Comment rédiger un plan de gestion de projet

Un plan de gestion de projet est un document qui décrit comment l’équipe travaillera sur le projet. Il décrit le cycle de vie du projet et explique comment le travail sera exécuté, surveillé, contrôlé puis officiellement clôturé.

Le plan de gestion de projet est en fait un terme générique pour tous les sous-plans que vous allez générer pour le projet. Nous pouvons définir le plan de gestion de projet comme tout ce qui est couvert dans ces plans:

• Plan de gestion des exigences
• Plan de gestion de la portée
• Plan de gestion de calendrier
• Plan de gestion de la qualité, si vous en avez un
• Plan de gestion des coûts
• Plan de gestion des risques (qui devrait faire référence à votre journal des risques)
• Changer le plan de gestion
• Plan de gestion des achats, si vous en avez besoin pour le projet
• Plan de gestion de la configuration, encore une fois, uniquement si vous envisagez d’en écrire un: vous n’allez peut-être pas penser que cela est nécessaire pour votre projet.
• Plan de gestion des ressources humaines

Le plan de gestion du projet comprend également des informations importantes sur les bases de référence du projet, notamment en ce qui concerne la portée et le calendrier. Cela vous donne une ligne dans le sable sur laquelle vous pouvez vous référer afin que vous puissiez facilement voir ce qui a changé lorsque vous fermez enfin le projet et comparez les performances prévues aux performances réelles.

Cela dit, le plan de gestion de projet existe bel et bien comme un document. Voici ce qu’il faut inclure et comment référencer ces autres sections.

Rédaction du document de plan de gestion de projet

Commencez votre document avec le nom du projet et la date. Utilisez un modèle de votre bureau de gestion de projet, le cas échéant, pour éviter de recommencer à zéro.

Ensuite, incluez ces sections:

Seuils et lignes de base: Expliquez comment les lignes de base seront gérées pour le calendrier, la portée, les coûts et la qualité du projet. Définissez les écarts acceptables à planifier (par exemple, +/- 10%) et ce que vous ferez s’il semble que ceux-ci seront enfreints. Vous les avez peut-être déjà documentées dans votre charte de projet.

Gouvernance: Définissez les examens de projet, les examens par les pairs et les autres mesures de gouvernance que vous appliquerez tout au long du cycle de vie de la gestion de projet. Au minimum, vous devez inclure la signature officielle à la fin de chaque phase. C'est l'un des rôles du sponsor du projet. Vous pouvez également indiquer en détail les évaluations de la qualité que vous organiserez si cela convient à votre projet.

Méthodologie Décisions: C’est un bon endroit pour noter les éléments de votre méthodologie de gestion de projet que vous avez décidé de ne pas utiliser car ils ne sont pas pertinents. Par exemple, vous pouvez noter ici que vous n’allez pas élaborer de plan de gestion des achats car aucun achat n’est requis pour votre projet.

Rien d'autre: Ne vous limitez pas à ces titres. Indiquez tout ce qui, selon vous, pourrait être utile à la planification du projet, par exemple des liens avec d'autres projets de l'entreprise, des facteurs externes pouvant affecter la planification que vous souhaitez attirer à l'attention de quelqu'un, etc.

Les plans subsidiaires

Si vous fusionnez tous vos documents de projet en un seul document, ce sera un énorme plan de gestion de projet. Il est préférable d’inclure des liens (ou au moins une description de l’emplacement du document) dans ce document. Ensuite, si quelqu'un veut le lire, il peut le trouver sans que votre plan de gestion de projet ne devienne trop long pour que personne ne le voie du tout.

N’oubliez pas de vous connecter également aux lignes de base. Enregistrez la version de votre plan dans la ligne de base de la planification du projet et créez un lien vers celle-ci. Pour la base de coûts, enregistrez une version de votre planification budgétaire d’aujourd’hui et créez un lien vers celle-ci. Ces documents sont des documents évolutifs qui changeront à mesure que le projet avance, mais vous conserverez ces fichiers originaux afin de pouvoir les consulter et faire la comparaison.

Enfin, ajoutez le contrôle de version à votre plan de gestion de projet afin que, si vous avez besoin de le mettre à jour, vous puissiez facilement voir si vous travaillez sur la dernière copie.