Portée, risque et hypothèse en gestion de projet

Le domaine de la gestion de projet, à l'instar de tout autre domaine d'expertise, possède un vocabulaire unique rempli d'acronymes et de termes spécialisés. Les trois termes et concepts essentiels que vous devez comprendre sont les suivants:

• Portée
• Risque
• Hypothèses

Ceci est un aperçu de ces trois termes essentiels de gestion de projet et comprend des liens et des suggestions de lectures supplémentaires.

Portée

Dans la gestion de projet, la portée est l'ensemble des limites qui définissent l'étendue d'un projet. La portée décrit ce qui doit être livré au client à la suite de l'initiative de projet.

Comprendre la portée permet au chef de projet et à l'équipe de projet de comprendre ce qui se situe à l'intérieur ou à l'extérieur des limites du projet. Si quelque chose n'est "pas dans la portée", cela n'est pas pris en compte dans le travail de planification du projet. Les activités qui se situent dans les limites de l'énoncé de la portée sont considérées «dans la portée» et sont comptabilisées dans l'échéancier et le budget. Si une activité dépasse les limites, elle est considérée comme "hors de portée" et n'est pas planifiée. Un séjour sans faille

Que vous soyez chef de projet ou membre de l’équipe de projet, vous voudrez peut-être déterminer si quelque chose est dans la portée ou hors de portée à mesure que vous avancez. Par exemple, imaginons qu'un client vous ait demandé de créer un site Web. Lorsque vous définissez la portée (ou définissez les limites) du projet, vous indiquez les éléments suivants comme étant dans la portée:

• Conception du site et schémas filaires
• Mise en place d'un banc d'essai
• Codage sur le fil de fer approuvé
• Développement graphique pour le thème du site
• Tester et déboguer avant de rendre le site public

Au cours du projet, le client vous demande d’inclure un aperçu vidéo de la société. La vidéo n'est pas spécifiée dans la portée du projet et est donc hors de portée. Bien que vous puissiez être heureux de faire le travail vidéo moyennant des frais supplémentaires, cela nécessitera une révision de la portée, ainsi que de l'estimation du coût et du temps du projet.

En l'absence d'un document de portée clair et convenu, la question de la vidéo pourrait être devenue litigieuse entre votre équipe et les représentants du client. Une déclaration de champ claire vous permettait de désamorcer la situation et de gérer un changement de manière ordonnée.

Alors, comment déterminez-vous ce qui est dans ou hors de portée? Vous voudrez d’abord décrire tous les détails du projet que vous connaissez actuellement en vous basant sur des discussions avec le client ou le propriétaire du projet. Ensuite, vous voudrez faire des hypothèses clés qui détermineront ce qui est considéré ou non.

Hypothèses

À un moment donné de votre vie, on vous a probablement dit «Ne faites jamais de suppositions». Cependant, faire des suppositions dans la gestion de projet est une activité quotidienne. Les hypothèses vous aident à définir la portée et les risques et à ajuster vos estimations en fonction du temps et des coûts. Bien entendu, il est essentiel de documenter et de valider vos hypothèses.

Considérez quelque chose de simple, comme créer un livre. Disons que votre ami a une idée pour un livre de table et vous a demandé de gérer le projet. Sa première demande concerne un budget afin qu'il puisse obtenir un financement. Lorsque vous définissez la portée, il est clair que votre ami est incertain sur de nombreux détails, notamment le nombre de pages, l'inclusion d'images, le style de couverture et le grammage du papier à utiliser pour les pages.

Étant donné que tous ces facteurs auront une incidence sur les coûts et la complexité de la production, vous devrez émettre des hypothèses sur les spécifications et les valider comme acceptables ou inacceptables pour votre ami. Après une discussion plus approfondie, votre ami vous dit qu'il envisage d'inclure 50 photos dans le livre. Vous pouvez fonder votre hypothèse sur les 50 images ou, en espérant que ce nombre augmentera avec le temps, vous pouvez supposer qu’il y aura entre 75 et 90 pages avec des images.

Vous pouvez voir comment les hypothèses affectent directement le planning. Par exemple, imaginez que vous dirigiez un projet dans un parc qui implique la construction d’un balançoire. Lors de la mise en place de votre projet, vous recevez le budget et les membres de l’équipe qui vous sont affectés, l’un d’eux étant en charge des matériaux. Lorsque vous créez votre emploi du temps, vous demandez au responsable des matériaux quand le ciment arrivera. Cette personne répond qu’elle ne sait pas quand le ciment va arriver mais qu’elle pense que ce sera entre le 1er et le 10 juin.

Au fur et à mesure que vous développez votre portée et votre calendrier, vous supposez que le ciment arrivera au plus tard le 10 juin. Cet exemple montre deux avantages pour la formulation d’hypothèses.

Le premier avantage est que le fait de recevoir le ciment au plus tard le 10 juin vous permet de planifier des activités qui dépendent de l'arrivée du ciment. Le deuxième avantage est qu’il offre au responsable des matériaux un délai de livraison du ciment, qu’il peut ensuite transmettre à son fournisseur. Il a par inadvertance mis en place une échéance clé pour que le projet aille de l'avant.

L’établissement d’hypothèses permet d’établir des repères qui sont souvent revus au cours du projet afin d’aider l’équipe de projet à respecter le périmètre, les délais et le budget. Mais que se passe-t-il lorsque les hypothèses sont fausses? C'est là que le risque entre en jeu.

Risque

Une fois que vous avez défini votre périmètre et identifié les hypothèses qui sous-tendent le périmètre et les estimations, vous souhaiterez commencer à évaluer les zones de risque. Le risque est le même dans la gestion de projet que dans le monde réel; c'est un risque ou une chance qui peut causer des dommages.

Tous les projets comportent des risques et si vous êtes chef de projet ou porteur de projet, vous devez non seulement anticiper les risques, mais également votre travail. Il vous incombe également de communiquer les conséquences potentielles de ces risques à l’équipe du projet et de vous préparer à les atténuer.

Le risque vient à divers degrés. Parfois, le risque peut simplement signifier que le projet se déroulera légèrement différemment ou prendra une tournure inattendue. Dans certains cas, toutefois, les risques peuvent conduire à des résultats catastrophiques qui bouleverseront votre projet.

Utilisons le scénario du terrain de jeu de l’exemple de ciment ci-dessus. L'un des risques est que le ciment n'arrive pas à la date présumée du 10 juin. Quels sont les effets potentiels de ce risque? Ce problème a retardé toutes les activités suivantes qui ont suivi le coulage du ciment.

Les risques peuvent aussi être positifs. Considérez l'impact sur le projet si le ciment apparaît plus tôt que prévu. Bien que cela semble être un résultat positif, cela crée toujours un problème pour le calendrier et le séquencement de toutes les autres étapes du projet.

Les chefs de projet travaillent avec leurs équipes de projet pour réfléchir et identifier les risques potentiels. Ils vont encore plus loin dans le processus et se penchent sur la gravité potentielle du risque et sur sa probabilité de réalisation. En outre, ils identifient les personnes les mieux à même d'identifier le moment où le risque existe et ils développent des plans de réduction des risques convenus.

De nombreuses entreprises disposent de modèles de risques détaillés qu’elles ont développés au fil du temps et de l’expérience acquise dans le cadre d’autres projets. Certaines industries ont établi des profils de risque qui sont utilisés comme point de départ pour une analyse de risque. De nombreuses industries pratiquent également une analyse statistique très détaillée pour la planification des risques.