonne voie pour offrir des avantages. Il fournit également un moyen formel de clôturer des projets ou un programme complet s’il peut être démontré que ces avantages ne seront plus réalisés.

La gouvernance est plus complexe dans un environnement de programme que dans un environnement de projet. Les conseils de projet et les groupes de pilotage sont normalement composés de membres exécutifs. Ceci est à prévoir car le résultat final d'un programme est normalement la transformation de l'entreprise.

La planification est plus difficile

Les gestionnaires de projet, impliqués dans un programme, élaborent généralement leurs plans de projet, puis une équipe de gestion de programme - sous votre direction en tant que responsable de programme - se réunit et les plans sont intégrés.

C'est plus facile à dire qu'à faire. Cela nécessite d'identifier les dépendances entre les projets et les tâches du projet. Cela vous oblige à examiner les besoins en ressources pour l'ensemble du programme et à organiser des activités en fonction de la disponibilité des personnes clés.

Une fois que votre plan de programme intégré est établi, vous pouvez le suivre dans un diagramme de Gantt ou un autre outil logiciel. Au fur et à mesure que vos chefs de projet suivent leurs projets en temps réel, vous devrez apporter des modifications au plan du programme, en informant tout le monde des modifications et en expliquant ce que cela signifie pour leur domaine de travail.

Vous n'avez pas à planifier chaque ligne

En tant que responsable de programme, vous comptez sur vos responsables de projet pour effectuer la planification détaillée. Il n’est ni pratique ni souhaitable pour vous de suivre un programme comportant des milliers de tâches.

Vous avez besoin d’une vue globale et détaillée des projets avec suffisamment de détails pour vous indiquer si quelque chose va avoir un impact au niveau du programme.

Le moyen le plus simple de procéder consiste à utiliser des applications logicielles dédiées. Essayer de gérer votre programme de plusieurs millions de dollars sur un tableur serait trop difficile.

Vous devez déléguer

Quel que soit votre niveau de compétence en matière de délégation, jouer un rôle dans la gestion de programme signifie que vous devez être encore plus performant.

La bonne nouvelle est que vous devriez avoir une équipe de gestionnaires de projet et que vous pourriez même avoir un bureau de gestion de programme dédié pour accompagner votre changement en profondeur.

Il y a beaucoup de travail à faire sur un programme, et le mettre en place pour s'assurer que toutes les pièces mobiles bougent ensemble au bon moment est un effort énorme. Vous ne pouvez pas le faire seul et vous ne devriez pas essayer. Déterminez le temps dont vous avez besoin pour lancer le programme, puis assurez-vous de mettre en place une équipe pour vous épauler.

Si vous n’avez personne dans votre bureau de gestion de programme, demandez qu’une personne soit détachée auprès de l’équipe de gestion de programme. Il y a beaucoup à faire pour eux. Par exemple, une personne occupant un rôle de coordination de projet serait parfaitement placée pour assurer la coordination requise au niveau du programme, vous permettant ainsi de vous impliquer dans des tâches stratégiques.

Ne pas avoir peur du conflit

Les programmes comportent de nombreux aspects. Qu'il s'agisse de projets avec des parties prenantes difficiles ou de délais apparemment impossibles à atteindre, chaque jour vous donnera des opportunités de conflit. Faites attention aux éléments qui perturbent les performances du projet et soyez prêt à intervenir en cas de besoin pour éviter une situation conflictuelle avant qu'elle ne commence.