Comment bénéficier d'un audit de projet

Chaque projet peut bénéficier d'un audit de temps en temps. Mais ne vous inquiétez pas, ce n’est pas aussi effrayant que cela puisse paraître. Un audit de projet est une évaluation par une personne impartiale de votre projet et vous indique ce qui pourrait être fait différemment pour améliorer ses chances de réussite. Cet article explique tout et explique comment préparer un audit de projet.

Comment est formel un audit de projet

Un audit de projet est normalement un exercice formel. L'équivalent informel s'appelle normalement une évaluation par les pairs. C’est là qu’un collègue examine votre projet et la documentation associée et vous indique où vous devriez consacrer un peu plus de temps.

Les audits de projet sont formels en ce sens qu’ils ont généralement un ensemble de questions défini et sont effectués par une personne qui fait ce genre de travail régulièrement.

Qui effectue les audits de projet

La personne chargée de l’audit de votre projet peut être un autre chef de projet (probablement une personne ayant beaucoup d’expérience dans la gestion de projets), mais il est plus probable que ce soit un membre du bureau de projet qui effectue fréquemment des audits.

Ce sera une personne qui peut se considérer comme impartiale et ne sera donc pas votre supérieur hiérarchique ou votre sponsor de projet. Il pourrait même s'agir d'une équipe de personnes, en fonction de la taille du projet.

Comment se préparer à un audit de projet

La première chose à faire pour vous organiser consiste à disposer de copies de la documentation de votre projet que l'auditeur peut examiner. Si vous avez un coordinateur de projet, demandez-leur de rassembler un paquet de documents (de préférence électroniques). Vous devriez avoir toutes vos informations facilement accessibles mais même si vous le faites, cette étape peut encore prendre un certain temps. Au minimum, assurez-vous que le plan de projet, le journal des risques, le journal des problèmes, le budget et le calendrier sont disponibles pour l'auditeur.

Qui a besoin d'être impliqué

Cela dépend du genre de choses que le vérificateur veut examiner. En tant que chef de projet, vous devrez passer du temps avec eux. Attendez-vous à ce que les membres de votre équipe soient également appelés à discuter avec l'auditeur.

Gardez à l'esprit que plus ils passent de longues heures sur des tâches liées à l'audit, moins ils ont de temps pour travailler sur un projet. Vous devrez donc peut-être reprogrammer certaines activités et travailler plus lentement pendant la période d'audit.

Combien de temps dure l'audit d'un projet

Il n'y a pas de période fixe pour un audit de projet. Sur de grands projets, vous constaterez que cela prend beaucoup plus de temps. Sur de petits projets, l'auditeur pourrait être fait en quelques heures. Dès que vous savez que votre projet va être audité, demandez à votre équipe d'audit combien de temps elle prévoit pour son travail.

Ce que l'audit recherche

Si l'audit a été appelé en raison d'une préoccupation particulière, telle que l'impossibilité d'atteindre les objectifs de qualité, attendez-vous à ce qu'il examine ce domaine de manière approfondie. Un audit de routine portera sur les différents domaines de la gestion de projet et les produits livrables sur lesquels le projet travaille. Il couvrira le temps, le coût et la qualité de votre projet, ainsi que l'engagement des parties prenantes.

L’audit a pour objectif de déterminer si le projet va atteindre ses objectifs ou non. Si l'auditeur estime que, compte tenu des performances actuelles, le projet n'atteindra pas ces objectifs, il formulera des recommandations d'action.

Les recommandations dépendent de ce que l'on trouve

Les recommandations figurant dans le rapport du vérificateur dépendront de ce qu’elles ont trouvé. Attendez-vous à ce qu'ils soient positifs et formulés de manière à vous permettre de les adopter facilement. Ils devraient être pratiques.

À un extrême, le vérificateur peut recommander la fermeture de votre projet, bien que cela ne se produise que s'il estimait qu'il n'y avait aucune chance que le travail d'un projet à partir de ce moment apporte une valeur quelconque à l'organisation.

Regardez votre audit de projet comme une expérience positive. Cela devrait vous avertir dès que tout signe que votre projet est en difficulté et vous donner l’occasion de travailler avec un professionnel expérimenté. La mise en œuvre de leurs recommandations devrait vous permettre de mieux réussir, ainsi que votre équipe et votre projet, et cela ne peut être qu'une bonne chose.