Comment réorganiser votre département ou votre entreprise

La «réorganisation» fait partie de ces affaires qui suscitent généralement une réaction cynique et peuvent remplir des pages de dessins animés de Dilbert. Cette réaction cynique est bien méritée car elle résulte souvent d'un processus de conception organisationnelle qui a commencé et s'est terminé par un organigramme, et non par un leadership éclairé.

Voici certaines des raisons pour lesquelles les gestionnaires se réorganisent.

Une personne clé a quitté

Cela laisse un vide et une occasion de remettre en question la structure existante. Cela contraste avec ce que les manuels de gestion vous disent, les organigrammes sont généralement construits autour d’individus et non de «postes». Lorsqu'un individu clé quitte, le poste doit rester.

Il y a des problemes

Ceux-ci incluent l'inefficacité, l'inadéquation des talents, les rôles sous-jacents, les déséquilibres de charge de travail et d'autres problèmes opérationnels. Le travail ne se fait pas ou ce n’est pas bien fait.

Il est nécessaire de saisir une nouvelle opportunité

Un Par exemple, un nouveau marché, produit ou service serait créé et votre structure actuelle n’était tout simplement pas conçue pour soutenir vos nouveaux objectifs commerciaux.

Bien que toutes ces raisons soient bonnes, il est important de considérer la réorganisation comme une alternative possible. Il y a souvent beaucoup de façons moins perturbatrices d'atteindre les mêmes objectifs.

Qui devrait être impliqué dans la réorganisation?

Si seul le chef du département est impliqué, c’est une occasion manquée pour obtenir des contributions critiques et une adhésion. D'un autre côté, si toute l'entreprise est impliquée, la transformation peut être trop lente et les intérêts égoïstes sont un obstacle. Le meilleur choix est de trouver un terrain d'entente composé d'un chef et d'une petite équipe de conseillers de confiance. Ce sont généralement les personnes qui ont suffisamment confiance dans leur position dans la nouvelle entreprise pour mettre de côté leurs intérêts personnels.

Le processus de changement organisationnel

Bien qu'il n'y ait pas de science parfaite sur le déroulement de la réorganisation, voici quelques indications:

Commencer avec une stratégie

Il est essentiel de savoir où l’organisation ou l’équipe se dirige. Par exemple, qu'est-ce qui est important, qu'est-ce qui ne l'est pas et quels sont les objectifs spécifiques? Cela semble évident, mais c’est une étape souvent négligée. Si vous avez des difficultés avec la stratégie, apprenez à en créer une avant de restructurer l'organigramme. Rappelez-vous, la structure suit toujours la stratégie.

Développez vos critères

Énumérez les problèmes que vous essayez de résoudre et les opportunités que vous recherchez. Ensuite, évaluez chaque priorité élevée, moyenne ou faible en fonction de la priorité. Cela devient le critère que vous utiliserez pour évaluer les alternatives de conception et mesurer votre succès.

Développer et évaluer des alternatives de conception

De nombreuses équipes tombent en amour avec une idée et passent ensuite tout leur temps à essayer de la justifier ou de la perfectionner. Au lieu de cela, proposez trois ou quatre idées et classez-les selon vos critères. Rappelez-vous, aucune option n'est jamais parfaite. Il y a toujours des compromis et des risques. Vous choisissez simplement le meilleur et proposez un plan d'action pour atténuer les risques.

Tester la conception finale avec des scénarios

Passez du temps à tester la conception en discutant de la manière dont les différents processus d’entreprise fonctionneraient au sein de la nouvelle structure. Ces discussions de type "Et si" aident à affiner la structure et à clarifier les rôles.

Qu'est-ce qu'un "changement de leadership"?

Avant de subir tout changement, vous devez faire vos devoirs et un bon point de départ est l'examen des «Dix modèles pour conduire le changement».

La valeur de la communication et de la participation de l'équipe

La communication n'est pas une annonce à sens unique sur le changement ou autre chose. Les parties prenantes, y compris les employés, ont plus de chances de s’engager si vous ne partagez pas seulement le «quoi» et le «pourquoi» mais expliquez les alternatives que vous envisagez. n'a pas considérer et pourquoi. Faites savoir aux intervenants que vous réalisez qu’il n’ya pas un choix parfait et reconnaissez les inconvénients potentiels de votre plan. Ce genre de franchise, de dialogue ouvert et d’authenticité est plus avantageux que d’essayer de «vendre» vos idées de changement en tant que solution parfaite.

Si vous traitez les gens comme des adultes intelligents, le respect que vous montrez sera rétabli, avec le soutien de la partie prenante.

Ne vous attendez pas à ce que les gens le comprennent ou l’acceptent tout de suite; les chances sont, vous ne avez pas au début (voir "l'effet marathon").

Une fois que vous avez communiqué avec les personnes nécessaires, n'hésitez pas à demander leur aide. C’est la nature humaine que les gens soutiennent ce qu’ils ont aidé à créer et, bien que votre équipe n’ait peut-être pas eu la possibilité de créer la nouvelle structure organisationnelle, elle peut jouer un rôle important dans la mise en œuvre de cette nouvelle structure. C'est une autre occasion pour vous d'obtenir une contribution précieuse pour peaufiner la nouvelle structure.

Les réorganisations sont toujours perturbantes et semées d'embûches et de risques.Ils ne doivent jamais être pris à la légère et doivent toujours avoir une durée de vie d'au moins cinq ans. Si vous suivez ces directives, vous aurez une meilleure chance d'atteindre vos objectifs et de minimiser les perturbations et l'anxiété.