Comment réduire les risques de vol des employés

Les stratégies de sécurité et de surveillance se sont considérablement améliorées ces dernières années grâce aux progrès de la technologie. Les équipements de surveillance à usages multiples et les applications de suivi des tendances moins remarquables sont plus efficaces pour identifier les failles éventuelles du système de sécurité. Ces échappatoires offrent aux voleurs ou aux escrocs une possibilité d'accéder sans autorisation aux coffres et aux stocks de l'entreprise.

Le vol des employés est à la hausse

Selon les données de la Chambre de commerce américaine, 75% des employés ont avoué avoir volé leur employeur au moins une fois et 38% ont admis l'avoir volé au moins deux fois. Le FBI considère le vol d’employés comme le crime dont la croissance est la plus rapide aux États-Unis, coûtant aux entreprises environ 7% de leurs marges prévues. Le problème devient si grave pour certaines entreprises touchées par le vol d’employés qu’environ 33% d’entre elles sont acculées à la faillite en raison de pertes dues au vol ou à la fraude.

Les rapports rassemblés par Statistic Brain indiquent que plus de 28% des pertes d’entreprises allaient de 100 000 dollars à 499 000 dollars et que 25% dépassaient le million de dollars. Ces chiffres sont inquiétants car ils démontrent que les pertes d’entreprise dues au vol d’employés ne sont pas anodines. La valeur médiane des espèces ou des biens volés a été fixée à 75 000 $.

Selon une étude réalisée par Jack L. Hayes, une société de conseil en prévention des pertes et réduction des pertes d’inventaire, plus de 1,2 million de voleurs à l’état et d’employés rétrogrades ont été pris au piège de la loi en 2014 seulement. Plus important encore, ces chiffres ont été générés par 25 grands détaillants, ce qui suggère que le problème est plus répandu et que les pertes sont plus importantes si les petits et moyens détaillants étaient inclus dans la composition. Selon plusieurs études, les pertes dues au vol d'employés ont dépassé les pertes dues au vol à l'étalage.

Méthodes de vol des employés

Le vol d'un employé peut être difficile à détecter car l'auteur est un initié familier du système. De plus, ces employés ont accès aux clés du royaume en raison de leurs positions et de leur réputation d’équipes fiables. Voici quelques-unes des méthodes couramment utilisées pour voler l'entreprise.

• Le personnel comptable et financier peut rediriger les chèques reçus vers des comptes personnels. Puisqu'ils entretiennent les registres, ils peuvent dissimuler le vol en modifiant les entrées.
• Avec un accès au compte courant de l'entreprise, les employés peuvent rédiger des chèques pour des paiements fictifs qui sont détournés vers des comptes personnels.
• Le vol d’argent exige une planification, car les caissiers doivent équilibrer leur caisse à la fermeture des équipes. Ils peuvent économiser de l’argent en sous-estimant délibérément le coût du changement auprès des clients et en conservant la différence. Pour les entreprises non numérisées, les employés peuvent proposer un prix plus élevé pour les marchandises non étiquetées et empocher le solde.

• Le vol de marchandise est effectué par le biais d’une utilisation subreptice de poubelles, d’un système de recyclage ou de sacs personnels pour sortir les marchandises de votre entreprise. Dans le commerce de détail, le processus de retour et de remboursement offre de nombreuses chances de voler l'entreprise avec ou sans l'aide d'une tierce partie.
• Le vol de fournitures peut sembler minime, mais le montant augmente rapidement lorsque les employés deviennent plus effrontés lorsqu'ils prennent des fournitures de bureau pour leur usage personnel.
• On entend par vol de paie le paiement du temps non gagné et le remboursement des dépenses non professionnelles.

Comprendre les motivations derrière le vol des employés

Dans la plupart des entreprises, les employés sont soumis à un processus de sélection rigoureux comprenant des vérifications des antécédents, des antécédents professionnels et des vérifications de la solvabilité. Le processus est conçu pour exclure les individus inadéquats du bassin de candidats. Il est prudent de supposer que les employés qui réussissent les étapes préalables à l’emploi sont qualifiés, fiables et dignes de confiance.

Dans de nombreux cas, les auteurs sont des employés de confiance de longue date, qui passaient d’employés assidus du type employé du mois à des voleurs sournois qui élaboraient des plans méticuleux pour réorienter les fonds vers leur propre compte ou s’aider eux-mêmes à l’inventaire. Qu'est-ce qui pourrait éventuellement motiver ces personnes à risquer leur carrière et leur gagne-pain pour gagner quelques milliers de dollars?

1. Changements de vie drastiques: La perte d'un être cher par la mort, un divorce ou une séparation est un développement dévastateur pour quiconque. Cela pourrait réduire le revenu de l'employé et augmenter les dépenses. Face à l’augmentation des factures, l’employé saisit l’occasion de prendre de petites sommes d’argent. Souvent, ils croient pouvoir le rembourser sans se faire prendre.
2. Vivre au-delà de leur échelle de rémunération: Les pertes les plus importantes sont généralement dues à des escrocs cherchant à vivre au-dessus de leurs moyens. Ils cherchent à mener une vie agréable, mais sont incapables de se payer eux-mêmes les biens et les commodités. Les fonds volés sont utilisés pour acquérir des voitures, des maisons et des articles de luxe coûteux. L'employé peut prendre des vacances coûteuses et se livrer à des activités plus onéreuses que ce qu'il peut se permettre.

1. Opportunité: Les employés peuvent commencer à voler des petites sommes parce que l'occasion se présente. Les clients peuvent oublier de réclamer leur monnaie ou les comptables peuvent trouver la possibilité d’ajuster les livres sans se faire remarquer. Profiter de ces opportunités peut devenir une habitude et bientôt devenir incontrôlable.
2. Dépendances: Les personnes aux prises avec un comportement compulsif entraînant des coûts ne sont pas de bons candidats pour des tâches impliquant la gestion de trésorerie ou la comptabilité. Les compulsions peuvent surmonter même les meilleures intentions, et les employés finissent par canaliser les fonds de l'entreprise pour nourrir le jeu, la drogue et d'autres dépendances.

1. Avidité: La bonne vieille cupidité pousse les employés de confiance à exploiter les opportunités pour prendre pour eux-mêmes ce qui leur a été confié à des fins professionnelles. Le vol peut prendre la forme de détournement de fonds ou d’appropriation d’équipements et d’autres biens pour leur propre usage.
2. Mauvaises pommes ayant passé le processus de sélection: Le processus de sélection des candidats à l'emploi devrait éliminer les candidats ayant un casier judiciaire, mais quelques-uns réussissent parfois à passer le contrôle en raison d'une recherche de base inadéquate ou de problèmes dans le traitement des dossiers. Placées dans une position de confiance, ces personnes peuvent être en train de comploter leur stratagème pour voler l'entreprise, même au début.

1. Vengeance: Les affronts perçus peuvent amener les employés à demander réparation en volant de l’entreprise. Une personne qui passe pour une promotion ou un transfert latéral dans un lieu de prédilection ou qui prend une évaluation négative trop personnellement peut avoir l’impression de réclamer ce que l’on lui a refusé en volant l’entreprise.

Stratégies défensives pour minimiser le vol des employés

La meilleure défense est une approche proactive du problème du vol des employés. Les experts en sécurité suggèrent que les propriétaires et responsables d’entreprise supposent que cela se produit ou que cela se produira au moment opportun. Cela ne signifie pas traiter tous les employés avec suspicion, car c'est le moyen le plus rapide de sombrer dans le moral. La stratégie appelle à un examen complet des systèmes afin d'identifier les lacunes dans les procédures administratives et opérationnelles.

• Renforcer le processus de sélection préalable à l'emploi pour identifier les signaux d'alarme.Les postes donnant accès aux documents comptables et financiers doivent être soumis à une vérification approfondie des antécédents, couvrant les antécédents de crédit et toutes les rencontres avec le système de justice pénale. Les affectations de traitement des espèces devraient être confiées aux employés en place au lieu des nouveaux employés. Méfiez-vous des incohérences dans le CV ou des mensonges flagrants, car cela peut indiquer un caractère discutable.
• Établissez un système de freins et de contrepoids spécialement destiné aux employés occupant des postes sensibles ayant accès à des comptes en espèces et à d'autres comptes financiers. Mettre en place un système de jumelage impliquant au moins deux employés travaillant ensemble à tout moment. Les procédures appelant à l'annulation des ventes et à l'émission des remboursements aux clients doivent être approuvées par un superviseur ou un responsable. Dans le service de la comptabilité et de la comptabilité, les grands livres devraient être tenus par une équipe d’employés au lieu de confier les livres à une seule personne. En aucun cas, une personne ne devrait se voir confier le contrôle de tous les états financiers, qui devraient être soumis à des audits inopinés effectués par un tiers professionnel.
• Faites appel à un comptable externe pour examiner les principaux documents financiers. Les relevés bancaires, les chèques émis et reçus, ainsi que les grands livres des comptes fournisseurs et des comptes clients devraient être vérifiés par un tiers. Assurez-vous que les bénéficiaires sont vérifiables et que les signatures sur vos chèques d'entreprise sont légitimes.
• Installez un système de vidéosurveillance comme moyen de dissuasion. Les gens sont moins susceptibles d'adopter un comportement malhonnête s'ils savent qu'ils sont filmés. Les caméras sont là pour décourager les comportements à risque avant que cela ne se produise. La surveillance vidéo en temps réel peut être utile dans les domaines à haut risque et à forte valeur ajoutée tels que les entrepôts et les surfaces de vente d'articles de luxe.
• Établissez des routines d’élimination des déchets. Éliminez toutes les chances d'utiliser le système d'élimination et de recyclage pour voler des marchandises à des fins personnelles ou pour les revendre ailleurs. Le processus peut inclure le désassemblage et l’aplatissement de toutes les boîtes et des caisses, en utilisant uniquement des sacs à ordures clairs et en garantissant aux employés un accès unidirectionnel aux bennes à ordures.
• Améliorer le moral des employés. Bâtir la confiance est une voie à double sens. Familiarisez-vous avec les employés, établissez des relations et établissez des relations, car les personnes risquent moins de céder à la tentation si elles sont heureuses au travail et soucieuses de leur carrière.
• Ouvrez une ligne de conseil aux employés. Par rapport à la suggestion précédente, les employés fidèles à l'entreprise peuvent contribuer à limiter les pertes dues à la fraude et au vol en signalant leurs soupçons de manière anonyme. Assurez la confidentialité de tous les rapports et étudiez chaque rapport de manière approfondie avant de prendre des mesures.

Poursuivre ou ne pas poursuivre

Les petites et moyennes entreprises sont victimes de manière disproportionnée de fraudeurs et de fraudeurs. Soixante-quatre pour cent des petites entreprises déclarent avoir été victimes d'un vol d'employé, mais seulement 16% le déclarent d'après une étude menée par un doctorant en justice pénale de l'Université de Cincinnati. Souvent, les propriétaires de petites entreprises ne renvoient pas leurs employés, car engager une action en justice est coûteux et ne garantit pas que les fonds volés seront remboursés. D'autres sociétés s'abstiennent de poursuivre en justice pour éviter l'examen minutieux de leurs dossiers confidentiels.

En matière de vol des employés, la prévention est la meilleure défense. Passez en revue vos systèmes et vos procédures pour identifier les zones vulnérables et apportez les modifications nécessaires. Travailler avec une partie neutre avec une perspective nouvelle pour trouver les drapeaux rouges peut s'avérer utile. Lorsque des incidents de fraude et de vol d’employés sont découverts, agissez avec rapidité, détermination et fermeté. Suivez une politique de tolérance zéro pour protéger votre entreprise des pertes substantielles dues au vol d’employés.