Comment réduire le coût des déplacements professionnels des employés

Avec un peu de sympathie pour les employeurs qui tentent de contrôler les coûts de déplacement, demander aux employés de partager les chambres n’est pas un point de départ ou d’arrivée.

Ces idées sont moins stressantes et offensantes pour l'employé moyen qui voyage pour le compte de son employeur. Les employés sont des êtres humains normaux qui veulent juste une certaine intimité et la distance qui les sépare de leurs collègues lors d’un voyage d’affaires, en particulier s’ils ont passé la journée avec des collègues. Les employeurs n'ont pas besoin de demander aux employés de partager des chambres.

Autres moyens d'économiser sur le coût des déplacements professionnels des employés

• Exiger que les employés voyagent le même jour dans la mesure du possible.
• Élaborez et mettez en œuvre une politique de voyage ferme qui fournit des détails spécifiques sur les paiements journaliers vers différentes destinations, les chaînes hôtelières préférées où l'employeur peut avoir établi un taux d'actualisation, les remboursements de frais et les limites nécessitant la signature du responsable à l'avance en cas de dépassement.
• Tenir les employés à la lettre de la loi comme indiqué dans la politique de voyage sans autorisation préalable des exceptions. Ne remboursez pas les dépenses non autorisées par une politique ou une exception.

• Renégociez ou négociez les tarifs d'entreprise avec les chaînes hôtelières communes à vos destinations. Recherchez des hôtels proposant des services tels que le petit-déjeuner gratuit, un cocktail gratuit, des collations et des hors-d'œuvre l'après-midi, ainsi que des réfrigérateurs et des cafetières dans les chambres. Obliger les employés à utiliser ces hôtels et ces commodités quand ils sont disponibles.
• Utilisez une chaîne hôtelière moins chère lors de vos réservations. La plupart des employés donneraient une étoile pour une chambre privée. Ne vous attendez pas à des normes moins élevées dans des domaines tels que la propreté et les autres équipements de confort des employés proposés par des hôtels moins bien classés. Sondez régulièrement les employés en déplacement pour vous assurer que les sites sélectionnés répondent à leurs besoins.

• Utilisez un service de réservation de voyage cohérent, tel que American Express Global Business Travel, pour contrôler les coûts. Ils vous aideront à planifier, à adopter des politiques, à réduire les coûts et à limiter les dépenses des employés. Même les services de voyage locaux peuvent vous aider à économiser sur les voyages d’affaires, mais l’avantage d’une société American Express réside dans sa portée nationale et internationale et dans ses services en ligne.
• Prenez des dispositions avec une compagnie aérienne pour utiliser ses services, dans la mesure du possible, afin de bénéficier d’une réduction d’entreprise sur chaque vol. Obliger les employés à utiliser le service de réservation de la compagnie aérienne, par exemple, Southwest Airlines Corporate Travel. Les employeurs peuvent également économiser lorsque les avions sont réservés longtemps à l’avance.

• Faites en sorte que les employés qui prennent des décisions de voyage de dernière minute obtiennent une autorisation. Dans un cas, dans une entreprise cliente, un billet d'avion qui aurait coûté 300 $ si réservé quelques semaines à l'avance coûtait plus de 1 200 $ lorsque l'employé avait effectué la réservation deux jours avant l'événement. Cela ne devrait se produire qu'en cas d'urgence, car la plupart des billets sont transférables, même s'ils ne sont pas remboursables.
• Réduisez les frais de déplacement dans d'autres domaines, tels que les indemnités journalières pour les repas et l'alcool et les frais de transport. Variez les indemnités journalières en fonction de l'emplacement. La ville de New York est chère comparée à Las Vegas, par exemple. Les plus petites zones de villégiature sont encore plus abordables. Votre politique de voyage doit refléter les coûts que vos employés subiront lorsqu’ils se déplaceront dans des États et des lieux différents.

• Expérimentez avec des réunions virtuelles, des services tels que Skype for Business et des vidéos. Bien qu'initialement inconfortables, les réunions hors-personne sont une compétence acquise. Les employés deviennent plus à l'aise lorsqu'ils utilisent ces services au fil du temps. Les webinaires conviennent parfaitement à différents types de formation, notamment les séminaires permettant à plusieurs employés de participer.
• Exigez que vos employés utilisent des services de transport en commun et de navette moins onéreux, lorsqu'ils sont disponibles, plutôt que des taxis, en particulier lorsque les employés se rendent entre les aéroports et les hôtels. La plupart des grandes conférences offrent un service de navette gratuit entre les hôtels et le centre de conférence. Une utilisation réduite des taxis ou la nécessité pour les employés de payer un taxi de groupe peut faire économiser beaucoup d’argent.

Demander aux employés adultes de faire des réservations en temps opportun, de prévoir des dépenses pour leurs voyages d’affaires et d’explorer des options autres que les voyages pour réunions et la formation est la bonne approche pour rationaliser les coûts des voyages d’affaires. Ils sont respectueux des employés.

Ils profitent à l'employeur car les employés se sentent respectés et soucieux de ce qui produit un moral positif. Ils maintiennent le cycle de relations positives dans la bonne direction.

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