Planifier un projet avec les outils de base de la gestion de projet

Notre monde du travail est de plus en plus un monde de projets. Les projets nous permettent de développer de nouveaux produits, de mettre en œuvre des initiatives stratégiques et de faire tout ce qui est nouveau dans une organisation.

Par définition, les projets sont des initiatives temporaires et uniques, contrastant avec les activités opérationnelles habituelles. Alors que de nombreuses entreprises comptent sur des chefs de projet qualifiés et certifiés pour mener leurs initiatives, les compétences de projet sont de plus en plus nécessaires pour tous les professionnels. Cet article offre une introduction à la planification d'un projet pour tout professionnel intéressé à adopter les pratiques qui fonctionnent si bien pour les gestionnaires de projet professionnels.

Prenez le temps de bien définir et planifier votre projet

Les responsables de projet comprennent qu’une partie importante de la durée totale du projet est consacrée à la planification. Beaucoup d'entre nous ont tendance à se précipiter pour commencer le travail, ce qui dans le monde des projets revient à ne pas lire les instructions sur le nouveau meuble que vous avez acheté chez l'un de ces détaillants "assemblez-le vous-même". Il est fort probable que la hâte de faire le travail sans lire les instructions créera de sérieux problèmes à un moment donné de votre entreprise.

Au lieu de se lancer directement dans le travail, il est important de définir quelques problèmes critiques:

1. Qu'est-ce que vous créez exactement? Soyez aussi spécifique que possible.
2. Quand doit-il être complété par?
3. À quelles ressources (personnes, équipements et budget) avez-vous accès pour mener à bien le projet?

Les trois éléments ci-dessus sont les composants fondamentaux d'un énoncé de portée. Chaque chef de projet s'efforce de clarifier la portée avant de commencer le travail.

Portée de la fête des fêtes de l'entreprise

Un exemple d'énoncé de la portée de la fête de l'entreprise peut se lire comme suit:

Notre objectif est de planifier et d'organiser une fête de Noël d'entreprise pour 100 employés et leurs collaborateurs d'ici la fin décembre, à un coût ne dépassant pas 10 000 dollars. Notre planification et notre coordination comprendront un comité de 4 membres supervisé par le directeur général.La fête comprendra un open bar, un plat de service, un dessert et des animations.

Le simple fait de prendre le temps d'élaborer cette déclaration simple mais importante offre des conseils puissants à l'équipe impliquée dans le projet. Tout le monde comprend la nature du projet, le calendrier, les ressources et le budget.

Décomposer la portée en blocs de travail discrets

Les gestionnaires de projet créent ce qu’on appelle une structure de répartition du travail pour décrire en termes clairs et réalisables tout le travail du projet qui doit être effectué par une personne au cours d’une période donnée. Dans votre cas, la répartition du travail peut inclure:

• Identifier le lieu.
• Confirmez la disponibilité de la salle et verrouillez-la avec un dépôt.
• Sélectionnez des options de nourriture.
• Confirmez la barre et ce que la barre comprend.
• Identifier les options de dessert.
• Créez et distribuez des invitations avec des choix alimentaires.
• Définir les choix alimentaires en fonction des invitations retournées.
• Décidez du type de divertissement.
• Passez en revue les options de divertissement et sélectionnez.
• Confirmez l'aménagement de la salle à manger.
• Achat de cadeaux de table pour les invités.
• Coordonner et livrer l'événement.

Les gestionnaires de projet développeraient cette répartition du travail du projet sans tenir compte des ressources ou du calendrier, mais plutôt sous forme de brainstorming. Une fois que tout le travail nécessaire pour atteindre la portée du projet a été identifié, il est temps de le mettre en ordre, d'attribuer les responsabilités et de demander aux membres de votre équipe une estimation du temps et des coûts.

Création du plan de projet à partir de la répartition du travail

Après avoir terminé la répartition du travail simple identifiée à la page précédente, vous devez maintenant:

• Confirmez que tous les éléments principaux pour atteindre la portée du projet ont été identifiés.
• Confirmez qui gérera quels éléments de travail et créez une matrice de responsabilités décrivant les tâches principales de la partie responsable.
• Demander à chaque membre de l'équipe de passer en revue ses tâches, d'identifier les estimations de temps et de coûts, de noter les échéances, de résumer les besoins en ressources et de s'assurer qu'il a bien évalué le travail pour lequel il doit rendre des comptes.

Une fois les étapes ci-dessus terminées, l'équipe de projet doit travailler ensemble pour classer les événements dans le bon ordre, en notant tout conflit concernant les ressources ou les problèmes potentiels liés à la planification. Un chef de projet complétera cette étape en développant un diagramme de réseau, en calculant le chemin critique, puis en planifiant les ressources, souvent à l'aide d'un logiciel.

Pour votre plus petit projet utilisant des méthodes informelles, une simple approche de type post-it note consistant à présenter les éléments de la séquence peut suffire. Ce processus vous permettra de dresser un tableau complet des étapes impliquées et des délais pour planifier et organiser une grande fête de Noël!

Que le travail commence

Maintenant que vous avez pris le temps de définir correctement le projet, d'identifier les tâches principales, de les séquencer, d'évaluer le temps et les besoins en ressources, vous êtes prêt à confier à l'équipe le soin de s'acquitter des responsabilités qui lui ont été assignées. Votre rôle en tant que chef de projet informel consiste à surveiller le travail, à soutenir les membres de l’équipe et à aider à identifier et à résoudre les problèmes qui se présentent. Un bon chef de projet rencontre régulièrement les membres de l'équipe pour évaluer les progrès, identifier et gérer les risques émergents.

Le résultat final

Les mêmes approches décrites ci-dessus peuvent être appliquées à n'importe quelle situation de projet dans votre département ou votre unité commerciale. Développez une portée claire, identifiez le travail, attribuez les ressources, développez des estimations et un calendrier, puis surveillez et contrôlez le travail. Vos pratiques seront reconnues et appréciées par les gestionnaires de projets professionnels de votre lieu de travail et vos résultats seront bien meilleurs que de simplement vous lancer dans le travail sans y penser.