Exemple de demande de lettre d'absence formelle

Avez-vous besoin de prendre un congé du travail? Si tel est le cas, il est important de formuler votre demande par écrit, à la fois à des fins de documentation et pour que votre responsable comprenne plus facilement ce que vous demandez.

Demander un congé par écrit augmente également les chances que votre responsable accepte votre demande et vous aide à rester au travail afin de minimiser les retombées de votre carrière.

Le processus de demande d'absence du travail

Le processus typique pour demander un congé officiel du travail consiste à discuter de votre situation avec votre responsable ou le service des ressources humaines.

Vous devez d’abord écrire une lettre (ou, plus généralement, un courrier électronique) à votre supérieur hiérarchique afin de lui demander une réunion pour discuter de la question de savoir si et comment vous devriez demander un congé.

Dans cette lettre, vous devez fournir:

• Votre raison d'avoir besoin d'un congé (comme la naissance ou l'adoption d'un enfant, des problèmes de santé personnels ou familiaux, la perte d'un être cher ou le soulagement d'un stress professionnel excessif)
• Les choses que vous êtes prêt à faire pour vous aider à préparer votre absence (exemples: former votre remplaçant, rédiger un manuel détaillé de vos processus de travail quotidiens ou offrir de rester disponible pour des questions pendant votre absence)
• Les dates de départ et de retour au travail que vous prévoyez
• Une demande d’aide de votre superviseur pour vous aider à négocier le processus de congé avec la haute direction et / ou votre service des ressources humaines

Une fois que vous avez assisté à la réunion avec votre superviseur, faites un suivi de la conversation en demandant par écrit à un congé. Cela figurera dans votre dossier personnel afin d'initier le processus formel de mise en congé et de fournir la documentation nécessaire pour que votre congé puisse être approuvé.

Votre entreprise peut avoir mis en place une politique de demande de congés du travail précisant les raisons pour lesquelles un congé peut être accordé et la durée d'utilisation permise des employés.

Consultez le manuel de votre employé pour plus de détails. Si une politique est en place, assurez-vous de respecter ces directives pour demander un congé.

A faire et à ne pas faire pour demander un congé

Il est important de demander votre congé de la meilleure façon possible. Les directives suivantes vous aideront à rédiger une demande efficace, professionnelle et prévenante.

• Donnez le plus de préavis possible. Il faut du temps pour organiser la couverture de votre travail et pour répondre aux besoins en ressources humaines associés aux congés.
• Connais tes droits. La loi sur le congé familial et médical donne à de nombreux employés le droit à un congé non payé pour faire face à des problèmes médicaux et aux besoins familiaux, tels que la naissance ou l'adoption d'un enfant ou les urgences liées au service militaire actif d'un membre de la famille. Les employés éligibles qui travaillent pour des entreprises comptant 50 employés ou plus ont droit à 12 semaines de congé non payé par semaine pendant une période de 12 mois. Vérifiez si vous êtes couvert avant de demander un congé.

• Parlez d'abord à votre superviseur directet décrivez votre demande par écrit.

Ce qu'il faut inclure dans votre lettre officielle

Lorsque vous demandez un congé officiel, votre lettre doit inclure:

• Demande de congé
• Les dates auxquelles vous vous attendez en dehors du travail
• La date à laquelle vous comptez retourner au travail
• Une offre d'assistance, si possible
• Merci de considérer votre demande

Voir ci-dessous des exemples de lettres demandant une permission formelle, ainsi que des lettres et des courriers électroniques spécifiant le motif de la demande de prolongation du séjour.

Demande de lettre de congé officiel: exemple écrit

Cet exemple de lettre d'absence présente une demande formelle d'absence du travail à la suite d'une discussion avec le superviseur de l'employé.

votre nom

Votre adresse

Votre ville, code postal

Votre numéro de téléphone

Rendez-vous amoureux

Nom du superviseur

Titre

Organisation

Adresse

Ville (*): État (*): Code Postal

Cher M. / Mme. Nom de famille:

Cette lettre est une demande officielle de congé, pour faire suite à notre réunion d’hier. Comme nous en avons discuté, j'aimerais demander un congé du 1 er avril au 30 juin 20XX.

Je retournerai au travail le 1er juillet 20XX.

S'il vous plaît laissez-moi savoir si je peux fournir des informations supplémentaires ou si vous avez des questions.

Merci beaucoup de votre considération pour m'avoir donné cette possibilité de congé personnel.

Cordialement, Votre signature (lettre imprimée)

Votre nom tapé

Comment envoyer une demande de congé formelle par courriel

Voici un exemple de message électronique demandant un congé.

Assujettir: Congé - John Dooley

Chère Jennifer, Comme nous en avons discuté hier, je voudrais demander un congé officiel de mon travail. Je prévois être absent du 1 er juillet 20XX au 31 décembre 20XX et reprendre le travail le 1 er janvier 20XX.

Si cela est approuvé, je serais heureux de vous aider avec un plan pour couvrir ma charge de travail en mon absence. Je serais également disponible pour répondre aux questions et fournir de l'aide en mon absence.

S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez besoin d'informations supplémentaires. Merci beaucoup d'avoir pris en compte ma demande.

Meilleur, John