Que contient un document de portée de projet

Lorsque vous lancez une nouvelle initiative, le document sur la portée du projet est un élément d’information essentiel pour l’ensemble de votre équipe. Il définit le produit final à livrer au client, à quel moment et à quel coût.

Ce document définit essentiellement les limites du travail, de sorte que chaque membre de l'équipe et le client comprennent tous les implications du projet. De manière tout aussi importante, ils comprennent ce que cela fait ne pas entraîner.

Les avantages

Une déclaration de la portée du projet, une fois partagée avec tous les membres de l'équipe et les clients du projet, fait partie intégrante de la gestion de projet. Parmi ses avantages:

• Une compréhension commune de toutes les parties impliquées des caractéristiques attendues, de la qualité et du calendrier du projet
• Un moyen de communication avec les autres acteurs du projet pour obtenir leur soutien et leur implication
• Un outil pour concentrer les efforts de l'équipe sur le travail requis pour répondre aux besoins du client

De plus, si des modifications suggérées dépassent les limites de la portée d'origine, l'énoncé devient la base de l'estimation et de la proposition de modifications. Si les modifications sont acceptées par toutes les parties prenantes, l'énoncé de la portée peut être révisé.

Commencer

Le responsable de projet doit solliciter l’avis des membres de l’équipe, des clients, du sponsor principal et d’autres parties prenantes pour comprendre et décrire les résultats attendus de l’initiative. Ceci est souvent appelé le livrable.

La description du produit livrable doit inclure un coût ou une fourchette de coûts acceptable pour le projet. Il définit également les principales caractéristiques à inclure et le délai de livraison.

Une fois que le client, le responsable de projet, l’équipe de projet et le sponsor principal en ont convenu, toute modification apportée à la déclaration de projet doit être effectuée selon un processus de modification soigneusement contrôlé et documenté.

Un impact en cascade

Une fois que l’énoncé de portée ou le document a été convenu, chaque partie de l’équipe l’utilise comme base pour leurs propres estimations du travail, du calendrier et des coûts impliqués. Plus l'énoncé de la portée est précis et précis, plus il est probable que les équipes de travail produisent des estimations et des besoins en ressources précis.

Les exclusions peuvent être importantes

Il n'est pas rare qu'un document de portée de projet répertorie des éléments spécifiques à exclure du livrable. Par exemple, un document indiquant la portée de la construction d'un logement par un entrepreneur peut stipuler que les permis environnementaux doivent être obtenus par le propriétaire et ne relèvent pas de la responsabilité de l'entrepreneur responsable de la construction de la maison.

Qu'est-ce qui peut aller mal?

Le manque de clarté est une source commune de stress et d’échec du projet. Un document à portée vague ou ambiguë laisse de nombreuses questions ouvertes au débat et à des jugements non informés. Celles-ci peuvent avoir une incidence sur les caractéristiques, la qualité, le calendrier et le coût du projet.

Un autre piège à éviter est connu sous le nom de "fluage de la portée". Si l'énoncé de la portée est vague, le client est tenté de faire des demandes qui vont au-delà de l'intention ou des limites des plans d'origine.

Ajuster la portée

Bien que de fréquents changements d’envergure retardent la réalisation du projet et entraînent des coûts importants, ils sont parfois nécessaires et raisonnables. Les chefs de projet s'appuient sur un processus de "gestion du changement" qui identifie le changement demandé, révise toutes les estimations correspondantes de temps, de coûts et de charge de travail, et réévalue le projet pour tenir compte des nouveaux risques liés au changement.

Le chef de projet et le sponsor exécutif prennent généralement la décision finale de modifier le périmètre uniquement lorsque la situation a été entièrement analysée. Les modifications sont consignées dans un journal de décision, puis communiquées à l’équipe de projet plus importante.