Comment écrire et envoyer des courriels professionnels

Lorsque vous envoyez des e-mails professionnels, il est primordial de vous assurer que le message est parfait. Vous ne voulez pas laisser passer une occasion en commettant des erreurs, que ce soit dans la manière dont vous envoyez ou recevez des courriels. Poursuivez votre lecture pour apprendre à écrire et à envoyer des courriels professionnels de premier ordre.

Pourquoi voudriez-vous envoyer un email professionnel? Il y a de nombreuses raisons. Vous pouvez envoyer votre lettre d'accompagnement à un employeur potentiel, une lettre de remerciement à un collègue qui a accepté d'être une référence, une lettre de démission à votre supérieur actuel ou une demande de lettre de recommandation.

Vous pouvez avoir d'autres raisons d'envoyer des courriels non personnels. En fait, c'est une bonne idée de vous assurer que tous vos courriels sont organisés et professionnels.

Voici ce qu’il faut inclure dans vos messages, ce qu’il ne faut pas inclure et comment fermer, signer et envoyer vos courriels.

Directives professionnelles relatives aux messages électroniques

Passez en revue ces étapes pour rédiger un courrier électronique professionnel de haute qualité et vous ferez toujours bonne impression sur le destinataire:

• Ligne d'objet: La ligne d'objet doit indiquer de manière concise votre objectif d'écriture. Votre sujet peut être aussi simple que "Merci" ou "Demande de recommandation".
• Salutation: Même si vous écrivez un email très court, incluez un message d'accueil. Si vous connaissez le nom de la personne, incluez-le. À moins que vous ne preniez le prénom de la personne, appelez-la par son titre.
• Longueur: Gardez votre email aussi concis que possible. Les gens ont tendance à parcourir de longs e-mails, alors n'incluez que des informations essentielles.
• Le style de police: Évitez les polices ornées, ludiques ou colorées. ceux-ci distraient simplement le destinataire de votre message réel. Évitez de trop utiliser les gras et les italiques également, ce qui donnerait l’impression d’être un courriel encombré. N'écrivez pas non plus en toutes lettres majuscules; cela apparaît comme énervé ou surexcité dans un courrier électronique.

• Émoticônes:N'incluez pas d'émoticônes dans un courrier électronique professionnel. conservez-les pour votre correspondance personnelle.
• Épellation et grammaire: Ce n’est pas parce que vous écrivez un courrier électronique que vous devez être négligent en matière d’orthographe et de grammaire. Modifiez votre email avec soin avant de l'envoyer. Un message sans erreur indique au destinataire que votre courrier électronique doit être pris au sérieux.
• Fermeture:Déconnectez-vous avec un bref "Merci", "Meilleur", ou un autre simple envoi, puis votre nom. La plupart des comptes de messagerie vous permettent d'intégrer une signature avec votre nom, votre titre et vos informations de contact dans chaque email. C'est un moyen formidable de professionnaliser chaque correspondance.

Conseils supplémentaires

Une fois que vous avez écrit votre email, suivez toutes ces étapes avant de cliquer sur le bouton "envoyer":

• Assurez-vous que votre message est complet:Revérifiez pour vous assurer que la ligne Objet de votre courriel est remplie, que vous avez inclus une signature, que vous envoyez le message à la bonne personne à contacter et que vous avez rempli le formulaire. Cci champ pour vous en envoyer une copie, de sorte que vous ayez un enregistrement du message électronique.
• Preuve de votre message électronique:Avant de cliquer sur Envoyer, vérifiez également l'orthographe, la grammaire et la capitalisation. Ils sont tout aussi importants dans la correspondance de recherche d'emploi par courrier électronique que dans une lettre en papier.

• Envoyer un e-mail de test:Avant d'envoyer votre courrier électronique, envoyez-vous d'abord le message afin de vérifier que le formatage fonctionne et que rien ne semble à sa place. Si tout vous convient, envoyez-nous le courrier électronique à la société ou à la personne avec laquelle vous communiquez.
• Envoyer une copie du message électronique à vous-même:Utilisez le Cci champ pour envoyer une copie du message électronique à vous-même, afin que vous ayez une trace du moment où vous avez envoyé le message et à qui vous l'avez envoyé. Vous pouvez également trouver cette information dans votre dossier envoyé.

• Classer vos copies:Avec de nombreux programmes de messagerie, vous pouvez configurer des dossiers pour faciliter la recherche des anciens courriels importants. Configurez un dossier pour tous vos courriels de recherche d'emploi et archivez vos copies du message électronique que vous envoyez dans votre dossier de recherche d'emploi.

Vérifiez votre email régulièrement

Lorsque vous recherchez un emploi, le temps presse, il est donc important de consulter régulièrement et fréquemment votre courrier électronique afin de ne manquer aucune opportunité importante. À tout le moins, consultez votre courrier électronique le matin et au début de l'après-midi pour avoir le temps de répondre rapidement aux messages que vous recevez.

De nos jours, avec un smartphone, vous pouvez facilement consulter vos courriels où que vous soyez et quand vous le souhaitez - ne passez plus votre souris sur votre ordinateur. En fait, vous pouvez recevoir des notifications pour les nouveaux courriers électroniques, de sorte que vous pouvez les lire dès qu'ils entrent dans votre boîte de réception.