Utilisation des organigrammes comme outil de gestion

Les organigrammes, ou organigrammes en abrégé, sont utilisés pour montrer aux personnes la structure prévue d'une organisation. Cette organisation "formelle" est censée refléter la structure de pouvoir de l'entreprise. Parfois, les organigrammes ne font que brouiller les idées sur la structure réelle. Ce n'est généralement pas intentionnel, mais reflète plutôt la confusion des personnes impliquées.

Cependant, il est également possible d'utiliser un organigramme en tant qu'outil de gestion afin de favoriser la réalisation des objectifs de votre organisation. Nous examinerons des exemples typiques d'organigrammes "standard". Nous examinerons les organigrammes confus. Enfin, nous discuterons de l’utilisation de l’organigramme comme outil de gestion.

Tableaux d'organisation "standard"

Les organigrammes standard sont généralement utilisés pour montrer aux gens la structure prévue de l'organisation. Cette organisation "formelle" est censée refléter la structure de pouvoir de l'entreprise. Souvent, cela ne reflète que la structure de responsabilité. Le vrai pouvoir de l’organisation découle souvent des lignes de communication plutôt que des lignes dans l’organigramme.

Les cartes ont généralement une forme pyramidale. Ils montrent le responsable en haut. Vous trouverez ci-dessous des subordonnés en cluster, généralement dans des cases de plus en plus petites. Habituellement, les individus figurant au même niveau horizontal dans l'organigramme sont perçus comme des "pairs" au sein de l'organisation.

Cette organigramme du département d’informatique (DOC) du Collège impérial est typique du diagramme pyramidal. Le chef de département a cinq directeurs qui relèvent directement de lui, ainsi qu'un administrateur général et un comité de recherche. Chacun des administrateurs a ses rapports directs dans les ovales verts situés sous ses comités.

Organigrammes déroutants

Parfois, les organigrammes peuvent confondre les gens quant à ce qu’est réellement la structure. Ce n'est généralement pas intentionnel, mais reflète plutôt la confusion des personnes impliquées. Si vous n'êtes pas sûr des relations fonctionnelles du groupe ou si elles changent fréquemment, il est pratiquement impossible de les représenter avec précision.

Le gouvernement fédéral des États-Unis est peut-être l'endroit le plus fréquent où trouver la confusion dans les organigrammes. L’organigramme de la division informatique et mathématiques du laboratoire national d’Oak Ridge ne permet pas de comprendre rapidement la structure de l’Organisation. Il semble suggérer que onze fonctions relèvent directement du directeur.

Bien que l'étendue du contrôle (le nombre de rapports directs qu'un responsable puisse superviser efficacement) varie considérablement, nous avons du mal à croire que cette organisation fonctionne de manière optimale. Certains des dirigeants des fonctions sont probablement "plus égaux". Si nous devions planifier le flux de communication au sein de cette organisation et le temps passé par chaque subordonné avec le directeur, il serait probablement nécessaire de reclasser certains des subordonnés directs en tant que subordonnés d'autres fonctions.

Les organigrammes en tant qu'outil de gestion

Les organigrammes sont généralement un appareil réactif plutôt que proactif. Nous avons créé ou laissé une organisation évoluer et elle a grandi. Il n'est plus clair pour les personnes au sein de l'organisation, ni pour les personnes avec qui elles interagissent, qui est responsable de quoi. Nous établissons donc un tas de boîtes et de lignes pour montrer à tous ceux qui font quoi. Ensuite, nous ajoutons des lignes pointillées et des dispositifs artificiels similaires pour montrer que ce que nous avons dessiné en premier n’est pas toujours le cas.

Une meilleure option, cependant, est de créer un organigramme qui reflète l’orientation que vous souhaitez donner à l’organisation, plutôt que de simplement refléter la situation actuelle. Si vous souhaitez une organisation horizontale et plate, tracez le diagramme d'organisation de cette façon. Montrez que six ou huit (voire onze, comme nous l’avons vu ci-dessus) relèvent du vice-président. Montrez que les dix programmeurs relèvent directement du gestionnaire de projet.

Si votre organisation compte sur des cercles de qualité ou des équipes de production pour mener à bien sa mission, vous devez l'indiquer dans votre organigramme. Ne vous sentez pas obligé de vous en tenir aux groupements horizontaux et aux lignes verticales. Si vos employés comprennent plus clairement leurs rôles, vous pouvez utiliser des cercles, des triangles inversés ou tout ce dont vous avez besoin.

Il existe de nombreux logiciels sur le marché pour vous aider à montrer comment vous souhaitez que votre organisation fonctionne. OrgPlus est un exemple des types d'outils pouvant être utilisés pour clarifier de nombreux aspects de l'entreprise, y compris les organigrammes.

La façon dont cela devrait être fait

L'exemple ci-dessous est une représentation d'un organigramme, ce qui m'a beaucoup impressionné. Il a été libéré pour inaugurer une nouvelle ère pour une entreprise qui exigeait de tous ses employés une action nouvelle et créative.

Il montre clairement la structure horizontale et plate destinée à favoriser la communication et l’innovation. Il montre clairement l’équipe formée par les deux plus hauts responsables, indiquant ce que les employés sont censés faire. Pourtant, il conserve les lignes sans équivoque de la responsabilité finale. Le président dirige manifestement la société, mais tous les autres savent qu’ils doivent faire leur part pour réussir.

La manière dont un organigramme devrait être

Il est encore trop tôt pour dire si cet organigramme aura l'effet escompté. Il n'est en place que depuis quelques semaines. Cependant, les dirigeants de la société l'ont clairement utilisé comme un outil de gestion efficace pour aider leur organisation à atteindre ses nouveaux objectifs.