Principales compétences professionnelles dont les gestionnaires de bureau ont besoin

Les responsables de bureau ont la responsabilité de veiller au bon fonctionnement de tout le bureau ou de l’ensemble des bureaux. Cela pourrait inclure des tâches telles que la gestion et la supervision d'un ou plusieurs assistants administratifs. Les responsables de bureau n'ont généralement pas besoin d'éducation spécialisée, mais ils ont besoin de beaucoup d'expérience pertinente et de compétences bien développées dans les rôles d'administration et de direction.

Si vous souhaitez ce type de travail, vous pouvez considérablement améliorer vos chances d'être embauché en sachant quelles sont vos compétences et expériences à mettre en valeur lors du processus de candidature et d'entretien.

Comment utiliser les listes de compétences

Consultez la liste suivante des compétences recherchées. Vous constaterez peut-être que vous en possédez plus que vous ne le pensiez. Utilisez les noms de vos compétences pertinentes en tant que mots clés dans votre CV et votre lettre de motivation, afin que le responsable du recrutement puisse clairement voir que vous disposez de ce qu'il / elle recherche.

Lisez attentivement la description de poste afin de connaître les compétences jugées les plus importantes pour votre futur employeur. Effectuez des recherches sur l'entreprise afin de bien comprendre son activité et toute expérience ou connaissance pertinente, supplémentaire, que vous avez à offrir.

Lorsque vous vous préparez pour votre entretien, proposez au moins un exemple concret dans lequel vous avez démontré chacune des compétences que vous comptez discuter. Ne vous attendez pas à ce que l'employeur éventuel prenne votre parole seul en ce qui concerne votre expérience.

Compétences Importantes

Tous les postes de chef de bureau ne requièrent pas exactement les mêmes compétences. Cela dépend en grande partie du nombre d'auxiliaires de bureau que vous devez superviser, du nombre de personnes utilisant le bureau que vous allez gérer et des types de logiciels et autres systèmes utilisés par votre employeur.

Il existe certaines compétences dont pratiquement tous les gestionnaires de bureau efficaces ont et ne peuvent se passer. Vous pouvez également consulter des listes de compétences répertoriées par métier et par type de compétences.

Compétences administratives

En tant que chef de bureau, vous serez responsable de l'exécution de plusieurs tâches administratives. Celles-ci incluent l’embauche et le licenciement d’employés, la réalisation d’évaluations du rendement, la formation de nouveaux employés et la supervision d’autres personnes. L’approbation de demandes officielles, la conduite d’opérations générales et la tenue de dossiers et de dossiers du personnel peuvent également relever de votre juridiction.

Vous devrez également planifier, prendre en charge le traitement du courrier, planifier et assister à des réunions. Vous pouvez être appelé à pratiquer la résolution de conflits, à déléguer des tâches et à être également un décideur et un décideur.

Compétences analytiques

Une partie de votre travail consistera à trouver des moyens de mieux faire votre travail. Si vous pouvez identifier des inefficacités dans le fonctionnement de votre bureau et proposer des solutions, vous pourrez peut-être économiser beaucoup d'argent pour votre employeur et beaucoup d'aggravation pour vos collègues.

Un bon chef de bureau se posera continuellement des questions sur tous les processus, pratiques et procédures: «Est-ce que cela a du sens? Est-ce le meilleur que nous puissions faire? »Il est recommandé d'inclure une liste de compétences analytiques sur votre CV.

Attention au détail

En tant que chef de bureau, la responsabilité vous en revient. Vous serez responsable de la commande des fournitures de bureau correctes en temps voulu, de la tenue des dossiers avec précision et de manière organisée, ainsi que du suivi des besoins et des problèmes de tous les autres membres du bureau. Si vous faites bien votre travail, le bureau semblera fonctionner tout seul. Si certains détails sont erronés, d'autres personnes risquent de ne pas être en mesure de faire leur travail.

Compétences en communication

Tout comme les assistants de bureau, vous serez souvent l’une des premières personnes que les visiteurs verront, et vous serez parfois le seul qu’ils verront si l’un des professionnels travaillant dans votre bureau se trouve en déplacement. Vous devez agir en tant que réceptionniste efficace tout en effectuant vos autres tâches.

Vous pouvez également être le principal point de contact entre les différentes personnes qui utilisent le bureau et éventuellement entre votre bureau et d'autres personnes au sein de la même organisation. Vous devrez peut-être vous entraîner à la résolution de conflits et déléguer des tâches. Tout cela contribue à beaucoup de communications, écrites et verbales, qui doivent être précises, efficaces, amicales et professionnelles à tout moment.

Compétences informatiques

Il est important que les gestionnaires de bureau possèdent un large éventail de compétences en informatique. Les détails dépendront de votre employeur, mais impliquent généralement la saisie de données, des feuilles de calcul et des tâches informatiques générales.

La gestion des bureaux peut impliquer une énorme responsabilité. Les gestionnaires de bureau travaillent généralement au sommet d'une organisation, leurs mains étant présentes dans tous les aspects de l'entreprise. Si ce rôle central vous intéresse, continuez à consulter la liste des compétences pour voir si cela pourrait être une carrière pour vous.

Les questions financières

Vos responsabilités peuvent inclure la comptabilité, la facturation, la budgétisation et la comptabilité. Vous devrez peut-être également gérer les entrées de paie, de petite caisse et QuickBooks. Les rapports trimestriels et semestriels peuvent également faire partie de vos tâches. À tout le moins, si votre bureau gère de l’argent, il vous incombera de veiller à ce qu’il soit bien géré.

Compétences en leadership

En tant que superviseur de ce qui pourrait être un groupe important d’assistants de bureau, vous devrez garder tout le monde motivé et coordonné. Vous devrez faire travailler l’équipe. Votre travail consistera notamment à définir une norme pour le travail de chacun et à vous assurer que ces normes sont respectées. Diriger signifie souvent aider les autres à progresser dans leur carrière et les aider à se prendre en main et à bien communiquer les uns avec les autres.

Compétences sociales

Les compétences interpersonnelles jouent un rôle important dans la gestion de bureau. Vous devrez adopter une attitude positive, accueillir les visiteurs et vous engager dans un travail d'équipe.

Forces diverses

Les gestionnaires de bureau ont généralement des compétences variées qui les aident à bien faire leur travail. Cela implique de prêter attention aux détails, d’être généralement flexible quant au support que vous fournissez et d’être fiable. Les gestionnaires de bureau doivent également être des spécialistes du réseau, des penseurs logiques, des multitâche et des résolveurs de problèmes. La gestion du temps et l'organisation doivent être une seconde nature pour les personnes qui exercent ce rôle.