En savoir plus sur les procès-verbaux et leur importance

Les procès-verbaux des réunions sont les documents écrits ou enregistrés utilisés pour informer les participants et les non-participants de ce qui a été discuté ou de ce qui s’est passé pendant une réunion. Les procès-verbaux ou les notes de réunion sont généralement pris par un enregistreur de procès-verbaux désigné au cours de la procédure, de sorte qu’il existe un compte-rendu précis de ce qui s’est passé pendant la réunion.

Les procès-verbaux comprennent généralement:

• Noms des participants
• Points de l'ordre du jour couverts
• Décisions prises par les participants
• Actions de suivi engagées par les participants
• Dates limites pour l'achèvement des engagements
• Tout autre événement ou discussion méritant d'être documenté pour un examen ultérieur ou un historique

Compte rendu de réunion en tant que document historique

En tant que document historique, les procès-verbaux sont utiles pour documenter les idées clés ou les points de discussion ayant conduit à une décision. Par exemple, un procès-verbal de réunion effectif peut spécifier les cinq alternatives discutées par l'équipe et la raison principale pour laquelle l'une d'entre elles a été sélectionnée.

Le procès-verbal d’une réunion d’affaires type n’a pas besoin d’enregistrer chaque discussion ou d’indiquer en détail qui a dit quoi. Bien entendu, cette règle est différente pour d'autres types de réunions, telles que les audiences et les situations dans lesquelles une action en justice est en cours de discussion. Ces types de réunions nécessitent un enregistrement exact de la conversation et des déclarations. Mais, à moins que les ressources humaines ne discutent d'un procès, la réunion en milieu de travail typique ne documente pas chaque iota.

Quand et comment partager les procès-verbaux

Idéalement, les procès-verbaux des réunions sont enregistrés sur un appareil électronique, tel qu'un ordinateur portable ou un iPad, et, après un rapide examen de l'orthographe, de la grammaire et de la clarté, distribués aux participants électroniquement à la fin de la réunion. De cette façon, les participants sont immédiatement informés de leurs engagements et de leurs délais et peuvent poser des questions ou demander des éclaircissements. Si cela n’est pas possible parce que l’enregistreur veut transcrire le procès-verbal ou le vérifier pour rechercher des erreurs, il doit le diffuser dans les 24 heures suivant la réunion.

Les procès-verbaux rappellent également les engagements pris par les membres de l'équipe lors de la réunion et aident les participants à transférer ces éléments vers leur calendrier et leurs listes de tâches quotidiennes.

L’enregistreur doit toujours examiner le procès-verbal de la réunion précédente au début de la prochaine réunion afin que les personnes concernées puissent en vérifier l’exactitude et les étapes suivantes.

Comment les organisations traitent la prise de procès-verbaux de réunions

Essentiels au succès d’une réunion, les procès-verbaux fournissent un historique de la réunion aux participants et aux employés qui n’ont pas pu y assister. Sans procès-verbal complet, les chances de succès de la réunion sont réduites car, dans l’ensemble, les personnes ne peuvent pas absorber et conserver une mine d’informations en même temps.

L’employé qui rédige le procès-verbal de la réunion est généralement un membre de l’équipe et prend des notes tout en participant à la réunion. Lors de réunions impliquant des procédures judiciaires ou liées au gouvernement ou lors de réunions de conseils d'administration, une personne non participante rédige le procès-verbal officiel et enregistre souvent les procédures.

Pour enregistrer les informations clés avec précision, le secrétaire des réunions doit être attentif aux détails et avoir la capacité de rester concentré. Cet employé doit également effectuer plusieurs tâches efficacement pour pouvoir participer à la réunion tout en enregistrant les procès-verbaux.

Dans certaines organisations, le même employé rédige le procès-verbal à chaque réunion. Ou la responsabilité peut passer d'un employé à l'autre. Le rôle du preneur de procès-verbal développe des compétences de leadership et de communication efficaces et peut constituer un travail convoité.

Conditions requises pour un enregistreur de procès-verbal de réunion

Les exigences pour l'enregistreur incluent la capacité de:

• Notez avec précision les décisions, les engagements et les principaux points de discussion pris lors d'une réunion.
• Enregistrez les actions et dates d'échéance auxquelles les membres de la réunion se sont engagés (des actions sont associées à des noms, mais le procès-verbal n'indique pas qui a dit quoi lors des réunions informelles sur le lieu de travail)
• Passez en revue les principales décisions et missions ou engagements volontaires et points d'action à la fin de la réunion afin que les participants puissent les accepter avant de partir
• Soyez un joueur d'équipe et faites preuve de souplesse, car les participants peuvent ajouter ou corriger tout élément avec lequel ils ne sont pas d'accord dans le procès-verbal.

• Travailler avec diligence pour distribuer des copies des procès-verbaux de la réunion dans les 24 heures suivant la réunion.