La définition et le suivi de la présence sur le lieu de travail

Le suivi de la présence de vos employés est important pour les résultats de votre entreprise. La présence est définie, tout simplement, comme une entrée au travail, mais comment pouvez-vous suivre la présence de chaque employé? Bien que cela puisse sembler une tâche ardue, c'est assez simple si vous implémentez une politique bien définie et un système de suivi.

En ce qui concerne les employés horaires ou non exemptés, un système de présence définit clairement le moment auquel les employés sont censés se présenter au travail. Ceci est particulièrement important pour les employés non dispensés qui effectuent fréquemment des travaux nécessitant la présence d'une autre personne pour servir les clients.

Il est également important que les employés participant à un processus automatisé nécessitant qu'un travailleur soit présent sur chaque poste de travail pour produire un produit ou un service particulier. En général, les politiques de présence existent à cause de ce type de travailleurs. Ils n'existent pas pour des employés exemptés. La présence est également utilisée pour définir le nombre de personnes présentes un jour donné et désigne le plus souvent des employés rémunérés à l’heure.

Présent au travail et au département des ressources humaines

L'assistance est également appelée "présent au travail" ou "présentéisme". Par exemple, un service des ressources humaines peut prendre des notes dans le dossier personnel d'un employé ou dans l'évaluation par une entreprise de ses défis ou objectifs en milieu de travail.

Voici des exemples de notes sur le "présentéisme" conservées par les RH:

• Rob a eu une excellente fiche de présence au travail. il manquait rarement une journée de travail.
• Mary a du mal à assister aux réunions et arrive en retard au travail au moins deux jours par semaine.
• Le nombre de participants au premier quart n’a été en moyenne que de 75% le lundi, car les employés se remettaient du divertissement de la fin de semaine.
• Il est difficile de trouver des employés qualifiés qui souhaitent travailler une deuxième équipe avec une bonne assiduité. Les employés préfèrent travailler les jours plutôt que de nuit ou préfèrent travailler le quart de nuit afin d'avoir leurs jours libres. Les deuxièmes quarts de travail réduisent le temps libre des employés les jours et les nuits.

Qu'est-ce qu'une politique de présence?

En termes simples, une politique de présence fournit les directives et les attentes concernant la présence des employés au travail, telles que définies, écrites, diffusées et mises en œuvre par une organisation.

Les stratégies de présence existent le plus souvent pour les employés horaires ou non-exempts pour lesquels une organisation doit généralement suivre les heures et payer les heures supplémentaires dépassant 40 heures par semaine.

La tenue de registres de temps au travail est requise par la loi sur les normes de travail équitable (FLSA), qui régit le paiement des heures supplémentaires.

De plus, les employés pour lesquels l'assiduité fait l'objet d'un suivi effectuent souvent des tâches qui dépendent des autres employés présents. Ces emplois incluent le travail à la chaîne de production dans une usine de fabrication.

Une politique de présence est parfois utilisée de manière interchangeable avec une politique d'absentéisme. Cependant, une politique de fréquentation est définie de manière beaucoup plus étroite et limitée à la fréquentation, par opposition aux politiques sur l'absentéisme qui traitent des problèmes de gestion de l'absentéisme.

Un exemple de système d'assistance sans faute

Un système sans défaillance est un exemple de politique de participation efficace. L’objectif de ce système est de récompenser la bonne fréquentation et d’éliminer l’emploi de personnes ayant des dossiers de présence médiocres. Parce qu'il utilise un système de points et n'excuse pas les absences, il laisse les gestionnaires et les superviseurs hors du rôle de juge et de jury. C'est un système objectif qui place la responsabilité de l'assiduité sur l'employé, comme il se doit.

Dans un système d'assistance sans faute, les absences peuvent être enregistrées à l'aide de ce système:

• Chaque absence = 1 point (pas d'occurrence de plusieurs jours)
• Chaque retard ou début précoce = 1/2 point
• Chaque non-présentation au travail = 2 points
• Chaque retour sans appel préalable = 1 point
• Chaque trimestre sans absence élimine tous les points et offre à l'employé un jour de congé payé.
• Chaque employé commence à zéro, sans points, chaque année.

Une action disciplinaire progressive accompagne un système d'assiduité sans faute. Si un employé gagne un certain nombre de points, il reçoit un avertissement qui s'aggrave progressivement. Un tel système permet à l'employeur et à l'employé de savoir exactement quelles seront les conséquences d'un manque d'assiduité.

• 7 points = avertissement verbal
• 8 points = avertissement écrit
• 9 points = suspension de 3 jours
• 10 points = résiliation

Il est important que vos employés soient sur la bonne voie avec une politique d'assiduité détaillée comprenant des récompenses et des pénalités pour l'assiduité horaire des employés.