Comment créer un registre de risque de projet

01 bonne conception du registre des risques

Un bon moyen d’encourager la participation à la gestion des risques consiste à bien concevoir un registre des risques. Le bon format communiquera rapidement le niveau global de risque du projet à vous et aux autres membres de l’équipe de projet.

Il devrait permettre aux utilisateurs d’accéder facilement à plus de détails sur les risques individuels en cas de besoin. Ceci, à son tour, incite chacun à penser en termes de risques - en repérant de nouveaux, au fur et à mesure qu'ils se présentent, et en surveillant et en prenant des mesures pour atténuer les risques existants.

02 Inclure les bons champs

Au minimum, votre registre de risques doit inclure un identifiant unique pour chaque risque, une description de celui-ci, les actions à entreprendre en réponse et le propriétaire de la tâche.

Les descriptions doivent être brèves et précises. Par exemple, un risque identifié comme "Dégâts de pluie" pourrait inclure cette description: "De fortes pluies pourraient inonder le champ et endommager les cultures".

03 mesures supplémentaires

Vous voudrez peut-être inclure des mesures quantitatives de la probabilité, de l'impact et du risque global, ainsi que des valeurs résiduelles après atténuation pour les projets plus risqués.

Les champs numériques calculés automatiquement peuvent être utiles si vous utilisez une technique d'évaluation des risques telle que la méthode de Monte Carlo. Les autres champs utiles incluent les dates clés, la catégorie de risque, la catégorie de réponse au risque, la proximité, les coûts d'atténuation et le statut.

Le nombre de champs que vous pouvez inclure est illimité, mais seuls les champs clés doivent être affichés au niveau de la vue liste. Évitez de submerger les utilisateurs en plaçant des détails inutiles au niveau de la vue liste. Idéalement, les téléspectateurs qui ont besoin d'informations plus complètes peuvent cliquer pour accéder aux détails.

04 une autre option

Vous souhaiterez peut-être créer une base de données de registre de risques pour chaque projet afin de ne pas être limité à un ensemble de champs standard. Bien qu'une feuille de calcul puisse vous aider à suivre vos projets, en particulier les plus petits, une base de données créée avec un logiciel tel que Kahootz ou Podio peut être meilleure. Ils facilitent l'ajout de documents et de grandes quantités de texte lorsque cela est nécessaire.

05 feux de circulation

Il est difficile de battre le système de feux de circulation pour l'impact visuel. Les utilisateurs savent que le rouge signifie un risque élevé, l'ambre, un risque moyen et le vert, un risque faible. Ces repères visuels rapides aident les lecteurs à numériser les informations plus rapidement.

06 Caractéristiques de sécurité

Vous voudrez peut-être encourager la participation en permettant à tous les membres de l'équipe de projet et peut-être à certains intervenants de consulter le registre des risques. Toutefois, vous devez définir les droits d'accès des utilisateurs afin qu'ils ne puissent être modifiés que par les principaux responsables et responsables des risques. Vous avez besoin d'une piste d'audit indiquant qui a changé quoi et quand.

07 Résumé du profil de risque

Les membres principaux de l'équipe de projet et les parties prenantes peuvent ne pas avoir le temps de digérer la liste de tous les risques. Pour eux, un profil de risque récapitulatif donne une image rapide des risques globaux du projet. Il illustre le nombre de risques à chaque probabilité et niveau d’impact.

08 Tout est question de communication

N'oubliez pas qu'un registre de risque de projet ne répertorie pas simplement les risques et les actions d'atténuation. C'est un outil de communication qui engage vos collègues dans la gestion des risques. Votre conception doit refléter cet objectif avec différentes vues pour différents publics.