Plan de gestion des parties prenantes en gestion de projet

En gestion de projet, un plan de gestion des parties prenantes est un document formel décrivant comment les parties prenantes seront impliquées dans le projet. Une partie prenante est une personne ou un groupe qui a un intérêt direct dans le projet. En réfléchissant au moment et à la manière dont les parties prenantes seront impliquées, une équipe de projet peut maximiser l’impact positif des parties prenantes sur le projet.

Que sont les intervenants?

Les parties prenantes peuvent être internes et externes à l'organisation. Parmi les intervenants internes figurent les cadres et les unités d’affaires comme la comptabilité et les technologies de l’information.Les unités d’affaires ont généralement des représentants dans l’équipe de projet. Les parties prenantes externes peuvent être des groupes d’intérêts, des entreprises et des organisations civiques. Il est rare que des parties prenantes externes soient représentées dans l'équipe de projet. Pour les agences dotées d'une autorité de régulation, les industries qu'elles réglementent constituent généralement le groupe d'intervenants externes le plus important pour tout projet.

Si une partie prenante est identifiée par l'équipe de projet, cette partie prenante devrait être envisagée dans le plan de gestion des parties prenantes.

Il n’est pas pratique pour une équipe de projet de comprendre des membres représentant tous les groupes de parties prenantes. Dans de nombreux cas, c'est impossible. Cependant, l’équipe de projet a besoin de l’avis et de l’assentiment des parties prenantes pour que le projet aboutisse. Par exemple, un organisme gouvernemental souhaite réorganiser et moderniser complètement son programme de logiciel propriétaire le plus largement utilisé. Presque tout le monde dans l'organisation utilise le programme d'une manière ou d'une autre. Chaque type d’utilisateur ne pouvant pas être directement représenté dans l’équipe du projet, celle-ci conçoit des moyens de recueillir les commentaires des parties prenantes et décide des moyens d’informer les parties prenantes de l’état d’avancement du projet.

Ces méthodes de collecte des informations et des stratégies de communication sont documentées dans le plan de gestion des parties prenantes.

Intervenant vs plan de communication

Il peut y avoir beaucoup de pertes d’ordre entre le plan de gestion des parties prenantes et le plan de communication d’un projet. Leurs fonctions sont très similaires. Un plan de gestion des parties prenantes est plus large dans la mesure où il facilite la contribution au projet ainsi que les résultats escomptés. Un plan de gestion des parties prenantes est plus restreint en ce sens qu’il ne s’adresse qu'aux personnes qui ont des intérêts acquis, alors qu’un plan de communication pourrait inclure un public plus large.

Évolution

Le plan de gestion des parties prenantes est généralement conservé par le chef de projet. Au fur et à mesure que le projet avance, le chef de projet examine le plan de gestion des parties prenantes et le rapporte périodiquement à l'équipe de projet pour qu'elle envisage les mises à jour. Un projet peut sembler très différent au milieu de son calendrier par rapport aux étapes de la planification. Il est donc important de s’assurer que les documents d’orientation du projet sont modifiés si les circonstances le justifient.

Exemple

Voici un exemple de la façon dont un plan de gestion des parties prenantes peut changer au cours d’un projet. Un organisme public se lance dans un projet de réglementation. Au début, le promoteur du projet et le responsable du projet dressent une liste des parties prenantes à inclure dans le plan de gestion des parties prenantes. L’une des premières tâches de l’équipe de projet est d’étoffer le plan. Après quelques mois, un membre de l'équipe de projet identifie un acteur auquel personne ne pensait au début du projet. Le chef de projet ajoute la nouvelle partie prenante au plan et convoque une réunion de l'équipe de projet pour discuter de la manière de faire participer la nouvelle partie prenante.

Une fois que l'équipe décide quoi faire, le chef de projet informera le parrain du projet.

Le plan de gestion des parties prenantes est un document évolutif. À mesure que le projet évolue, le plan de gestion des parties prenantes peut être modifié pour mieux répondre aux besoins du projet. Avec un plan de gestion des parties prenantes souple, une équipe de projet peut recueillir de manière appropriée les commentaires et les réactions des parties prenantes, ainsi que tenir ces parties prenantes informées.