Comment rédiger une lettre d'affaires

Avez-vous besoin d'écrire une lettre d'affaires? Pas sûr de la meilleure mise en page à utiliser ou de ce qu'il faut inclure dans votre lettre? Il est important que toutes les lettres commerciales que vous écrivez soient correctement formatées et d'apparence professionnelle.

Lorsque vous écrivez à des employeurs, des collègues, des relations professionnelles ou professionnelles potentiels, la mise en page de votre lettre est presque aussi importante que ce que vous écrivez.

Si la lettre n'est pas formatée correctement, si l'espace entre les paragraphes est insuffisante et si le style et la taille de la police ne sont pas traditionnels, le texte peut avoir une incidence négative sur vous.

Directives de rédaction de lettres commerciales

Voici des directives pour rédiger une lettre commerciale, afin que toute votre correspondance fasse la meilleure impression.

Marges

Les marges des lettres d’affaires doivent être de 1 "environ. Cela confère à votre lettre professionnelle un aspect épuré. Vous devez aligner votre texte à gauche; c’est ainsi que la plupart des documents sont alignés, de manière à rendre votre lettre lisible.

L'espacement des lettres

Laisser de l’espace dans votre lettre crée un aspect clair, épuré et facile à lire que le lecteur appréciera. Votre lettre doit être au format bloc: toute la lettre doit être alignée à gauche et à simple interligne, à l'exception d'un double espace entre les paragraphes.

Taille de police

La taille de police traditionnelle d'une lettre professionnelle est de 12. La police doit être Times New Roman ou Arial. Toutefois, si vous utilisez du papier à en-tête, celui-ci peut avoir une taille et un style de police différents.

Le style de police

Il n'est pas nécessaire d'utiliser différents styles dans une lettre professionnelle. Utilisez une police uniforme (police d’impression de livre telle que Times New Roman ou Arial) et évitez les soulignements, les italiques ou les caractères gras. Toutefois, si vous utilisez du papier à en-tête, celui-ci peut avoir un style de police différent.

Lettre texte

Le texte de la lettre commerciale doit être propre et lisible. Évitez d’écrire votre lettre dans un seul bloc de texte. Casser votre texte en plusieurs paragraphes concis. Ces paragraphes doivent être alignés à gauche. cela facilite la lecture. Lorsque vous avez terminé votre lettre, demandez à quelqu'un de la lire pour vous. Demandez-leur de regarder brièvement la lettre. Y a-t-il trop de texte sur la page? Est-il facile de voir les paragraphes distincts?

Informations de contact

La première partie de votre lettre doit également inclure vos informations de contact et celles de la personne que vous écrivez. Indiquez également la date que vous écrivez en haut de votre lettre.

Lettre Salutation

Sauf si vous connaissez bien le lecteur et si vous vous adressez généralement à lui par son prénom, vous devez inclure le titre personnel et le nom complet de la personne dans la formule de salutation (par exemple, "Cher M. James Franklin"). Si vous n'êtes pas sûr du nom du lecteur, indiquez son titre (par exemple, "Cher directeur du marketing"). Si vous n'êtes pas sûr du sexe du lecteur, indiquez simplement son nom complet et évitez le titre personnel (par exemple, "Cher Jamie Smith"). Si vous n'êtes pas sûr du sexe, du nom et du titre du lecteur, écrivez simplement: "À qui de droit." Laissez une ligne vide après la salutation.

Lettre paragraphes

Les paragraphes de lettre professionnels doivent être relativement concis. Le premier paragraphe peut inclure une brève introduction amicale et une explication concise de la raison pour laquelle vous écrivez. Le deuxième paragraphe (et tous les paragraphes suivants) devrait développer votre raison d’écrire. Le dernier paragraphe devrait reformuler votre raison d’écrire et, le cas échéant, indiquer votre plan d’action (ou demander au lecteur de prendre une mesure quelconque).

Fermeture

Lorsque vous écrivez une lettre professionnelle ou un message électronique, il est important de fermer votre lettre de manière professionnelle afin que votre lettre, dans son intégralité, soit bien écrite et professionnelle.

Signature

Lorsque vous envoyez une lettre papier, terminez-la avec votre signature manuscrite, suivie de votre nom dactylographié. S'il s'agit d'un courrier électronique, indiquez simplement votre nom tapé.

Enfin, n'oubliez pas de vérifier l'orthographe et de corriger votre lettre avant de l'envoyer. Encore une fois, demandez à un membre de votre famille, à un ami ou à un collègue de le vérifier pour vous. Il est toujours bon qu'une autre paire d'yeux jette un coup d'œil, car il est difficile de saisir nos propres erreurs.

Format de lettre d'affaires

Passez en revue une lettre commerciale formatée contenant des informations sur les éléments à inclure dans chaque section de votre lettre.

Échantillon de lettre d'affaires

Prénom nom de famille

Votre adresse

Votre ville, code postal

Votre numéro de téléphone

Votre email

Rendez-vous amoureux

Nom du contact

Titre

Nom de la compagnie

Adresse

Ville (*): État (*): Code Postal

Cher M. / Mme. Nom de famille:

Je vous écris pour vous inviter à une séance de réseautage que nous organisons pour nos étudiants de troisième cycle en informatique, ici à l’Université Hazelwood. Nous nous concentrons sur les entreprises informatiques et nous pensons que votre entreprise conviendrait parfaitement. Elle attire toujours beaucoup de monde et constitue un excellent moyen de pourvoir les postes que vous avez ouverts.

L'événement est prévu le 30 avril de 13h à 17h au centre d'accueil des étudiants de Holland Hall. Si vous êtes intéressé, faites-le moi savoir et je peux vous réserver une place pour vous ou votre responsable du recrutement. N'hésitez pas à envoyer un courrier électronique à l'adresse [email protected] ou à m'appeler au 555-555-5555 si vous avez des questions ou souhaitez obtenir plus d'informations.

Je vous remercie.

Signature manuscrite (pour une lettre imprimée)

Votre nom tapé

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