Ce que chaque employeur devrait savoir sur les exigences du formulaire I-9

Le formulaire I-9 d’admissibilité est requis par la loi sur la réforme de l’immigration, qui vérifie l’identité d’un employé et son admissibilité à travailler légalement aux États-Unis. Si un employeur manque une étape ou oublie de joindre les documents appropriés, il risque une amende avec des complications juridiques très graves. C'est pourquoi il est si important de vérifier tous les aspects d'un employé I-9.

Liste A - Documents établissant à la fois une identité et une admissibilité à l'emploi

Sur l'I-9, il existe une liste de documents requis pour prouver l'identité. Ces documents établissent l’identité et l’admissibilité à travailler aux États-Unis et sont considérés comme une preuve acceptable des deux.

• Passeport américain (non expiré ou expiré)
• Certificat de citoyenneté américaine (Formulaires N-560 ou N-561)
• Certificat de naturalisation (Formulaires N-550 ou N-570)
• Passeport étranger non expiré avec une pièce jointe Formulaire I-94 autorisation d'emploi non expirée
• Carte de résident permanent ou carte de réception de l'enregistrement des étrangers avec photo (Formulaire I-551)
• Carte de résident temporaire non expirée (Formulaire I-688)
• Carte d'autorisation d'emploi non expirée (Formulaire I-688A)
• Permis de rentrée non expiré (Formulaire I-327)
• Titre de voyage pour réfugiés non expiré (Formulaire 1-571)

• Autorisation d'emploi non expirée délivrée par le département de la Sécurité intérieure (DHS) et contenant une photo (Formulaire I-688B)

Liste B - Documents établissant une identité

En l'absence de l'un des documents susmentionnés, un employé devrait en présenter deux autres, l'un pour prouver son identité et l'autre pour prouver son admissibilité à l'emploi. Les documents suivants peuvent être utilisés pour établir l'identité d'un employé:

• Permis de conduire ou carte d'identité délivrés par un État ou une possession éloignée des États-Unis, à condition qu'il contienne une photo ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et l'adresse
• Carte d'identité délivrée par des agences ou des entités gouvernementales fédérales, d'état ou locales, à condition qu'elle contienne une photo ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et l'adresse
• Carte d'identité scolaire avec photo
• Carte d'inscription d'électeur
• Carte militaire américaine ou brouillon
• Carte d'identité de personne à charge militaire

• Carte de la marine marchande de la garde côtière américaine
• Document tribal amérindien
• Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne

Liste C - Documents établissant l'admissibilité à l'emploi

Un de ces documents doit être présenté en plus d'un document de la liste B si un employé est incapable de fournir un document de la liste A.

• Carte de sécurité sociale américaine délivrée par la Social Security Administration, autre qu'une carte déclarant qu’elle n’est pas valable pour un emploi
• Certificat de naissance à l'étranger délivré par le département d'État (Formulaire FS-545 ou Formulaire DS-1350)
• Original ou copie certifiée conforme d'un acte de naissance délivré par un État, un comté, une autorité municipale ou une possession éloignée des États-Unis portant le sceau officiel
• Document tribal amérindien.
• Carte d'identité de citoyen américain (Formulaire I-197)
• Carte d'identité à l'usage d'un citoyen résident aux États-Unis (Formulaire I-179)

• Autorisation d'emploi non expirée délivrée par le DHS autre que ceux énumérés à la liste A

Liste spéciale pour les personnes mineures

Les employés de moins de 18 ans qui ne peuvent par conséquent présenter aucun des documents susmentionnés peuvent à la place fournir des documents adaptés à leur âge, notamment:

• Dossier scolaire ou fiche de rendement
• Dossier de clinique, de médecin ou d'hôpital
• Registre des garderies ou des écoles maternelles

Formulaire supplémentaire I-9 Responsabilités de l'employeur

Assurez-vous que les formulaires I-9 sont remplis correctement et que vous et votre employé suivez les instructions à la lettre. Vous devez conserver le formulaire I-9 de chaque employé au moins trois ans ou un an après la fin de l'emploi, selon la durée la plus longue.

Conservez et faites des copies des documents originaux fournis par vos employés. Ce n'est pas obligatoire mais c'est conseillé. Conservez uniquement le nombre minimum de documents requis et conservez les formulaires et les photocopies de documents séparément des fichiers de vos employés.

Si des modifications sont apportées au document I-9, modifiez-les sur le formulaire d'origine, initialez-les et datez-les. Ne remplissez pas un nouveau formulaire. Revérifiez les autorisations de travail expirées et n'autorisez pas les employés à travailler si leur documentation a expiré.

Assurez-vous de répondre conformément aux instructions et aux directives en matière de synchronisation si vous recevez une lettre de non-concordance de la Social Security Administration indiquant qu’un certain nombre de vos employés ont un numéro de sécurité sociale non vérifiable.

Obtenez les informations actuelles sur le formulaire I-9 aux services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis (USCIS). Des informations complémentaires sont disponibles auprès de la Society for Human Resources Management.

Exigences légales

Le formulaire I-9 doit être rempli pour chaque nouvel employé, quelle que soit son origine nationale ou qu’il soit un citoyen américain. Un employeur a enfreint la loi fédérale sur l'immigration s'il ne vérifie pas l'identité et l'autorisation d'emploi d'un nouvel employé avec un formulaire I-9. Les pénalités varient considérablement et sont basées sur un système à plusieurs niveaux, mais peuvent atteindre près de 20 000 $. Les pénalités augmentent à partir de 548 $ pour avoir continué à employer sciemment des personnes qui ne soumettent pas les formulaires I-9 avec la vérification appropriée.

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