Comment organiser une réunion tous les mains pour vos employés

Votre entreprise organise-t-elle des réunions à main levée? Sinon, vous voudrez peut-être organiser une telle réunion. Bien sûr, vous ne devriez jamais organiser une réunion simplement parce que vous souhaitez qu'un élément soit coché dans votre liste de tâches à faire. Voici donc pourquoi, quand et comment organiser une réunion à part entière.

Pourquoi voulez-vous organiser une réunion à quatre mains?

Parfois, vous avez besoin de communiquer des informations à l'ensemble du personnel, et une réunion à main levée est une excellente occasion de le faire. Oui, vous pouvez envoyer les informations par courrier électronique, mais en fonction de ces informations, vous constaterez peut-être que leur communication en personne constitue un moyen de communication plus efficace.

De plus, en fonction de la taille et de la répartition de votre entreprise, la réunion à toutes les mains est une bonne occasion de créer des équipes et de permettre aux employés de créer des réseaux les uns avec les autres. et permettre aux employés de réseauter les uns avec les autres. Si votre entreprise a plusieurs sites, un employé du site A peut avoir un problème que quelqu'un du site B peut résoudre, mais s'il ne sait pas que cette personne existe, il ne demandera pas de l'aide.

Enfin, une réunion à distance permet à vos employés de poser des questions en présence de leurs collègues. Cela vous permet de gagner du temps, car vous pouvez partager la réponse appropriée une fois au lieu de la répéter encore et encore pour différents employés.

Quelles questions sont mieux couvertes dans une réunion à tous les mains?

Ces types de problèmes sont généralement mieux communiqués lorsqu'ils sont présentés lors d'une réunion à main levée plutôt que par courrier électronique ou lorsque les responsables locaux sont invités à informer leur personnel.

• Présentation de nouveaux hauts dirigeants. Si vous avez un nouveau président ou un nouveau directeur général, vous voulez qu’elle se présente à l’ensemble du personnel. Cela fait une grande différence pour les gens de connaître le visage du changement de nom et de politique.
• Nouveaux objectifs de l'entreprise. Lorsque votre équipe de direction souhaite partager les objectifs de la société avec le personnel, il est judicieux de réunir tout le monde dans la même pièce. Cela permet aux gens de poser des questions afin de comprendre la logique et le raisonnement qui sous-tendent les objectifs.
• Quand il y a un changement significatif. Il peut s’agir d’une nouvelle acquisition, d’un désinvestissement, d’une réorganisation ou de tout ce qui touche tous les domaines de l’entreprise. Encore une fois, les objectifs ici sont la communication ouverte et honnête.

Bien sûr, ce ne sont pas les seules raisons de convoquer une réunion à main levée, mais assurez-vous qu'une réunion à une main est le meilleur moyen de fournir des informations avant de prendre la peine d'organiser une réunion à main levée.

Comment organiser une réunion à quatre mains

Comme indiqué ci-dessus, la première étape consiste à organiser une réunion à main levée. Une fois que vous avez un objectif, vous pouvez planifier et tenir la réunion.

D'abord, réfléchissez à la logistique. Vous constaterez peut-être qu'il est amusant de choisir et d'inviter les conférenciers, de préparer les documents et de planifier le temps de mise en réseau, mais si vous échouez du côté de la logistique, votre réunion à toutes les mains ne fonctionnera pas. Vous devez traiter ces problèmes pour réussir votre réunion à toutes les mains.

• Emplacement. Si votre entreprise est petite et que vous pouvez tous vous installer autour de la table de conférence, ce problème est résolu. Si votre entreprise est grande - même si vous travaillez tous dans le même bâtiment, vous devrez probablement louer un auditorium ou un centre de conférence pour votre réunion. Assurez-vous d'avoir des sièges pour tout le monde.
• Voyage. Les gens devront-ils parcourir de longues distances pour se rendre à votre réunion plénière? Si les gens doivent conduire à distance, assurez-vous de commencer la réunion assez tard pour que votre personnel ne soit pas obligé de quitter son domicile à 4 heures du matin pour se rendre à la réunion. Rappelez-vous, quitter la maison tôt est une difficulté pour beaucoup.

• Pratique Une réunion en personne à mains nues peut constituer le meilleur moyen de présenter un nouveau PDG. Toutefois, s’il s’agit de faire venir des personnes de plusieurs endroits et de les installer dans des hôtels, alors que vos bureaux dans ces endroits sont fermés pendant plusieurs jours, ce n’est probablement pas la meilleure idée. Au lieu de cela, envisagez de faire des vidéoconférences. N'autorisez pas les gens à regarder la vidéoconférence depuis leur bureau, mais demandez-leur de se réunir par endroit pour profiter de l'occasion qui leur est donnée de regarder l'introduction.

• Aliments. S'il s'agit d'une courte réunion d'une heure présentant le PDG, vous aurez simplement besoin d'un emplacement. S'il s'agit d'une conférence d'une journée réunissant plusieurs conférenciers et ateliers, vous devrez prévoir de la nourriture pour le déjeuner et les pauses.

Qui doit présenter lors d'une réunion à part entière?

Avec cette logistique triée, il vous suffit d’organiser les haut-parleurs. Vous souhaiterez que les changements à l'échelle de l'entreprise soient introduits par le PDG / le propriétaire / le président. Les chefs de département peuvent expliquer les problèmes qui concernent leur département, mais les explications concernant les initiatives à l'échelle de l'entreprise doivent venir du sommet.

Naturellement, le directeur des ressources humaines peut apporter un changement à la politique des ressources humaines, tandis que le directeur du marketing peut modifier le marketing, mais le plan global, y compris les objectifs, la stratégie et la vision, doit venir du sommet.

Assurez-vous que tous les employés sont inclus, sinon ce n'est pas une réunion à toutes les mains. Si les informations ne concernent que les responsables, pourquoi inviteriez-vous les contributeurs individuels à la réunion? Si les modifications concernent uniquement le service informatique, pourquoi la comptabilité prend-elle le temps d’assister à cette réunion?

Que doit-il se passer lors d'une réunion plénière?

Toutes les informations que vous fournissez lors d'une réunion plénière doivent être pertinentes, opportunes, critiques et (espérons-le) intéressantes. Bien sûr, il est improbable que la présentation par votre entreprise de la conformité aux nouvelles réglementations gouvernementales entraîne des foules enthousiastes. Mais rappelez-vous que vous êtes plus susceptible d'engager les gens si vous présentez les informations de manière intéressante.

En plus des conférenciers et des ateliers (le cas échéant), assurez-vous de prévoir du temps pour la mise en réseau. La mise en réseau est souvent considérée comme une activité utile pour trouver de nouveaux emplois, mais vous pouvez également utiliser la mise en réseau en interne. Vous voulez que votre personnel se connaisse. Fournissez des étiquettes de nom (si vous ne portez généralement pas de badges) indiquant les noms, les titres et les lieux.

L’objectif général d’une réunion à toutes les mains est de réunir les employés de la société. Vous voulez que les gens partent avec le sentiment que la réunion valait leur temps. Si vous ne pouvez pas ressentir le sentiment de la peine, ignorez la réunion à part entière et envoyez un courrier électronique contenant les informations.