Comment organiser vos papiers

Vous ne semblez penser à vos documents importants que lorsque vous en avez besoin. Et, souvent, vous ne pouvez pas les trouver quand vous en avez besoin, soit parce que vous n'avez pas de système organisé et centralisé pour stocker vos documents importants et / ou la dernière fois que vous en avez eu besoin, vous l'avez simplement jeté à la mer. papiers dans votre bureau à domicile au lieu de les remettre à leur place.

Commencer

Avec tous vos papiers importants répartis dans toute votre maison, vous perdez beaucoup de temps et d’énergie à les chercher. Vous risquez également de perdre certaines d'entre elles complètement. Mais en quelques étapes simples, vous pouvez organiser vos documents papier importants en une heure ce week-end!

Vous aurez besoin d'un petit classeur à deux tiroirs ou d'un classeur suspendu portatif, de classeurs suspendus multicolores (6 couleurs différentes), de classeurs à manchettes de troisième coupe Manila et d'un coffre-fort ignifuge (en option). Ou vous pouvez acheter un gros classeur et des intercalaires pour onglets. Une fois que vous avez les marchandises, voici les six étapes à suivre pour organiser vos documents.

Rassemblez vos documents

Avant de pouvoir organiser tous vos documents importants, vous devez les localiser. C'est parfois plus facile à dire qu'à faire.

Vérifiez votre bureau à domicile dans les tiroirs et les papiers empilés sur votre bureau ou votre table. Vérifiez les piles de papier encombrant vos comptoirs de cuisine ainsi que les tiroirs et les paniers de cuisine. Regardez sur la commode et la table de chevet de votre chambre (vous auriez pu les laisser là au matin et les oublier). Dernier point, mais non des moindres, vérifiez dans votre sac à main ou dans votre porte-documents les documents importants que vous transportez toujours par accident.

Classer par catégories

Les documents les plus importants appartiennent à l’une des six catégories suivantes. Triez tous vos documents rassemblés comme suit:

1. Dossiers de maison et de propriété - hypothèque, titres de propriété, projets et reçus d’amélioration de l’habitation, manuels et garanties sur les appareils électroménagers, informations sur l’impôt foncier, polices d’assurance habitation et manuels
2. Enregistrements automatiques - titres, registres de maintenance, polices d'assurance et informations, informations sur les prêts et enregistrements de paiement
3. Dossiers de santé - polices d’assurance, manuels de prestations d’assurance maladie, explication des prestations médicales, factures de médecin, listes de prescriptions, informations de dépenses flexibles, reçus médicaux, directives médicales, polices d’assurance-vie

1. Dossiers financiers - relevés bancaires, déclarations fiscales, enregistrements de déduction fiscale, enregistrements de placement, enregistrements de prêt, relevés de carte de crédit
2. Records électroniques - contrats et manuels de téléphonie cellulaire; reçus de vente et garanties pour ordinateurs, ordinateurs portables et iPads; forfaits et factures par câble et Internet; facture et manuel du routeur sans fil
3. Dossiers personnels - certificats de naissance, actes de mariage, certificats de divorce, documents de garde, informations sur la sécurité sociale, dossiers de vaccination, passeports, documents de service militaire, actes de baptême et de confirmation, testaments, plans de funérailles et informations sur les lieux d'inhumation. Si vous avez des animaux de compagnie, vous pouvez également inclure leurs documents importants tels que les informations vétérinaires et les informations relatives aux vaccins dans cette catégorie.

Trouvez vos documents vitaux

La plupart de vos documents importants peuvent être stockés dans un classeur ordinaire ou un classeur suspendu portatif. Il y a quelques. Cependant, cela devrait vraiment être stocké dans un coffre-fort ignifuge ou une option de stockage hors site telle qu'un coffre-fort.

Les documents vitaux sont des documents qu'il serait très difficile ou très long de remplacer. Ils peuvent contenir des informations personnelles sensibles qui pourraient être compromises en cas de cambriolage ou de vol. Au cas où votre maison aurait été détruite par un incendie ou une inondation, vous voudriez que ces documents essentiels restent intacts.

Pour la plupart des gens, les documents suivants seraient considérés comme essentiels: informations de sécurité sociale, certificats de naissance, polices d'assurance ainsi que les coordonnées de votre agent, testaments, titres de propriété, titres de voiture, votre passeport et tout contrat ou convention nécessitant votre signature originale.

Dressez une liste maîtresse de tous les documents essentiels que vous placez dans votre coffre-fort ignifuge ou dans une option de stockage hors site.

Dupliquez votre portefeuille

La plupart d'entre nous transportons des informations critiques dans nos portefeuilles chaque jour. Savez-vous tout ce qui est dans votre portefeuille? Que feriez-vous si votre portefeuille était perdu ou volé?

Faites des copies de votre permis de conduire, de votre carte de donneur, de votre carte d’assurance maladie, de vos cartes de membre comme les cartes de fidélité du magasin d’épicerie, des clubs-entrepôts et, surtout, de toutes vos cartes de crédit et de débit (copies recto verso). Conservez ces copies avec vos autres documents papier importants:

Cinquième étape: créer un système de classement simple

Plus le système de classement est simple, plus il est probable que vous l'utiliserez de manière cohérente. Prenez chaque catégorie de document important et attribuez-lui une couleur de fichier suspendu:

• Dossiers de maison et de propriété
• Enregistrements automatiques
• Dossiers de santé
• Dossiers financiers
• Records électroniques
• Dossiers personnels

Ajoutez le nombre approprié de fichiers suspendus à votre système de classement en fonction du nombre de documents que vous avez dans chaque catégorie.

Utilisez les dossiers Manila et créez un dossier pour chaque document individuel dans chaque catégorie. Placez les dossiers dans la section appropriée du fichier suspendu coloré.

Si vous avez acheté un grand classeur à trois anneaux et des intercalaires pour onglets, étiquetez-les avec les noms d'enregistrement ci-dessus, perforez tous les documents et organisez-les. Si les papiers ne doivent pas être perforés, perforez un dossier et placez les documents dans le dossier.

Maintenant, si les formalités administratives ne vous conviennent pas, cela peut être un moment libérateur pour vous. Vous pouvez numériser tous ces documents, les enregistrer sur un disque dur, puis les déchiqueter. Mais utilisez votre propre discrétion car il est préférable de conserver certains documents. Utilisez votre meilleur jugement.

Maintenance en cours

Maintenant que vos documents importants sont organisés, gardez-les organisés. Chaque mois, lorsque vous payez vos factures, déposez tous les nouveaux documents dans la section appropriée de votre système de classement. En même temps, recherchez tous les documents que vous avez supprimés du système au cours du mois et qui pourraient toujours être hors du système de classement. Re-les classer. Au moins deux fois par an, examinez les documents de votre système de classement pour savoir s’il est possible d’en éliminer certains. Un bon horaire à suivre est au début de l'année et à la fin de chaque année scolaire.

Avec un petit effort, vous pouvez obtenir des avantages à long terme en organisant vos documents papier importants.

Edité par Elizabeth McGrory.