Comment déterminer les dépenses professionnelles nécessaires ordinaires

L'Internal Revenue Service (IRS) n'explique pas facilement les dépenses d'entreprise déductibles des impôts. Cependant, il reste le meilleur endroit pour trouver des informations fiscales complètes. Après tout, l'IRS écrit des publications fiscales, crée des formulaires fiscaux et applique les lois fiscales. Mais l'IRS écrit en partant du principe que les personnes qui lisent leurs informations ont déjà une compréhension de base des conditions fiscales.

Dans le cas de dépenses d’entreprise ordinaires et nécessaires, les définitions de l’IRS sont un peu troubles.

Que sont les dépenses d'entreprise?

Les dépenses d'entreprise sont les coûts associés à la gestion d'une entreprise existante. Les coûts associés au démarrage d’une entreprise sont déduits à titre de «dépenses en capital». De nombreuses dépenses d’entreprise sont déductibles des impôts si vous exploitez votre entreprise dans un but lucratif.

Les dépenses d’entreprise ne comprennent pas les dépenses en capital, les dépenses personnelles ou les dépenses servant au calcul du coût des biens vendus. Ces dépenses sont répertoriées séparément sur vos taxes.

Les dépenses liées à l’utilisation commerciale de votre maison sont des coûts partagés (c.-à-d. Assurances, hypothèque ou loyer et factures de services publics), car les coûts sont avantageux pour l’entreprise et pour le propriétaire. Ces coûts sont considérés comme des dépenses d’entreprise mais sont répertoriés séparément des autres dépenses d’entreprise, selon l’annexe C de l’IRS (Formulaire 1040): Bénéfice ou perte d’entreprise.

Par définition, les dépenses d'entreprise doivent être «ordinaires» et Nécessaire'

Pour être déductible en tant que dépense d'entreprise, la dépense doit être tous les deux ordinaire et nécessaire. Les dépenses ordinaires et nécessaires, telles que définies ci-dessous, doivent également être «raisonnables», sinon l'IRS peut refuser la dépense:

• Dépenses ordinaires: Dépenses couramment utilisées et acceptées par les normes générales de l'industrie. Cela signifie des dépenses typiques de votre métier ou de votre entreprise nécessaires à la gestion de votre entreprise. Des dépenses ordinaires doivent également être nécessaires pour les déduire de vos taxes d’affaires.
• Dépenses nécessaires: Dépenses utiles et appropriées pour gérer votre commerce ou votre entreprise. Les dépenses nécessaires ne sont pas déductibles des impôts sauf si elles sont aussi des dépenses ordinaires.

Un exemple de dépense d'entreprise ordinaire et nécessaire raisonnable est constitué par les coûts associés à l'envoi de lettres d'information, de cartes de vœux ou de toute autre documentation promotionnelle distribuées pour promouvoir les relations avec la clientèle ou générer de nouvelles affaires.

Un exemple de dépense d'entreprise déraisonnable est de payer une grosse somme pour des rideaux de designer pour votre bureau à domicile. Cette dépense ne serait pas considérée comme ordinaire ou nécessaire.

Comment déterminer si une dépense d'entreprise est ordinaire et nécessaire

Si vous ne savez pas si une dépense est ordinaire et nécessaire, posez-vous deux questions:

1. La dépense concerne-t-elle directement la gestion de l'entreprise? Si la dépense est pour votre avantage personnel simplement pour rendre votre travail plus facile ou plus confortable (c’est-à-dire que vous conduisez beaucoup, vous achetez donc un coussin de siège pour votre voiture), il n’est pas déductible.
2. La dépense peut-elle être déduite sous «coût des biens vendus» ou «dépenses en capital»? Si tel est le cas, vous ne pouvez pas déduire l'élément en tant que dépense d'entreprise "ordinaire et nécessaire".

Il est important de conserver les reçus pour chaque dépense que vous déduisez sur vos impôts, y compris l’hypothèque, le loyer, l’assurance, les factures de services publics et les cotisations obligatoires des associations de propriétaires. (Notez que les cotisations optionnelles, telles que les adhésions à un club ou à un pool, ne sont pas déductibles, car elles ne sont pas obligatoires pour vivre et travailler à la maison.)

Note d'alerte d'audit: Les entreprises à domicile qui déclarent des dépenses pour l'utilisation d'une maison par leur entreprise sont plus susceptibles d'être auditées par l'IRS que d'autres entreprises similaires.

_{Source: Département du Trésor; Service des recettes internes. «Dépenses d'entreprise». 5 avril 2008}