Que pouvez-vous faire pour réduire le vol de temps des employés?

Vous avez peut-être entendu parler du vol de salaire, lorsqu'un employeur ne paie pas à un employé ce qu'il doit, que ce soit par une retenue à la source illégale ou par inadvertance, classant un employé d'exempté alors qu'il devrait avoir droit à une rémunération pour les heures supplémentaires. Mais le vol de temps des employés est aussi un problème pour les employeurs.

Le vol de temps d'un employé se produit lorsqu'un employé est payé pour un travail qu'il n'a pas fait. Cela peut se produire par une fraude délibérée, par exemple en demandant à quelqu'un de le surveiller avant qu'il ne se présente au travail, ou par la paresse, par exemple en lisant un livre alors qu'il devrait travailler.

Si votre entreprise perd de l'argent à cause des employés qui ne travaillent pas toutes les heures que vous leur versez, voici quatre moyens d'empêcher le vol de temps des employés de nuire à votre entreprise. Voir également les circonstances dans lesquelles vous pouvez amarrer la paie d’un employé pour vol de temps.

Informer clairement les employés des règles

Il vous semblera peut-être évident que trouver un collègue qui n'est pas encore arrivé au travail ne convient pas, mais ce n'est pas évident pour tout le monde. Ils peuvent le faire comme une faveur à un collègue pour empêcher cette personne d'avoir des ennuis. Ils ne s'arrêtent pas pour réfléchir aux conséquences réelles pour l’entreprise, aux atteintes à leur intégrité et à l’intégrité de leur collègue causées par leurs actions.

Si vous avez une horloge, affichez une pancarte rappelant aux personnes qu’il n’est pas autorisé de se faire enregistrer par une autre personne. Si des personnes se connectent à leur ordinateur ou en remplissant une feuille de temps, rappelez-leur qu'il est contraire aux règles d'utiliser le nom d'utilisateur d'une autre personne et qu'il est frauduleux de remplir une fiche de présence.

Ces rappels peuvent sembler envahissants, mais vous ne protégez pas seulement votre entreprise, mais vous les aidez également à protéger leurs emplois. Faire une faveur à quelqu'un peut coûter à quelqu'un son travail, et vous ne voulez pas que cela se produise.

Définir les attentes

Si un employé vole du temps en ne travaillant pas quand il le devrait, cela peut être dû au fait qu'il ne comprend pas les exigences de son travail. Par exemple, les employés du commerce de détail peuvent penser qu’il est acceptable de jouer avec leur smartphone tant qu’aucun client ne se tient directement devant eux. Mais vous voulez qu’ils nettoient, redressent et stockent le magasin - ne commettent pas de vol de temps des employés.

Assurez-vous qu'ils comprennent clairement leurs devoirs afin qu'ils ne perdent pas de temps. Si vous voyez quelqu'un faire des gaffes, ne l'ignorez pas et ne vous donnez pas une tâche spécifique pour la minute. Si vous vous contentez de dire «Pouvez-vous nettoyer cette allée?», L'employé pourrait penser qu'il s'agit d'une demande unique. Au lieu de cela, dites «Si vous n’aidez pas directement les clients, vous devez effectuer les tâches A, B et C. Pouvez-vous faire A maintenant?».

Suivre les procédures disciplinaires

Parfois, les employeurs laissent les choses aller, ce qui est bien. Vous seriez une énorme boule de stress si vous ne pouviez vous permettre aucune erreur. Mais, lorsque vous laissez le vol du temps des employés passer inaperçu, vos employés commencent à penser que tout va bien, et ce n'est pas le cas.

Alors, suivez votre procédure disciplinaire habituelle. Généralement, la discipline progressive est la voie à suivre: avertissement verbal, avertissement écrit, suspension et cessation d'emploi. Certes, vous devez tenir compte de la gravité des infractions. Falsifier une carte de pointage est un problème bien plus important que de passer des minutes sur Facebook pendant quelques minutes entre clients. Il n'est pas aussi grave de prendre son temps 5 minutes avant de commencer à travailler que de ne pas avoir un déjeuner de deux heures.

Mais, peu importe l'infraction commise, il est important que vous fassiez un suivi et que vos employés sachent que vous ferez le suivi. Sinon, il est trop facile de laisser les mauvais comportements se glisser - de manière permanente.

N'oubliez pas de donner le bon exemple

Souvent, avec le vol de temps, les employés imitent le comportement qu'ils voient les autres faire. Ils peuvent voir leur patron prendre un déjeuner de deux heures, mais ils ne comprennent pas que ce dernier est un employé exempté qui reçoit le même montant, quel que soit le nombre d'heures travaillées. Ils ne réalisent peut-être pas que le patron consacre souvent beaucoup de temps la nuit et le week-end.

Mais, parfois, les gestionnaires sont de sérieux fainéants. Si vos superviseurs jouent souvent au téléphone au lieu de travailler, pouvez-vous vous attendre à ce que vos effectifs non exemptés ne suivent pas leur exemple? Traitez avec vos gestionnaires.

Ce sont les quatre mesures les plus importantes que vous pouvez prendre en tant qu’employeur pour réduire au minimum ou arrêter le vol de temps des employés. Utilisez-les tous pour réduire un problème qui aurait pu vous empêcher de nuire aux résultats de votre entreprise.

Que pouvez-vous faire une fois que le vol de temps d'un employé se produit?

La question la plus importante qu'un employeur puisse avoir à propos du vol de temps des employés après la mise en œuvre de ces quatre idées est la suivante: peut-il réduire la paie de l’employé pour la période où il ne travaillait pas? La réponse est peut-être. L'amarrage payant est une affaire sérieuse. Dans certains cas, l'amarrage de la paye est coupé et séché: si John demande à Jane de l'horloge et qu'il ne rentre pas avant une heure, vous n'avez pas à payer John pour cette heure. Il ne travaillait pas.

Si, au contraire, John était à son poste de travail et jouait pendant 15 minutes, vous devrez probablement le payer. Et de toute façon, quand John n’a vraiment rien à faire et que vous ne voulez pas qu’il rentre chez vous, vous devez le payer pour être prêt, disposé et apte à travailler, même s’il ne fait rien de plus que d’attendre une affectation.

En somme, vous voulez payer les gens pour chaque heure de travail et vous voulez qu'ils travaillent pour chaque heure pour laquelle vous les payez. Tant que vous maîtrisez le problème du vol de temps des employés, votre vol ne doit pas être considéré comme un problème dans votre entreprise.

-----------------------

Suzanne Lucas est une journaliste indépendante spécialisée dans les ressources humaines. Le travail de Suzanne a été présenté dans plusieurs publications telles que Forbes, CBS, Business Inside r et Yahoo.