Quelles sont les dépenses de voyage que les employeurs vont payer?

Les frais de déplacement sont les dépenses engagées par un employé lors de ses déplacements professionnels. Les activités de l'entreprise peuvent inclure des conférences, des expositions, des réunions de travail, des réunions entre clients, des salons de l'emploi, des sessions de formation et des appels de vente, par exemple.

Les dépenses peuvent inclure l’hébergement, le remboursement du kilométrage par voiture personnelle, les vols, le transport terrestre, les pourboires aux grooms, les repas, les pourboires aux serveurs, le service de chambre et d’autres frais occasionnels que l’employé pourrait subir pendant ses déplacements.

Les dépenses qu’une organisation remboursera se trouvent dans la politique de la société en matière de voyages d’affaires. Familiarisez-vous avec la politique de votre entreprise car les dépenses, aussi variées que le nettoyage à sec et l’abonnement à un gymnase, peuvent être couvertes par les employés effectuant de longs voyages en plus des frais de déplacement, de logement et de repas prévus.

Dépenses de voyage des employés en affectation à long terme

Lorsqu'ils utilisent des installations d'hébergement à long terme pour les employés en déplacement, de nombreux employeurs offrent également à la famille de l'employé la possibilité de se rendre lorsque l'employé voyage beaucoup pour le compte de son employeur. Lorsqu'un employé est affecté temporairement à un autre site de l'entreprise, les employeurs paient parfois la visite de la famille de l'employé à des intervalles de temps prescrits.

Les employeurs cherchent à offrir des options intéressantes aux employés qui s’absentent de chez eux et de leur famille pendant de longues périodes. Vous devez tirer parti des privilèges de voyage offerts par votre employeur pour renforcer le moral et le dévouement de vos employés.

Les frais de représentation des clients lors de conférences, d’appels de vente et de visites sur site constituent une autre dépense remboursable, mais vous devez connaître les règles de votre entreprise afin de ne pas dépasser les limites fixées pour les frais de divertissement.

Sachez également que votre entreprise a pour politique d'octroyer des crédits-miles aériens. Cela varie. Certaines sociétés permettent aux employés d’accumuler des miles de voyages aériens qu’ils peuvent ensuite utiliser pour des voyages personnels en famille. D'autres accumulent une banque de miles de voyage qu'ils utilisent pour couvrir les déplacements professionnels supplémentaires des employés. Encore une fois, connaître les politiques de votre entreprise est crucial.

Comment les employeurs paient-ils leurs dépenses de voyage?

Généralement, les organisations paient les frais de déplacement de leurs employés de ces trois manières.

Cartes de crédit d'entreprise

Les cartes de crédit sont émises aux employés qui doivent souvent voyager pour affaires. Les employés peuvent imputer la plupart des dépenses engagées lors d'un voyage d'affaires sur la carte de crédit de l'entreprise. Pour le remboursement des frais accessoires tels que les pourboires et la restauration rapide, les employés devront remplir un rapport de dépenses à leur retour de voyage.

Les cartes de paiement sont pratiques pour les employés car ils n'ont pas à trouver l'argent pour payer les dépenses de l'entreprise avant le remboursement. Devenez cependant au courant des politiques de votre entreprise; vous devrez peut-être toujours remettre vos reçus et autres pièces justificatives, même si vous imputez ces frais sur une carte de crédit.

En espèces

Les organisations sans carte de crédit d'entreprise exigent que les employés remplissent un rapport de remboursement des dépenses pour chaque dépense pendant que l'employé est sur la route. Ils exigent généralement des reçus et un certain niveau de justification pour chaque dépense.

Il est rare qu'un organisme demande aux employés de payer pour les gros articles tels que les billets d'avion et de demander un remboursement plus tard. Un bon de commande ou une carte de crédit d'entreprise paiera immédiatement les dépenses importantes. Mais les employés sont souvent obligés de payer de leur poche les frais de déplacement quotidiens, qui sont ensuite remboursés.

Par jour

Une indemnité journalière est une indemnité journalière d'un certain montant qu'un employé reçoit pour couvrir toutes ses dépenses. L’employé est responsable de faire des choix judicieux en matière de frais de déplacement, dans les limites du montant qui lui est attribué quotidiennement.

Certaines entreprises paient directement les frais de transport et de logement, mais accordent aux employés en déplacement une indemnité journalière pour tous les autres frais, y compris les repas et le transport terrestre. On sait que les employés ont fait des économies sur leurs dépenses pour garder l’argent supplémentaire sous forme de per diem. Les entreprises le permettent généralement.

Connaissance des politiques relatives aux frais de déplacement de l'employeur: la responsabilité de l'employé

Les employés qui voyagent pour affaires sont priés de se tenir au courant des politiques de l'entreprise en matière de déplacement et des coûts couverts pour le remboursement. Les dépenses qui ne relèvent pas des polices ne sont généralement ni remboursées ni couvertes.

La plupart des entreprises exigent des reçus, sauf ceux qui paient une indemnité journalière. Votre entreprise a également probablement un formulaire que les employés devraient utiliser pour effectuer les frais de déplacement.

Afin de rester au-dessus des dépenses remboursables, les employés ont souvent une date limite pour le dépôt d'une note de frais et la remise des reçus correspondants. Le ministère des Finances disposera de directives lui permettant de rester à jour.

Si vous avez des questions sur ce qui constitue des frais de déplacement appropriés dans votre organisation, contactez votre responsable et les ressources humaines. Vous ne voulez pas dépenser de l'argent et recevoir une surprise plus tard.

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